


ALOS Mailer
Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung
Ausgehende Rechnungen an Kunden müssen in vielen Fällen einzeln und sehr zeitaufwendig Ansprechpartnern, externen Dienstleistern oder Organisationen zur Rechnungsstellung weitergeleitet werden. Durch die manuelle Zuordnung können Fehler entstehen oder unter Umständen notwendige und wichtige Prozesse außer Kraft gesetzt werden.
Zudem sind die Mitarbeiter, die die Zuweisung vornehmen, überwachen und versenden für andere wichtige Aufgaben blockiert.
Die Herausforderung liegt daher darin Kunden Ausgangsrechnungen durch einen hohen Automatisierungsgrad automatisch zu zustellen.
Lösung
ALOS Mailer prüft automatisch nach erfolgter Ablage einer Rechnung im Archivsystem, ob zugehörige E‑Mail Adressen für den Kunden hinterlegt sind. Dabei werden bis zu zwei E‑Mail Adressen berücksichtigt. Ist die Prüfung erfolgreich, wird die Rechnung automatisch per E‑Mail an den Kunden versandt. Wird kein entsprechender Datensatz gefunden, erfolgt ein automatischer Ausdruck auf einem Drucksystem, so dass ein manueller Versand auf dem Postweg möglich ist.
ALOS Mailer kann 30 Tage lang ohne Risiko in der vorhandenen Systemwelt getestet werden. Lediglich die Installationskosten sind im Falle der Rückgabe zu tragen. Nach dem Test kann das Paket zu einem monatlichen Preis ab 120,- Euro eingesetzt werden. Die Laufzeit wird individuell vereinbart.

Digi-Starterpaket “Cloud”
Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung
Die Buchhaltung wird tagtäglich mit eingehenden Rechnungen konfrontiert. Ein Großteil der Rechnungen geht aktuell auf dem Postweg und der restliche Teil auf elektronischem Weg ein. Zumeist werden die Rechnungen zur sachlichen und inhaltlichen Prüfung an Mitarbeiter und zur finalen Freigabe an Abteilungs‑, Fachbereichsleiter oder gar den Geschäftsführer weitergeleitet. In der Vielzahl der Fälle erfolgt dies durch Weitergabe per Hauspost und wird mit einer persönlichen Unterschrift freigegeben. Nach der erfolgten Freigabe folgt die buchhalterische Prüfung der Rechnung mit anschließender Buchung und Export sowie Übergabe an ein externes System wie z.B. DATEV. Durch die verstärkte Arbeit aus dem Homeoffice wird der beschriebene Prozess erschwert und verlangsamt. Termine für Skonto-Abzüge oder Verzugszinsen können unter Umständen nicht oder nur unter extremem zeitlichen und ressourcenbedingten Aufwand eingehalten werden.
Lösung
Digi-Starterpaket “Cloud” bietet alle Komponenten für eine effiziente und effektive Be- und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. In dem Paket sind neben der Hardware für die notwenigen Scanarbeiten, ein revisionssicheres Ablagesystem (JobRouter Cloud SB) sowie ein Freigabesystem mit digitaler Unterschrift (Template Signatur) und ein System zur Verarbeitung der Eingangsrechnungen in digitaler Form (Template Eingangsrechnung) enthalten. Ergänzt wird das System durch einen Eingangsleser, so dass der gesamte Prozess der Bearbeitung von Eingangsrechnungen digital bzw. automatisiert ablaufen kann.
Angeboten wird das Paket zum Preis von monatlich ab 280,- Euro. In diesem Preis sind bereits 3 Tage Dienstleistung zur Einrichtung des Systems vor Ort enthalten. Das Digi-Starterpaket „Cloud“ ist auf die Nutzung von 5 Usern ausgelegt und kann bei Bedarf erweitert werden. Es wird mit unterschiedlichen Laufzeiten angeboten.

Digi-Starterpaket “On-Premises”
Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung
Tagtäglich erhalten Poststellen eine Vielfalt von Eingangspost in unterschiedlichen Formaten, mit unterschiedlich wichtigen Informationen, für unterschiedliche Adressaten.
Durch die verstärkte Tätigkeit aus dem Homeoffice, wird die zeitgerechte Zustellung von Eingangspost an den gewünschten Adressaten erschwert.
Die Herausforderung liegt darin Eingangspost möglichst sicher, schnell und auf digitalem Wege dem Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.
Lösung
Die ALOS Posteingangslösung bietet eine Komplettlösung mit Hardware (Scansystem) und Software (Capturing Software) sowie JobRouter Archive Edition (5 User) aus einer Hand an. Bei Bedarf ist eine Erweiterung auf mehr als 5 Nutzer möglich. Damit kann Eingangspost nicht nur gescannt, sondern bei Bedarf intelligent weiterverarbeitet (Textedition, Wortsuche, etc.) und in Workflows eingebunden bzw. archiviert werden. Die Sicherheit ist durch etablierte und erprobte Verschlüsselungsverfahren sichergestellt.
Neben der Eingangspost lassen sich durch das eingebundene Dokument-Management-System zudem E‑Mails oder Dateien verarbeiten. Die Ablage der gesammelten Informationen erfolgt dabei in einem revisionssicheren Archiv. Darüber lässt sich die Zuweisung an Mitarbeiter oder andere Fremdsysteme leicht steuern und automatisieren.

ALOS Scan VR
Ihre Vorteile mit ALOS Scan VR
Sie können nach wie vor und weiterhin die bereits bekannte und langjährige Expertise sowie den Support der ALOS in Anspruch nehmen. Sie brauchen sich um nichts weiter zu kümmern und können auch Ihre Hardware-Systeme (Scanner/Drucker/MFP) wie gehabt und gewohnt nutzen. Die ALOS sieht kein seitenbasiertes Bezahl-System vor, so dass kein weiteres Investment für Sie notwendig wird oder bei Neubestellung keine Folgekosten zu erwarten sind. Eine Umstellung irgendeiner Art ist für Bestandskunden daher nicht notwendig.
- neue erweiterte und benutzerfreundlichere Administrationsoberfläche
- integrierte Schnittstellen zu ALOS VR Analyze + VR Touch ermöglicht Ihnen das ganze Spektrum der Digitalisierung zu nutzen
- ersetzendes Scannen/TR-RESISCAN ready durch Transfervermerk
- erweiterte Benutzersecurity
- zahlreiche Verbesserungen und neue Funktionen bereits in der Basisversion z.B. E‑Mail Export
- und – die langjährige Expertise und Support der ALOS steht weiterhin zur Verfügung