Kyocera Cloud Information Manager

Kyocera Cloud Information Manager

Der Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) unterstützt Sie bei Digitalisierungsprozessen

  • Cloud-basier­ter Zugriff auf Ihre Geschäfts­do­ku­men­te
    Die KCIM-Platt­form ermög­licht den schnel­len und siche­ren Zugriff auf Ihre Geschäfts­do­ku­men­te über einen Web­brow­ser; so kön­nen die Benut­zer von über­all auf die Datei­en zugreifen.
  • Sicher­heit mit Enhan­ced Secu­ri­ty
    Die KCIM-Platt­form spei­chert Doku­men­te auf einem ver­schlüs­sel­ten Ser­ver, auf den nur Benut­zer mit ihren Anmel­de­da­ten Zugriff haben.
  • Ein­fa­ches Spei­chern und Auf­fin­den Ihrer Geschäfts­do­ku­men­te
    Die “Ein-Klick-Indi­zie­rung” der KCIM-Platt­form ver­ein­facht die Kenn­zeich­nung von Doku­men­ten und die Her­vor­he­bung von Schlüs­sel­wör­tern. Dadurch wird sicher­ge­stellt, dass alle Doku­men­te in Zukunft leicht wie­der­ge­fun­den wer­den können.
  • Ermög­li­chen Sie Benut­zern den Zugriff auf Doku­men­te je nach Bedarf
    KCIM bie­tet eine hoch­si­che­re Doku­men­ten­ma­nage­ment-Platt­form, die es Admi­nis­tra­to­ren ermög­licht, den Zugriff nach Doku­men­ten- oder Benut­zer­ka­te­go­rien zu verwalten.

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Den Arbeitsplatz intelligenter gestalten

Die Platt­form unter­stützt ver­schie­de­ne Arten von digi­ta­len Doku­men­ten. Dank der intui­tiv und ein­fach zu bedie­nen­den Funk­tio­nen der Web­brow­ser-Schnitt­stel­le, ist das Hoch­la­den und Auf­fin­den von Doku­men­ten ein schnel­ler, siche­rer und ein­fa­cher Prozess.

  • Man­dan­ten­fä­hi­ge Soft­ware
    Redu­zie­ren Sie Ihre Betriebs­kos­ten mit der in der Cloud gehos­te­ten man­dan­ten­fä­hi­gen Soft­ware von Goog­le Cloud Platform.
  • Fle­xi­bler Zugriff auf Ihre Doku­men­te
    Die KCIM-Platt­form ermög­licht den schnel­len und siche­ren Zugriff auf Ihre Geschäfts­do­ku­men­te über einen Webbrowser
  • Ein­fa­ches Orga­ni­sie­ren
    Mit­hil­fe von Schlüs­sel­wör­tern kön­nen Sie Ihre Datei­en kate­go­ri­sie­ren und indizieren.
  • Suche nach Doku­men­ten und Daten
    Mit den leis­tungs­star­ken Such­fil­tern von KCIM kön­nen Sie Ihre Such­an­fra­ge mit einer Viel­zahl von Optio­nen eingrenzen.
  • Vali­die­rung von Daten
    Bei der Indi­zie­rung eines wich­ti­gen Doku­ments kön­nen Daten für die Genau­ig­keit bei Such­vor­gän­gen vali­diert werden
  • Mobi­le Daten­er­fas­sung
    Erfas­sen Sie Doku­men­te mit Ihrem Smart­phone und sen­den Sie die­se mit der mobi­len Anwen­dung an KCIM.
  • Platt­form­si­cher­heit
    Sie kön­nen Doku­men­te sicher hoch­la­den und spei­chern, sodass nur auto­ri­sier­te Benut­zer Zugriff haben.
  • Daten struk­tu­rie­ren
    Orga­ni­sie­ren Sie Ihre Doku­men­te in einer Ord­ner­struk­tur, um sie bequem durch­su­chen zu können.
  • Kom­men­tar­funk­ti­on
    Fügen Sie Kom­men­ta­re hin­zu, um die Zusam­men­ar­beit zu ver­bes­sern und die künf­ti­ge Suche nach Doku­men­ten bereitzustellen.
  • Chro­nik
    Zei­gen Sie den Ver­lauf der vor­ge­nom­me­nen Ände­run­gen an und fil­tern Sie hier­bei nach den Meta­da­ten des Dokuments
ALOS Mailer

