10 Gründe für ein Dokumenten-Management-System (DMS)
Die ALOS GmbH unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse. Dabei entwickelt und nutzt sie seit 65 Jahren innovative Technologien, um ihren Kunden maßgeschneiderte Lösungen für ihre individuellen Bedürfnisse zu bieten.
Spezialist für Reprographie und Mikrofilm
Das Unternehmen wurde 1958 in Köln als deutsche Niederlassung der Schweizer ALOS AG gegründet. Die Marke ALOS steht seit 1946 für die schnelle und einfache Bereitstellung großer Datenmengen auf kleinstem Raum. Was mit der Herstellung und dem Vertrieb von Maschinen für die Reproduktion – analogen Vorläufern von Kopiergeräten – begann, entwickelte sich mit dem technologischen Fortschritt zu einem bedeutenden Anbieter modernster Digitalisierungslösungen auf dem deutschen Markt. Den Kern des Angebots bildeten zunächst eigene feinmechanisch-optische Reproduktionsgeräte. Mit ihnen konnten im analogen Zeitalter Bilder und Dokumente vervielfältigt, vergrößert oder verkleinert werden. Das Medium diente vor allem der Archivierung von Dokumenten, denn die Filmspulen – oft im 16-mm- oder 35-mm-Format – galten als langlebiges analoges Speichermedium.
ALOS entwickelte sich bald auch zu einem bedeutenden Handelsunternehmen in der Mikrofilmbranche und vertrieb erfolgreich Filmmaterial und Systeme namhafter internationaler Hersteller für die Verfilmung und das Auslesen von Mikrofilmen.
Aufbruch ins digitale Zeitalter
Nach dem Bezug des heutigen Firmensitzes in Köln-Lövenich im Jahr 1986 folgte bald der Siegeszug der digitalen Technologien. Die ALOS GmbH nahm optische Speicherplatten in ihr Portfolio auf und präsentierte Anfang der 90er Jahre mit ALOSVIEW ein elektronisches Ablagesystem – eine digitale Lösung, die vor allem Verwaltungen und Behörden den Einstieg in die digitale Archivierung ermöglichen sollte. Später folgte mit ALOS Scan eine selbst entwickelte Scan-Workflow-Lösung, die bis heute in unzähligen Unternehmen das Auslesen und Indexieren gescannter Belege automatisiert und die erfassten Daten an nachgelagerte Systeme und Prozesse übergibt. Neben dem neuen Geschäftsfeld des digitalen Dokumentenmanagements stieg ALOS auch in die Hardware-Distribution ein und vertreibt seitdem Scanner verschiedener Hersteller.
Maßgeschneiderte Lösungen und Services
Heute begeistert das Kölner Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden vor allem mit seinen intelligenten Capture-Lösungen einschließlich vollautomatisierter Workflows und modernen DMS/ECM-Lösungen Kunden jeder Größe. Bisher papierbasierte Geschäftsabläufe vom Posteingang über das Rechnungswesen bis hin zu Vertrieb und Kundenservice werden in digitale Prozesse überführt, beschleunigt und flexibler gemacht. Dabei heben die vielfältigen, maßgeschneiderten Service-Angebote – von der Bedarfsanalyse über das Projektmanagement bis hin zu umfassenden BPO-Services für die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – ALOS vom Wettbewerb ab. Mit professionellen Scan-Dienstleistungen und einem eigenen, zertifizierten Scan-Zentrum digitalisiert ALOS analoge Dokumente schnell und in höchster Qualität, um sie recherchier- und durchsuchbar digital zur Verfügung zu stellen.
Seit fünf Jahren ist die ALOS GmbH Teil der Kyocera-Gruppe in Deutschland. Im Verbund mit Kyocera Document Solutions, einem weltweit führenden Anbieter im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement, und dem Druckinfrastrukturspezialisten AKI erhalten Kunden von der Informationserfassung über die -verarbeitung bis hin zum Output-Management alles aus einer Hand. Unter dem gemeinsamen Leistungsversprechen „Making information faster“ werden Informationsprozesse in Unternehmen und Behörden so nachhaltig, sicher und schnell.
