Search
START TYPING AND PRESS ENTER TO SEARCH

10 Gründe für ein Dokumenten-Management-System (DMS)

Die ALOS GmbH unterstützt Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Unternehmensprozesse. Dabei entwickelt und nutzt sie seit 65 Jahren innovative Technologien, um ihren Kunden maßgeschneiderte Lösungen für ihre individuellen Bedürfnisse zu bieten.

Spezialist für Reprographie und Mikrofilm

Das Unternehmen wurde 1958 in Köln als deutsche Niederlassung der Schweizer ALOS AG gegründet. Die Marke ALOS steht seit 1946 für die schnelle und einfache Bereitstellung großer Datenmengen auf kleinstem Raum. Was mit der Herstellung und dem Vertrieb von Maschinen für die Reproduktion – analogen Vorläufern von Kopiergeräten – begann, entwickelte sich mit dem technologischen Fortschritt zu einem bedeutenden Anbieter modernster Digitalisierungslösungen auf dem deutschen Markt. Den Kern des Angebots bildeten zunächst eigene feinmechanisch-optische Reproduktionsgeräte. Mit ihnen konnten im analogen Zeitalter Bilder und Dokumente vervielfältigt, vergrößert oder verkleinert werden. Das Medium diente vor allem der Archivierung von Dokumenten, denn die Filmspulen – oft im 16-mm- oder 35-mm-Format – galten als langlebiges analoges Speichermedium.

ALOS entwickelte sich bald auch zu einem bedeutenden Handelsunternehmen in der Mikrofilmbranche und vertrieb erfolgreich Filmmaterial und Systeme namhafter internationaler Hersteller für die Verfilmung und das Auslesen von Mikrofilmen.

Aufbruch ins digitale Zeitalter

Nach dem Bezug des heutigen Firmensitzes in Köln-Lövenich im Jahr 1986 folgte bald der Siegeszug der digitalen Technologien. Die ALOS GmbH nahm optische Speicherplatten in ihr Portfolio auf und präsentierte Anfang der 90er Jahre mit ALOSVIEW ein elektronisches Ablagesystem – eine digitale Lösung, die vor allem Verwaltungen und Behörden den Einstieg in die digitale Archivierung ermöglichen sollte. Später folgte mit ALOS Scan eine selbst entwickelte Scan-Workflow-Lösung, die bis heute in unzähligen Unternehmen das Auslesen und Indexieren gescannter Belege automatisiert und die erfassten Daten an nachgelagerte Systeme und Prozesse übergibt. Neben dem neuen Geschäftsfeld des digitalen Dokumentenmanagements stieg ALOS auch in die Hardware-Distribution ein und vertreibt seitdem Scanner verschiedener Hersteller.

Maßgeschneiderte Lösungen und Services

Heute begeistert das Kölner Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden vor allem mit seinen intelligenten Capture-Lösungen einschließlich vollautomatisierter Workflows und modernen DMS/ECM-Lösungen Kunden jeder Größe. Bisher papierbasierte Geschäftsabläufe vom Posteingang über das Rechnungswesen bis hin zu Vertrieb und Kundenservice werden in digitale Prozesse überführt, beschleunigt und flexibler gemacht. Dabei heben die vielfältigen, maßgeschneiderten Service-Angebote – von der Bedarfsanalyse über das Projektmanagement bis hin zu umfassenden BPO-Services für die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen – ALOS vom Wettbewerb ab. Mit professionellen Scan-Dienstleistungen und einem eigenen, zertifizierten Scan-Zentrum digitalisiert ALOS analoge Dokumente schnell und in höchster Qualität, um sie recherchier- und durchsuchbar digital zur Verfügung zu stellen.

Seit fünf Jahren ist die ALOS GmbH Teil der Kyocera-Gruppe in Deutschland. Im Verbund mit Kyocera Document Solutions, einem weltweit führenden Anbieter im Bereich Informations- und Dokumentenmanagement, und dem Druckinfrastrukturspezialisten AKI erhalten Kunden von der Informationserfassung über die -verarbeitung bis hin zum Output-Management alles aus einer Hand. Unter dem gemeinsamen Leistungsversprechen „Making information faster“ werden Informationsprozesse in Unternehmen und Behörden so nachhaltig, sicher und schnell.

Autorin: Vere­na McKen­dry, Alos GmbH

Immer wie­der kommt die Fra­ge auf ob ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem (DMS) benö­tigt wird.

Oft ist die­se Fra­ge rein rhe­to­risch. Denn sobald Unter­neh­men über den Sinn oder Unsinn eines DMS nach­den­ken, sind sie meist schon an einem Punkt ange­kom­men, an dem sie nicht umhin­kön­nen, ein DMS anzu­schaf­fen. Die Fra­ge dient nur der Absi­che­rung, ob auch Drit­te der­sel­ben Ansicht sind.