ALOS Mailer

Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Aus­ge­hen­de Rech­nun­gen an Kun­den müs­sen in vie­len Fäl­len ein­zeln und sehr zeit­auf­wen­dig Ansprech­part­nern, exter­nen Dienst­leis­tern oder Orga­ni­sa­tio­nen zur Rech­nungs­stel­lung wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Durch die manu­el­le Zuord­nung kön­nen Feh­ler ent­ste­hen oder unter Umstän­den not­wen­di­ge und wich­ti­ge Pro­zes­se außer Kraft gesetzt werden.

Zudem sind die Mit­ar­bei­ter, die die Zuwei­sung vor­neh­men, über­wa­chen und ver­sen­den für ande­re wich­ti­ge Auf­ga­ben blockiert.
Die Her­aus­for­de­rung liegt daher dar­in Kun­den Aus­gangs­rech­nun­gen durch einen hohen Auto­ma­ti­sie­rungs­grad auto­ma­tisch zu zustellen.

Lösung

ALOS Mailer prüft auto­ma­tisch nach erfolg­ter Abla­ge einer Rech­nung im Archiv­sys­tem, ob zuge­hö­ri­ge E‑Mail Adres­sen für den Kun­den hin­ter­legt sind. Dabei wer­den bis zu zwei E‑Mail Adres­sen berück­sich­tigt. Ist die Prü­fung erfolg­reich, wird die Rech­nung auto­ma­tisch per E‑Mail an den Kun­den ver­sandt. Wird kein ent­spre­chen­der Daten­satz gefun­den, erfolgt ein auto­ma­ti­scher Aus­druck auf einem Druck­sys­tem, so dass ein manu­el­ler Ver­sand auf dem Post­weg mög­lich ist.

ALOS Mailer kann 30 Tage lang ohne Risi­ko in der vor­han­de­nen Sys­tem­welt getes­tet wer­den. Ledig­lich die Instal­la­ti­ons­kos­ten sind im Fal­le der Rück­ga­be zu tra­gen. Nach dem Test kann das Paket zu einem monat­li­chen Preis ab 120,- Euro ein­ge­setzt wer­den. Die Lauf­zeit wird indi­vi­du­ell vereinbart.

Kyocera Cloud Information Manager

Digi-Starterpaket “Cloud”

Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Die Buch­hal­tung wird tag­täg­lich mit ein­ge­hen­den Rech­nun­gen kon­fron­tiert. Ein Groß­teil der Rech­nun­gen geht aktu­ell auf dem Post­weg und der rest­li­che Teil auf elek­tro­ni­schem Weg ein. Zumeist wer­den die Rech­nun­gen zur sach­li­chen und inhalt­li­chen Prü­fung an Mit­ar­bei­ter und zur fina­len Frei­ga­be an Abteilungs‑, Fach­be­reichs­lei­ter oder gar den Geschäfts­füh­rer wei­ter­ge­lei­tet. In der Viel­zahl der Fäl­le erfolgt dies durch Wei­ter­ga­be per Haus­post und wird mit einer per­sön­li­chen Unter­schrift freige­geben. Nach der erfolg­ten Frei­ga­be folgt die buch­hal­te­ri­sche Prü­fung der Rech­nung mit anschlie­ßen­der Buchung und Export sowie Über­ga­be an ein exter­nes Sys­tem wie z.B. DATEV. Durch die ver­stärk­te Arbeit aus dem Home­of­fice wird der beschrie­be­ne Pro­zess erschwert und ver­lang­samt. Ter­mi­ne für Skon­to-Abzü­ge oder Ver­zugs­zin­sen kön­nen unter Umstän­den nicht oder nur unter extre­mem zeit­li­chen und ressourcen­bedingten Auf­wand ein­ge­hal­ten werden.