Immer wieder kommt die Frage auf ob ein Dokumenten-Management-System (DMS) benötigt wird.
Oft ist diese Frage rein rhetorisch. Denn sobald Unternehmen über den Sinn oder Unsinn eines DMS nachdenken, sind sie meist schon an einem Punkt angekommen, an dem sie nicht umhinkönnen, ein DMS anzuschaffen. Die Frage dient nur der Absicherung, ob auch Dritte derselben Ansicht sind.
ür Unentschlossene wurden 10 Gründe, die für die Anschaffung eines DMS sprechen, zusammengetragen:
1. Rechtliche Vorgaben werden erfüllt
Nationale und internationale Vorschriften führen nahezu zu einem obligatorischen elektronischen Archivierungssystem.
Die Regeln der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zur Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten bestimmen unter anderem, dass Unternehmen jeglicher Größe elektronisch eingegangene Rechnungen nicht mehr in Papierform archivieren dürfen. Ein elektronisches Archiv ist daher unabdingbar.
Auf internationaler Ebene kommen die Vorschriften der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) zum Zug. Vorschriften, wie das Recht auf Vergessenwerden, Löschpflichten und Aufbewahrungsfristen können mit einem Dokumenten-Management-System spielend leicht umgesetzt werden.
2. Langwierige Suchen entfallen
Wenn Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Verträge usw. händisch eingescannt und dezentral in Ordnern abgelegt werden, kommt es häufig vor, dass Unterlagen mühsam gesucht werden müssen oder nicht gefunden werden. Die Dokumente können sich an vielen Stellen auf Systemen befinden. Womöglich verwendet jeder Mitarbeiter ein anderes Ablagesystem. Eine zentrale Suche mit Schlagworten ist nicht möglich. Mit einem DMS wird keine Zeit mehr mit unnötigen Suchen verschwendet – Dokumente können sekundenschnell im DMS wiedergefunden werden.
3. Reduzierung des Papierverbrauchs
Niemand versinkt gerne in Papierbergen. In über einem Drittel der Büros stapeln sich nach wie vor Akten auf dem Schreibtisch (AIIM, 2015). Ein großer Teil davon sind ausgedruckte Dokumente, die man angeblich so „schneller wiederfindet“.
Hier ein Rechenbeispiel, das schockiert: Angenommen ein Mitarbeiter druckt täglich 65 Seiten aus (bei der Zahl der E‑Mails und anderer Unterlagen durchaus realistisch); dann multipliziert es sich bei einem Unternehmen, das 100 Mitarbeiter beschäftigt, auf fast 1,5 Millionen Seiten pro Jahr. Legt man alle Seiten aufeinander würde sich das Papier auf fast 148 Meter stapeln. Dies entspricht fast der Höhe des Kölner Doms (157 Meter).
Durch ein DMS lassen sich digitale Dokumente immer zuverlässig und schnell finden. Die Anzahl der unnötigen Ausdrucke wird reduziert, wodurch gleichzeitig die Umwelt geschont wird. Durch die Einsparungen für die Kosten an Papier, Patronen, Kartuschen und Drucker amortisiert sich ein Dokumenten-Management-System im Nu.
4. Kosten- und Zeitersparnis
Schätzungsweise 40 bis 60 Prozent der Arbeitszeit gehen durch manuelles Dokumenten-Management verloren (Mittelstand Digital). Im Schnitt kostet die Suche nach einem einzigen Dokument 18 Minuten (IDC, 2016). Das heißt, allein die Suche nach Dokumenten macht rund 25 bis 40 Prozent der Gehaltskosten aus.
5. Dokumente stehen an mehreren Standorten zur Verfügung
„Ich kann zu Ihrem Fall leider gerade nichts sagen, die Akte liegt bei meinem Kollegen.“ Dieser Satz hat noch keinen Kunden glücklich gestimmt. Wenn die Akte im nächsten Büro liegt, ist das Problem überschaubar. Werden Dokumente aber zwischen den Büros in Köln und Berlin, oder gar international ausgetauscht, wird es schnell unübersichtlich.