ür Unent­schlos­se­ne wur­den 10 Grün­de, die für die Anschaf­fung eines DMS spre­chen, zusammengetragen:

1. Rechtliche Vorgaben werden erfüllt

Natio­na­le und inter­na­tio­na­le Vor­schrif­ten füh­ren nahe­zu zu einem obli­ga­to­ri­schen elek­tro­ni­schen Archivierungssystem.
Die Regeln der GoBD (Grund­sät­ze zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Büchern, Auf­zeich­nun­gen und Unter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form sowie zum Daten­zu­griff) zur Auf­be­wah­rung steu­er­recht­lich rele­van­ter elek­tro­ni­scher Daten bestim­men unter ande­rem, dass Unter­neh­men jeg­li­cher Grö­ße elek­tro­nisch ein­ge­gan­ge­ne Rech­nun­gen nicht mehr in Papier­form archi­vie­ren dür­fen. Ein elek­tro­ni­sches Archiv ist daher unabdingbar.
Auf inter­na­tio­na­ler Ebe­ne kom­men die Vor­schrif­ten der Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) zum Zug. Vor­schrif­ten, wie das Recht auf Ver­ges­sen­wer­den, Lösch­pflich­ten und Auf­be­wah­rungs­fris­ten kön­nen mit einem Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem spie­lend leicht umge­setzt werden.

2. Langwierige Suchen entfallen

Wenn Rech­nun­gen, Bele­ge, Lie­fer­schei­ne, Ver­trä­ge usw. hän­disch ein­ge­scannt und dezen­tral in Ord­nern abge­legt wer­den, kommt es häu­fig vor, dass Unter­la­gen müh­sam gesucht wer­den müs­sen oder nicht gefun­den wer­den. Die Doku­men­te kön­nen sich an vie­len Stel­len auf Sys­te­men befin­den. Womög­lich ver­wen­det jeder Mit­ar­bei­ter ein ande­res Abla­ge­sys­tem. Eine zen­tra­le Suche mit Schlag­wor­ten ist nicht mög­lich. Mit einem DMS wird kei­ne Zeit mehr mit unnö­ti­gen Suchen ver­schwen­det – Doku­men­te kön­nen sekun­den­schnell im DMS wie­der­ge­fun­den werden.

3. Reduzierung des Papierverbrauchs

Nie­mand ver­sinkt ger­ne in Papier­ber­gen. In über einem Drit­tel der Büros sta­peln sich nach wie vor Akten auf dem Schreib­tisch (AIIM, 2015). Ein gro­ßer Teil davon sind aus­ge­druck­te Doku­men­te, die man angeb­lich so „schnel­ler wiederfindet“.
Hier ein Rechen­bei­spiel, das scho­ckiert: Ange­nom­men ein Mit­ar­bei­ter druckt täg­lich 65 Sei­ten aus (bei der Zahl der E‑Mails und ande­rer Unter­la­gen durch­aus rea­lis­tisch); dann mul­ti­pli­ziert es sich bei einem Unter­neh­men, das 100 Mit­ar­bei­ter beschäf­tigt, auf fast 1,5 Mil­lio­nen Sei­ten pro Jahr. Legt man alle Sei­ten auf­ein­an­der wür­de sich das Papier auf fast 148 Meter sta­peln. Dies ent­spricht fast der Höhe des Köl­ner Doms (157 Meter).
Durch ein DMS las­sen sich digi­ta­le Doku­men­te immer zuver­läs­sig und schnell fin­den. Die Anzahl der unnö­ti­gen Aus­dru­cke wird redu­ziert, wodurch gleich­zei­tig die Umwelt geschont wird. Durch die Ein­spa­run­gen für die Kos­ten an Papier, Patro­nen, Kar­tu­schen und Dru­cker amor­ti­siert sich ein Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem im Nu.

4. Kosten- und Zeitersparnis

Schät­zungs­wei­se 40 bis 60 Pro­zent der Arbeits­zeit gehen durch manu­el­les Doku­men­ten-Manage­ment ver­lo­ren (Mit­tel­stand Digi­tal). Im Schnitt kos­tet die Suche nach einem ein­zi­gen Doku­ment 18 Minu­ten (IDC, 2016). Das heißt, allein die Suche nach Doku­men­ten macht rund 25 bis 40 Pro­zent der Gehalts­kos­ten aus.

