Dokumenten-Management geht mit Workflow-Automatisierung Hand in Hand

Köln, 14. März 2019 –  Die Alos GmbH ist nun nicht nur Docu­Wa­re Pla­ti­num-Part­ner 2018, son­dern erst­mals auch Job­Rou­ter® Pre­mi­um­part­ner. Hier spie­gelt sich ein Trend wider, der Unter­neh­men immer mehr antreibt: Im Zuge der Digi­ta­li­sie­rung reicht es nicht län­ger, Doku­men­te nur zu digi­ta­li­sie­ren. Einen ech­ten Geschäfts­vor­teil schaf­fen hier auto­ma­ti­sier­te Unternehmensprozesse.

Seit Jah­ren schon zählt Alos zu den umsatz­stärks­ten Docu­Wa­re-Part­nern in Deutsch­land – denn Doku­men­ten­ma­nage­ment ist auf dem Weg zu dem oft ange­streb­ten papier­lo­sen Büro unab­kömm­lich. Das beginnt bereits bei der Auf­find­bar­keit von Infor­ma­tio­nen: Umfra­gen zufol­ge inves­tie­ren rund ein Vier­tel aller Ange­stell­ten täg­lich bis zu einer Stun­de ihrer Arbeits­zeit, um rele­van­te und erfor­der­li­che Infor­ma­tio­nen zu finden.

Der Schlüs­sel hier ist ein Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem, das bei der struk­tu­rier­ten Abla­ge von Infor­ma­tio­nen unter­stützt. Doku­men­ten-Manage­ment, elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung von kauf­män­ni­schen Bele­gen, E‑Akten, Kor­re­spon­denz, E‑Mails, Doku­men­ta­tio­nen, Zeich­nun­gen und alle sons­ti­gen Doku­men­te: Doku­men­ten-Manage­ment mit Sys­tem ermög­licht es, Doku­men­te jeg­li­cher Art und Her­kunft in einem gemein­sa­men elek­tro­ni­schen Archiv abzu­le­gen und zu archi­vie­ren. Axel Schnei­der, Ver­triebs­lei­ter der Alos GmbH, betont: „Wir set­zen dabei auf DSGVO-kon­for­me Sys­te­me – der Vor­teil von Soft­ware made in Ger­ma­ny. Mit weni­gen Maus­klicks gelan­gen wert­vol­le Infor­ma­tio­nen inner­halb kür­zes­ter Zeit dort­hin, wo sie wirk­lich benö­tigt wer­den. So ist nicht nur das papier­lo­se Büro auf einem guten Weg, son­dern auch das Wis­sens­ma­nage­ment im Unter­neh­men wird optimiert.“

Dar­auf kann dann Work­flow-Manage­ment ide­al auf­set­zen: Work­flows steu­ern und beschleu­ni­gen die Bear­bei­tungs­we­ge in Unter­neh­men. Work­flow-Pro­zes­se kon­trol­lie­ren und steu­ern zuver­läs­sig alle doku­men­ten­ba­sier­ten Geschäfts­pro­zes­se und bin­det hier­für die rich­ti­gen Mit­ar­bei­ter im Unter­neh­men ein.Die zuneh­men­de Nach­fra­ge der Kun­den bedient Alos mit der Digi­ta­li­sie­rungs­platt­form Job­Rou­ter®. Hier sind die Vor­tei­le offen­sicht­lich: hohe Benut­zer­freund­lich­keit, trans­pa­ren­ter Auf­bau und viel­fäl­ti­ge Ein­satz­mög­lich­kei­ten. Durch zahl­rei­che Schnitt­stel­len kann Job­Rou­ter® naht­los in ver­schie­dens­te bestehen­de Sys­tem­um­ge­bun­gen inte­griert wer­den, was ein Arbei­ten ohne Medi­en­brü­che ermöglicht.

Axel Schnei­der resü­miert: „Die Nach­fra­ge unse­rer Kun­den und Inter­es­sen­ten zei­gen deut­lich die Schwer­punk­te in deut­schen Unter­neh­men: Schnel­le­re Pro­zes­se und effi­zi­en­te­re Abläu­fe sind gern gese­hen, denn so spa­ren Unter­neh­men bares Geld. Oben­drein sind auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se meist auch weit weni­ger fehleranfällig.“

Dazu kom­men auch die Mög­lich­kei­ten zur mobi­len Nut­zung, die dem Kon­zept des moder­nen Arbeits­plat­zes – mobil und idea­ler­wei­se jeder­zeit erreich­bar – entgegenkommen.