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Einkauf

Spe­zi­fi­ka­tio­nen, Prei­se, Lie­fer­zei­ten – vie­le Para­me­ter bestim­men, ob ein Ein­käu­fer bei dem einen oder ande­ren Lie­fe­ran­ten kauft. Je mehr Infor­ma­tio­nen er zur Ver­fü­gung hat, umso bes­ser kann er ver­han­deln. War der Ver­gleich ein­zel­ner Ange­bo­te und Pro­duk­te auf Papier bis­her Sisy­phus­ar­beit, ist er nun auf Knopf­druck möglich.

Die Vorteile für den Einkauf

  • Eine durch­gän­gi­ge in ERP- und Logis­tik­sys­te­me inte­grier­te Lösung
  • Kur­ze Suchen dank zen­tra­ler elek­tro­ni­scher Archi­ve (auch Volltext)
  • Detail­lier­te Ange­bots­ver­glei­che durch das Kon­sul­tie­ren sämt­li­cher Produktparameter
  • Effi­zi­enz­stei­ge­rung und bes­se­re Verhandlungsgrundlagen
  • Trans­pa­ren­te Pro­zes­se durch elek­tro­ni­sche Stempel
  • Schnel­le­re Rech­nungs­frei­ga­ben, dadurch Wah­rung von Skontofristen
  • Ver­bes­ser­te Lie­fer­kon­di­tio­nen durch eine vor­bild­li­che Zahlungsmoral
 

Die Ausgangssituation: Aufwändige Recherchen erschweren den Einkauf

Immer wie­der müs­sen Sie Ersatz­tei­le und Kom­po­nen­ten kau­fen. Doch stimmt die Bestü­ckung der Pla­ti­ne mit der des ande­ren Lie­fe­ran­ten über­ein? Ist der abge­bil­de­te Deko­stoff mit dem ande­ren ver­gleich­bar? Fra­gen über Fra­gen, aber die Doku­men­ta­ti­on der erstan­de­nen Waren und Güter lagert – wenn über­haupt – in Ord­nern und Hängeregistern.

Oft ent­spricht ein Ange­bot nur schein­bar dem ande­ren. Auch die Kon­di­tio­nen ein und des­sel­ben Lie­fe­ran­ten kön­nen vari­ie­ren. Man­gels Doku­men­ta­ti­on bleibt der Ange­bots­ver­gleich lücken­haft. Spä­ter kön­nen dann Rekla­ma­tio­nen auf­tre­ten, z. B. die Pla­ti­ne des asia­ti­schen Zulie­fe­rers berei­tet Pro­ble­me und der Bezug­stoff des neu­en Lie­fe­ran­ten ent­spricht dem ande­ren nicht. Ihr Image als Ein­käu­fer lei­det und Ihr Unter­neh­men muss die Mehr­kos­ten tragen.

Alle Produktmerkmale im Blick

Im elek­tro­ni­schen Archiv lie­gen alle Pro­dukt­spe­zi­fi­ka­tio­nen über Jahr­zehn­te geord­net vor. Sie wer­den mit Schlag­wor­ten archi­viert – wie Typ, Datum und Lie­fe­rant. Wol­len Sie ein Doku­ment ein­se­hen, fin­den Sie dies ein­fach über die­se Schlag­wor­te. Auch las­sen sich Schlüs­sel­be­grif­fe wie Pro­dukt­na­me oder Lie­fe­rant ver­lin­ken. Bei Bedarf kön­nen Sie zudem eine Voll­text­su­che aus­füh­ren, zum Bei­spiel nach ein­zel­nen Bestand­tei­len. So haben Sie jeder­zeit alle Spe­zi­fi­ka­tio­nen im Blick – egal ob Sie über das ERP-Sys­tem oder das Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem (DMS) zugrei­fen. Bei Nach­be­stel­lun­gen oder einem Lie­fe­ran­ten­wech­sel ver­mei­den Sie kost­spie­li­ge Fehler.

Rechnungsfreigaben im Blick

Auch die Rech­nungs­frei­ga­ben nach dem Kauf ver­ein­fa­chen sich durch elek­tro­ni­sches Enter­pri­se Con­tent Manage­ment. Bele­ge wie Rech­nun­gen und Lie­fer­schei­ne wer­den zur Archi­vie­rung voll­au­to­ma­tisch mit Schlag­wor­ten wie Kun­den­num­mer und ‑name, Adres­se oder Lie­fer­schein-Num­mer versehen.

Das Sys­tem ord­net sie ent­spre­chend zu und legt sie selb­stän­dig im elek­tro­ni­schen Archiv ab. Jeder berech­tig­te Mit­ar­bei­ter greift bei Bedarf sofort über das ERP-Sys­tem oder über das DMS auf ent­spre­chen­de Bele­ge zu. Auch eine Voll­text­su­che ist mög­lich. Lauf- und Bear­bei­tungs­zei­ten ver­kür­zen sich erheb­lich, da der Ein­kauf und die Fach­ab­tei­lung alle not­wen­di­gen Doku­men­te zur Rech­nungs­prü­fung vor­lie­gen haben.

Dank elek­tro­ni­scher Frei­ga­bes­tem­pel ist immer sofort klar, wo und in wel­chem Bear­bei­tungs­schritt sich eine Ein­gangs­rech­nung befin­det. Rück­fra­gen sind eine Aus­nah­me und Skon­to­fris­ten wer­den gewahrt.

Markttrends und Preise nachvollziehen

Um Markt­trends nach­zu­voll­zie­hen kön­nen Sie Offer­ten von Lie­fe­ran­ten, die Sie vor Jah­ren ange­for­dert haben, mit aktu­el­len ver­glei­chen. Durch das Gegen­über­stel­len der elek­tro­nisch archi­vier­ten Ange­bo­te ver­fol­gen Sie Prei­se und Leis­tun­gen und ihre Ent­wick­lung über Jahr­zehn­te. Damit set­zen Sie Ihre Kauf­ent­schei­dung auf eine soli­de Basis und ver­mei­den unnö­ti­ge Mehrkosten.

Haben Sie Fragen zum Produkt? Wir beraten Sie gerne bei der Hardware-Auswahl und zu den ALOS Lösungen.

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