5. Dokumente stehen an mehreren Standorten zur Verfügung

„Ich kann zu Ihrem Fall lei­der gera­de nichts sagen, die Akte liegt bei mei­nem Kol­le­gen.“ Die­ser Satz hat noch kei­nen Kun­den glück­lich gestimmt. Wenn die Akte im nächs­ten Büro liegt, ist das Pro­blem über­schau­bar. Wer­den Doku­men­te aber zwi­schen den Büros in Köln und Ber­lin, oder gar inter­na­tio­nal aus­ge­tauscht, wird es schnell unübersichtlich.
Mit einem digi­ta­len Archiv (DMS) kön­nen Mit­ar­bei­ter jeder­zeit und orts­un­ab­hän­gig auf alle Unter­la­gen zugrei­fen. Die Bear­bei­tungs­zeit ver­kürzt sich und die Kun­den­zu­frie­den­heit steigt eben­falls an.

6. Motivierte Mitarbeiter

Kom­men Ihnen die­se Doku­ment­na­men bekannt vor: report_final_final_v3.pdf oder auswertung_neu_bearbeitet_(mitarbeiterkürzel).docx? Kein Wun­der, dass da schnell mal Feh­ler pas­sie­ren, weil Ihre Mit­ar­bei­ter im fal­schen Doku­ment arbei­ten oder Infor­ma­tio­nen beim Hin- und Her-Kopie­ren nicht über­tra­gen wer­den. Zudem macht es die Suche nach Doku­men­ten zeit­auf­wän­dig und häu­fig frustrierend.

Mit einem DMS fin­den Mit­ar­bei­ter Doku­men­te auf Knopf­druck und unab­hän­gig von Namens­ge­bun­gen. Ein ein­zi­ges Stich­wort oder Ken­nung genügt, um das benö­tig­te Doku­ment zu fin­den. Dadurch wird viel Zeit ein­ge­spart und die Feh­ler­häu­fig­keit sinkt. Die Moti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter steigt, denn end­lich kann die gewon­ne­ne Zeit für das Kern­ge­schäft ein­ge­setzt werden.

7. Doppelte Erfassungen werden vermieden

Das schlimms­te Sze­na­rio in der Daten­ver­wal­tung sind Par­al­lelerfas­sun­gen (dop­pel­te Ein­trä­ge). Ohne ein zen­tra­les Abla­ge­sys­tem spei­chern Mit­ar­bei­ter die Unter­la­gen in diver­sen For­ma­ten und mit unter­schied­li­chen Datei­na­men häu­fig mehr­fach ab, damit die­se auch in ande­ren Zusam­men­hän­gen wie­der­ge­fun­den wer­den kön­nen. Dop­pel­te Regis­trie­run­gen bzw. Mehr­fach-Frei­ga­ben von Rech­nun­gen und dar­aus resul­tie­ren­de Mehr­fach-Über­wei­sun­gen sind die Fol­ge. Eine exak­te Über­sicht fehlt. Ein pas­sen­des DMS kann Abhil­fe schaf­fen, Trans­pa­renz und Über­sicht erzeu­gen somit Kos­ten reduzieren.

8. Kundenzufriedenheit steigt

Kun­den erwar­ten schnel­le Reak­ti­ons­zei­ten. Sie wer­den unge­dul­dig und unzu­frie­den, wenn lang­wie­rig rich­ti­ge Vor­gän­ge her­vor­ge­sucht wer­den müssen.

Mit einem DMS steigt die Kun­den­zu­frie­den­heit im Hand­um­dre­hen, denn die Bear­bei­tungs- und Reak­ti­ons­zei­ten ver­kür­zen sich ekla­tant. Tat­säch­lich wird die schnel­le Reak­ti­ons­zeit als der größ­te Vor­teil von DMS-Nut­zern geschätzt (AIIM, 2015).

9. Umweltschutz

Umständ­li­ches Suchen führt meist zur Dupli­zie­rung von Doku­men­ten und somit zu unnö­ti­gem Papier­kon­sum. Mit der Umset­zung eines papier­ar­men Büros, durch ein DMS, wird zu einer umwelt­ge­rech­ten Unter­neh­mens­füh­rung bei­getra­gen und die Umwelt nach­weis­lich geschont.

10. Platz schaffen

Spä­tes­tens dann, wenn eine räum­li­che Umstruk­tu­rie­rung ansteht, weil die Zahl der Akten­ord­ner erheb­lich zunimmt und das Archiv aus allen Näh­ten platzt, soll­te über ein zen­tra­les digi­ta­les Archiv nach­ge­dacht wer­den. Die Digi­ta­li­sie­rung der Doku­men­te schafft Platz. Der ana­lo­ge Archiv-Raum kann als neu­es Büro, Mee­ting-Raum oder Ruhe­raum genutzt wer­den (Arti­kel auf spiegel.de).

Und wenn ein Stand­ort­wech­sel ansteht bedarf es kei­ner Umzugs­kar­tons, die mit Akten­ord­nern zu fül­len sind, son­dern kön­nen Doku­men­te ein­fach digi­tal trans­por­tiert werden.

Quellen