Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Aus­ge­hen­de Rech­nun­gen an Kun­den müs­sen in vie­len Fäl­len ein­zeln und sehr zeit­auf­wen­dig Ansprech­part­nern, exter­nen Dienst­leis­tern oder Orga­ni­sa­tio­nen zur Rech­nungs­stel­lung wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Durch die manu­el­le Zuord­nung kön­nen Feh­ler ent­ste­hen oder unter Umstän­den not­wen­di­ge und wich­ti­ge Pro­zes­se außer Kraft gesetzt werden.

Zudem sind die Mit­ar­bei­ter, die die Zuwei­sung vor­neh­men, über­wa­chen und ver­sen­den für ande­re wich­ti­ge Auf­ga­ben blockiert.
Die Her­aus­for­de­rung liegt daher dar­in Kun­den Aus­gangs­rech­nun­gen durch einen hohen Auto­ma­ti­sie­rungs­grad auto­ma­tisch zu zustellen.

Lösung

ALOS Mailer prüft auto­ma­tisch nach erfolg­ter Abla­ge einer Rech­nung im Archiv­sys­tem, ob zuge­hö­ri­ge E‑Mail Adres­sen für den Kun­den hin­ter­legt sind. Dabei wer­den bis zu zwei E‑Mail Adres­sen berück­sich­tigt. Ist die Prü­fung erfolg­reich, wird die Rech­nung auto­ma­tisch per E‑Mail an den Kun­den ver­sandt. Wird kein ent­spre­chen­der Daten­satz gefun­den, erfolgt ein auto­ma­ti­scher Aus­druck auf einem Druck­sys­tem, so dass ein manu­el­ler Ver­sand auf dem Post­weg mög­lich ist.

ALOS Mailer kann 30 Tage lang ohne Risi­ko in der vor­han­de­nen Sys­tem­welt getes­tet wer­den. Ledig­lich die Instal­la­ti­ons­kos­ten sind im Fal­le der Rück­ga­be zu tra­gen. Nach dem Test kann das Paket zu einem monat­li­chen Preis ab 120,- Euro ein­ge­setzt wer­den. Die Lauf­zeit wird indi­vi­du­ell vereinbart.

Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Die Buch­hal­tung wird tag­täg­lich mit ein­ge­hen­den Rech­nun­gen kon­fron­tiert. Ein Groß­teil der Rech­nun­gen geht aktu­ell auf dem Post­weg und der rest­li­che Teil auf elek­tro­ni­schem Weg ein. Zumeist wer­den die Rech­nun­gen zur sach­li­chen und inhalt­li­chen Prü­fung an Mit­ar­bei­ter und zur fina­len Frei­ga­be an Abteilungs‑, Fach­be­reichs­lei­ter oder gar den Geschäfts­füh­rer wei­ter­ge­lei­tet. In der Viel­zahl der Fäl­le erfolgt dies durch Wei­ter­ga­be per Haus­post und wird mit einer per­sön­li­chen Unter­schrift freige­geben. Nach der erfolg­ten Frei­ga­be folgt die buch­hal­te­ri­sche Prü­fung der Rech­nung mit anschlie­ßen­der Buchung und Export sowie Über­ga­be an ein exter­nes Sys­tem wie z.B. DATEV. Durch die ver­stärk­te Arbeit aus dem Home­of­fice wird der beschrie­be­ne Pro­zess erschwert und ver­lang­samt. Ter­mi­ne für Skon­to-Abzü­ge oder Ver­zugs­zin­sen kön­nen unter Umstän­den nicht oder nur unter extre­mem zeit­li­chen und ressourcen­bedingten Auf­wand ein­ge­hal­ten werden.

Lösung

Digi-Star­ter­pa­ket “Cloud” bie­tet alle Kom­po­nen­ten für eine effi­zi­en­te und effek­ti­ve Be- und Ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen. In dem Paket sind neben der Hard­ware für die not­we­ni­gen Scan­ar­bei­ten, ein revi­si­ons­si­che­res Abla­ge­sys­tem (Job­Rou­ter Cloud SB) sowie ein Frei­ga­be­sys­tem mit digi­ta­ler Unter­schrift (Tem­p­la­te Signa­tur) und ein Sys­tem zur Ver­ar­bei­tung der Ein­gangs­rech­nun­gen in digi­ta­ler Form (Tem­p­la­te Ein­gangs­rech­nung) ent­hal­ten. Ergänzt wird das Sys­tem durch einen Eingangs­leser, so dass der gesam­te Pro­zess der Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen digi­tal bzw. auto­ma­ti­siert ablau­fen kann.

Ange­bo­ten wird das Paket zum Preis von monat­lich ab 280,- Euro. In die­sem Preis sind bereits 3 Tage Dienst­leis­tung zur Ein­rich­tung des Sys­tems vor Ort ent­hal­ten. Das Digi-Star­ter­pa­ket „Cloud“ ist auf die Nut­zung von 5 Usern aus­ge­legt und kann bei Bedarf erwei­tert wer­den. Es wird mit unter­schied­li­chen Lauf­zei­ten angeboten.

Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Tag­täg­lich erhal­ten Post­stel­len eine Viel­falt von Ein­gangs­post in unter­schied­li­chen For­ma­ten, mit unter­schied­lich wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen, für unter­schied­li­che Adressaten.
Durch die ver­stärk­te Tätig­keit aus dem Home­of­fice, wird die zeit­ge­rech­te Zustel­lung von Ein­gangs­post an den gewünsch­ten Adres­sa­ten erschwert.
Die Her­aus­for­de­rung liegt dar­in Ein­gangs­post mög­lichst sicher, schnell und auf digi­ta­lem Wege dem Mit­ar­bei­ter zur Ver­fü­gung zu stellen.

Lösung

Die ALOS Post­ein­gangs­lö­sung bie­tet eine Kom­plett­lö­sung mit Hard­ware (Scan­sys­tem) und Soft­ware (Cap­tu­ring Soft­ware) sowie Job­Rou­ter Archi­ve Edi­ti­on (5 User) aus einer Hand an. Bei Bedarf ist eine Erwei­te­rung auf mehr als 5 Nut­zer mög­lich. Damit kann Ein­gangs­post nicht nur gescannt, son­dern bei Bedarf intel­li­gent wei­ter­ver­ar­bei­tet (Text­edi­ti­on, Wort­su­che, etc.) und in Work­flows ein­ge­bun­den bzw. archi­viert wer­den. Die Sicher­heit ist durch eta­blier­te und erprob­te Ver­schlüs­se­lungs­ver­fah­ren sichergestellt.

Neben der Ein­gangs­post las­sen sich durch das ein­ge­bun­de­ne Doku­ment-Manage­ment-Sys­tem zudem E‑Mails oder Datei­en ver­ar­bei­ten. Die Abla­ge der gesam­mel­ten Infor­ma­tio­nen erfolgt dabei in einem revi­si­ons­si­che­ren Archiv. Dar­über lässt sich die Zuwei­sung an Mit­ar­bei­ter oder ande­re Fremd­sys­te­me leicht steu­ern und automatisieren.