Lösung

Digi-Star­ter­pa­ket “Cloud” bie­tet alle Kom­po­nen­ten für eine effi­zi­en­te und effek­ti­ve Be- und Ver­ar­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen. In dem Paket sind neben der Hard­ware für die not­we­ni­gen Scan­ar­bei­ten, ein revi­si­ons­si­che­res Abla­ge­sys­tem (Job­Rou­ter Cloud SB) sowie ein Frei­ga­be­sys­tem mit digi­ta­ler Unter­schrift (Tem­p­la­te Signa­tur) und ein Sys­tem zur Ver­ar­bei­tung der Ein­gangs­rech­nun­gen in digi­ta­ler Form (Tem­p­la­te Ein­gangs­rech­nung) ent­hal­ten. Ergänzt wird das Sys­tem durch einen Eingangs­leser, so dass der gesam­te Pro­zess der Bear­bei­tung von Ein­gangs­rech­nun­gen digi­tal bzw. auto­ma­ti­siert ablau­fen kann.

Ange­bo­ten wird das Paket zum Preis von monat­lich ab 280,- Euro. In die­sem Preis sind bereits 3 Tage Dienst­leis­tung zur Ein­rich­tung des Sys­tems vor Ort ent­hal­ten. Das Digi-Star­ter­pa­ket „Cloud“ ist auf die Nut­zung von 5 Usern aus­ge­legt und kann bei Bedarf erwei­tert wer­den. Es wird mit unter­schied­li­chen Lauf­zei­ten angeboten.

Digi-Starterpaket “On-Premises”

Digi-Starterpaket “On-Premises”

Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Tag­täg­lich erhal­ten Post­stel­len eine Viel­falt von Ein­gangs­post in unter­schied­li­chen For­ma­ten, mit unter­schied­lich wich­ti­gen Infor­ma­tio­nen, für unter­schied­li­che Adressaten.
Durch die ver­stärk­te Tätig­keit aus dem Home­of­fice, wird die zeit­ge­rech­te Zustel­lung von Ein­gangs­post an den gewünsch­ten Adres­sa­ten erschwert.
Die Her­aus­for­de­rung liegt dar­in Ein­gangs­post mög­lichst sicher, schnell und auf digi­ta­lem Wege dem Mit­ar­bei­ter zur Ver­fü­gung zu stellen.

Lösung

Die ALOS Post­ein­gangs­lö­sung bie­tet eine Kom­plett­lö­sung mit Hard­ware (Scan­sys­tem) und Soft­ware (Cap­tu­ring Soft­ware) sowie Job­Rou­ter Archi­ve Edi­ti­on (5 User) aus einer Hand an. Bei Bedarf ist eine Erwei­te­rung auf mehr als 5 Nut­zer mög­lich. Damit kann Ein­gangs­post nicht nur gescannt, son­dern bei Bedarf intel­li­gent wei­ter­ver­ar­bei­tet (Text­edi­ti­on, Wort­su­che, etc.) und in Work­flows ein­ge­bun­den bzw. archi­viert wer­den. Die Sicher­heit ist durch eta­blier­te und erprob­te Ver­schlüs­se­lungs­ver­fah­ren sichergestellt.

Neben der Ein­gangs­post las­sen sich durch das ein­ge­bun­de­ne Doku­ment-Manage­ment-Sys­tem zudem E‑Mails oder Datei­en ver­ar­bei­ten. Die Abla­ge der gesam­mel­ten Infor­ma­tio­nen erfolgt dabei in einem revi­si­ons­si­che­ren Archiv. Dar­über lässt sich die Zuwei­sung an Mit­ar­bei­ter oder ande­re Fremd­sys­te­me leicht steu­ern und automatisieren.