Mit einem digitalen Archiv (DMS) können Mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig auf alle Unterlagen zugreifen. Die Bearbeitungszeit verkürzt sich und die Kundenzufriedenheit steigt ebenfalls an.
6. Motivierte Mitarbeiter
Kommen Ihnen diese Dokumentnamen bekannt vor: report_final_final_v3.pdf oder auswertung_neu_bearbeitet_(mitarbeiterkürzel).docx? Kein Wunder, dass da schnell mal Fehler passieren, weil Ihre Mitarbeiter im falschen Dokument arbeiten oder Informationen beim Hin- und Her-Kopieren nicht übertragen werden. Zudem macht es die Suche nach Dokumenten zeitaufwändig und häufig frustrierend.
Mit einem DMS finden Mitarbeiter Dokumente auf Knopfdruck und unabhängig von Namensgebungen. Ein einziges Stichwort oder Kennung genügt, um das benötigte Dokument zu finden. Dadurch wird viel Zeit eingespart und die Fehlerhäufigkeit sinkt. Die Motivation der Mitarbeiter steigt, denn endlich kann die gewonnene Zeit für das Kerngeschäft eingesetzt werden.
7. Doppelte Erfassungen werden vermieden
Das schlimmste Szenario in der Datenverwaltung sind Parallelerfassungen (doppelte Einträge). Ohne ein zentrales Ablagesystem speichern Mitarbeiter die Unterlagen in diversen Formaten und mit unterschiedlichen Dateinamen häufig mehrfach ab, damit diese auch in anderen Zusammenhängen wiedergefunden werden können. Doppelte Registrierungen bzw. Mehrfach-Freigaben von Rechnungen und daraus resultierende Mehrfach-Überweisungen sind die Folge. Eine exakte Übersicht fehlt. Ein passendes DMS kann Abhilfe schaffen, Transparenz und Übersicht erzeugen somit Kosten reduzieren.
8. Kundenzufriedenheit steigt
Kunden erwarten schnelle Reaktionszeiten. Sie werden ungeduldig und unzufrieden, wenn langwierig richtige Vorgänge hervorgesucht werden müssen.
Mit einem DMS steigt die Kundenzufriedenheit im Handumdrehen, denn die Bearbeitungs- und Reaktionszeiten verkürzen sich eklatant. Tatsächlich wird die schnelle Reaktionszeit als der größte Vorteil von DMS-Nutzern geschätzt (AIIM, 2015).
9. Umweltschutz
Umständliches Suchen führt meist zur Duplizierung von Dokumenten und somit zu unnötigem Papierkonsum. Mit der Umsetzung eines papierarmen Büros, durch ein DMS, wird zu einer umweltgerechten Unternehmensführung beigetragen und die Umwelt nachweislich geschont.
10. Platz schaffen
Spätestens dann, wenn eine räumliche Umstrukturierung ansteht, weil die Zahl der Aktenordner erheblich zunimmt und das Archiv aus allen Nähten platzt, sollte über ein zentrales digitales Archiv nachgedacht werden. Die Digitalisierung der Dokumente schafft Platz. Der analoge Archiv-Raum kann als neues Büro, Meeting-Raum oder Ruheraum genutzt werden (Artikel auf spiegel.de).
Und wenn ein Standortwechsel ansteht bedarf es keiner Umzugskartons, die mit Aktenordnern zu füllen sind, sondern können Dokumente einfach digital transportiert werden.
Quellen
- AIIM Market Intelligence, 2015: Paper-Free Progress: measuring outcomes, Silver Spring,
- IDC, 2016: Print & Document Management in Deutschland 2016, Optimierung im Zeitalter der digitalen Transformation, Frankfurt am Main
- Mittelstand Digital, n.d: Leitfaden Enterprise Content Management, Forschungsinstitut für Rationalisierung e.V. an der RWTH Aachen, Aachen
- BITKOM: Studienbericht