Typ: Dokumenten-Management, Workflow-Management

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Digi-Starterpaket “Cloud”

Abbil­dung der gesam­ten Rech­nungs­ver­ar­bei­tung inkl. digi­ta­ler Frei­ga­be und Weiterleitung.

Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Die Buch­hal­tung wird tag­täg­lich mit ein­ge­hen­den Rech­nun­gen kon­fron­tiert. Ein Groß­teil der Rech­nun­gen geht aktu­ell auf dem Post­weg und der rest­li­che Teil auf elek­tro­ni­schem Weg ein. Zumeist wer­den die Rech­nun­gen zur sach­li­chen und inhalt­li­chen Prü­fung an Mit­ar­bei­ter und zur fina­len Frei­ga­be an Abteilungs‑, Fach­be­reichs­lei­ter oder gar den Geschäfts­füh­rer wei­ter­ge­lei­tet. In der Viel­zahl der Fäl­le erfolgt dies durch Wei­ter­ga­be per Haus­post und wird mit einer per­sön­li­chen Unter­schrift freige­geben. Nach der erfolg­ten Frei­ga­be folgt die buch­hal­te­ri­sche Prü­fung der Rech­nung mit anschlie­ßen­der Buchung und Export sowie Über­ga­be an ein exter­nes Sys­tem wie z.B. DATEV. Durch die ver­stärk­te Arbeit aus dem Home­of­fice wird der beschrie­be­ne Pro­zess erschwert und ver­lang­samt. Ter­mi­ne für Skon­to-Abzü­ge oder Ver­zugs­zin­sen kön­nen unter Umstän­den nicht oder nur unter extre­mem zeit­li­chen und ressourcen­bedingten Auf­wand ein­ge­hal­ten werden.

Lösung

Digi-Star­ter­pa­ket “Cloud” bie­tet alle Kom­po­nen­ten für eine effi­zi­en­te und effek­ti­ve Be- und Ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen. In dem Paket sind neben der Hard­ware für die not­we­ni­gen Sca­n­a­r­bei­ten, ein revi­si­ons­si­che­res Abla­ge­sys­tem (Job­Rou­ter Cloud SB) sowie ein Frei­ga­be­sys­tem mit digi­ta­ler Unter­schrift (Tem­pla­te Signa­tur) und ein Sys­tem zur Ver­ar­bei­tung der Ein­gangs­rech­nun­gen in digi­ta­ler Form (Tem­pla­te Ein­gangs­rech­nung) ent­hal­ten. Ergänzt wird das Sys­tem durch einen Eingangs­leser, so dass der gesam­te Pro­zess der Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen digi­tal bzw. auto­ma­ti­siert ablau­fen kann.

Ange­bo­ten wird das Paket zum Preis von monat­lich ab 280,- Euro. In die­sem Preis sind bereits 3 Tage Dienst­leis­tung zur Ein­rich­tung des Sys­tems vor Ort ent­hal­ten. Das Digi-Star­ter­pa­ket „Cloud“ ist auf die Nut­zung von 5 Usern aus­ge­legt und kann bei Bedarf erwei­tert wer­den. Es wird mit unter­schied­li­chen Lauf­zei­ten angeboten.

Vorteile

Hohe Inves­ti­tio­nen sind für das ALOS Paket­an­ge­bot nicht not­wen­dig, da es als Bezahl­mo­del auf monat­li­cher Basis ange­bo­ten wird. Dadurch ent­fal­len mög­li­che auf­wen­di­ge inter­ne Frei­ga­be­pro­zes­se für die Anschaf­fung. Imple­men­tie­rungs­kos­ten fal­len nicht an, da die­se bereits in der monat­li­chen Gebühr ent­hal­ten sind.

Die Abstim­mung und Ein­bin­dungs­mög­lich­keit in bestehen­de Sys­te­me wer­den im Vor­feld geprüft und ange­passt, so dass ein schnel­ler und unkom­pli­zier­ter Ein­satz des Sys­tems gewähr­leis­tet ist. Durch den Weg­fall von Kopien oder Aus­dru­cken, der sich durch die digi­ta­le Ver­ar­bei­tung der Doku­men­te ergibt, wird der CO2 Emis­si­ons­austoss nach­weis­lich ver­rin­gert und die Umwelt geschont! Dies ver­bes­sert die Umwelt­bi­lanz eines jeden Unter­neh­mens und ist ein wich­ti­ger Bei­trag der ALOS zum akti­ven Umweltschutz!

Materialien

Digi Star­ter-Paket Cloud

Haben Sie Fragen zum Produkt? Wir beraten Sie gerne bei der Hardware-Auswahl und zu den ALOS Lösungen.

ALOS bietet weltweite Wartungs- und Supportservices für die meisten Scannermarken und -typen aus einer Hand.