Aufbewahrungsfristen nach der DSGVO

Die neue EU-Daten­schutz­grund­ver­ord­nung (DSGVO) tritt zum 25. Mai 2018 in Kraft – und bringt neue Regeln zur Ver­ar­bei­tung von per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten und Doku­ment­ty­pen mit sich. Das Recht auf Ver­ges­sen­wer­den ist eines der zen­tra­len Rech­te der DSGVO. Grund­sätz­lich gilt: Geschäfts­un­ter­la­gen müs­sen in der Regel sechs oder zehn Jah­re auf­be­wahrt wer­den. In Aus­nah­me­fäl­len kön­nen es auch 30 Jah­re oder mehr sein.

Aber wann sind Aus­nah­men gerecht­fer­tigt? Wor­an bemes­sen sich die Fristen?

Wie kann sicher­ge­stellt wer­den, dass ein Unter­neh­men Aus­kunft über die zu einer Per­son gespei­cher­ten Daten und Doku­men­te geben kann?

 

Unsere Lösung

Die DSGVO sieht eine Unter­tei­lung nach Doku­men­ten­ty­pen vor, die alle­samt bereits klas­si­fi­ziert sind – und denen gesetz­lich vor­ge­schrie­be­ne Auf­be­wah­rungs­fris­ten zuge­ord­net sind.

Alos bie­tet dar­auf basie­rend eine Lösung an: Doku­men­te im Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem (DMS) wer­den ent­spre­chend die­ser Lis­te einem Doku­men­ten­typ zuge­ord­net. Sobald die vor­ge­schrie­be­ne Auf­be­wah­rungs­frist kurz vor ihrem Ablauf­da­tum steht, wird das Doku­ment einer im Sys­tem defi­nier­ten Per­son zur Prü­fung und ggf. Löschung

Klas­si­fi­zie­rung der Dokumente

Zuord­nung des Doku­men­ten­typs im DMS

Prü­fung: Löschung oder nicht

Sie brau­chen noch Unter­stüt­zung, um für die DSGVO ange­mes­sen vor­be­rei­tet zu sein? –
Wir haben die Lösung für Ihre Doku­men­ten­ver­wal­tung.
Rechts­kon­form.
Bedie­ner­freund­lich.

Sehen Sie zu dem Thema auch unseren Webcast:

Wie lan­ge ist lang genug: Auf­be­wah­rungs­fris­ten nach der DS-GVO und deren Umsetzung

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