Methodiken: Dokumenten-Management, Workflow-Management

Verteilte Standorte

Ob in der Nie­der­las­sung, in einer Filia­le, im Home-Office oder im Außen­dienst – Mit­ar­bei­ter wol­len immer aktu­ell alle Infor­ma­tio­nen zu Auf­trä­gen, Ver­trä­gen, Pro­duk­ten sowie Kun­den und Inter­es­sen­ten abru­fen. Elek­tro­ni­sches Enter­pri­se Con­tent Manage­ment (ECM) macht das möglich.

Die Vorteile von standortunabhängigem Information Management

  • Alle Mit­ar­bei­ter haben immer top­ak­tu­ell alle benö­tig­ten Infor­ma­tio­nen zur Hand
  • Fle­xi­bles Arbei­ten auch mobil und off­line möglich
  • Die Daten­syn­chro­ni­sa­ti­on sorgt für glei­che Informationsstände
  • Stand­ortu­n­ab­hän­gi­ge Work­flow-Pro­zes­se beschleu­ni­gen Geschäftsprozesse
  • Ange­bo­te kön­nen schnel­ler erstellt und Kun­den­an­fra­gen sofort beant­wor­tet werden
  • Die Effi­zi­enz, Pro­duk­ti­vi­tät und Moti­va­ti­on der Mit­ar­bei­ter steigt
  • Schnel­le­re Abschluss­mög­lich­kei­ten erge­ben Wachstums-Chancen

Ausgangssituation: Informationsdefizite

Wenn ein Mit­ar­bei­ter nicht am Haupt­sitz in der Nähe des zen­tra­len Akten­ar­chivs sitzt, kön­nen ihn Detail­fra­gen wie zu Rech­nun­gen, Auf­trä­gen und Pro­duk­ten viel Zeit und Ner­ven kos­ten. Jedes Mal muss er eine Mail ver­fas­sen oder in der Zen­tra­le anru­fen, um ent­spre­chen­de Infor­ma­tio­nen anzu­for­dern und hof­fen, dass er die­se bes­ser heu­te als mor­gen erhält. Zwi­schen­zeit­lich muss er den Vor­gang zurück­stel­len und Inter­es­sen­ten und Kun­den ver­trös­ten. Das ist für ihn wie auch für den Rat­su­chen­den eine Zumutung.

 

Standortunabhängiges Information Management

Mit ECM ist das anders: Über Stand­ort­gren­zen hin­weg wird der Online-Zugriff auf Doku­men­te gewähr­leis­tet. Je nach Zugriffs­be­rech­ti­gung kön­nen Mit­ar­bei­ter auf Infor­ma­tio­nen im zen­tra­len elek­tro­ni­schen Archiv zugreifen.

Auch Kun­den und Lie­fe­ran­ten kön­nen aus­ge­wähl­te Doku­men­te und sie betref­fen­de Infor­ma­tio­nen über Online-Por­ta­le zugäng­lich gemacht wer­den. Hier­zu muss ledig­lich die rich­ti­ge IP-Adres­se am Cli­ent-PC kon­fi­gu­riert werden.

Archivsynchronisation über Ländergrenzen

Zusätz­lich kön­nen Archi­ve unter­schied­li­cher Stand­or­te mit­ein­an­der syn­chro­ni­siert wer­den. Anhand fein­glied­ri­ger Regeln wird bei­spiels­wei­se ein­ge­stellt, wel­che Doku­men­te eines Archivs in der Zen­tra­le bei der nächt­li­chen Syn­chro­ni­sie­rung auf das Archiv einer Nie­der­las­sung syn­chro­ni­siert werden.

Zen­tra­le und Nie­der­las­sung haben so die glei­chen Doku­men­te bei mini­ma­len Ant­wort­zei­ten und ohne Belas­tung von Stand­lei­tun­gen vor­lie­gen. Zweig­stel­len und Toch­ter­ge­sell­schaf­ten im In- und Aus­land wer­den opti­mal in das ECM integriert.

Offline-Betrieb

Genau­so las­sen sich auch mobi­le Nut­zer ein­bin­den, die off­line an Lap­tops arbei­ten. Der Außen­dienst hat dadurch immer sämt­li­che Unter­la­gen sei­ner Kun­den top­ak­tu­ell dabei. E‑Mails oder ande­re Doku­men­te, die der Außen­dienst­mit­ar­bei­ter selbst erstellt, archi­viert er in sei­nem Lap­top-Archiv. Die­se wer­den bei der nächs­ten Syn­chro­ni­sa­ti­on auto­ma­tisch in die Zen­tra­le über­tra­gen und ste­hen dort für den Innen­dienst bereit.

Dadurch, dass Innen- und Außen­dienst auf immer aktu­el­le Infor­ma­ti­ons­stän­de zugrei­fen, ver­bes­sert sich die Daten­qua­li­tät sowie Kun­den­ser­vice, ‑bin­dung und Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit wer­den erhöht.

Standortunabhängige Workflow-Prozesse

Home Offices und ande­re ent­fern­te Arbeits­plät­ze las­sen sich genau­so stand­ortu­n­ab­hän­gig ein­fach in Work­flow-Pro­zes­se ein­bin­den. Die Geneh­mi­gung von Ange­bo­ten oder die Frei­ga­be von Rech­nun­gen kann selbst off­line auf dem Lap­top erfol­gen. Bei der nächs­ten Syn­chro­ni­sa­ti­on wird der Arbeits­schritt auto­ma­tisch wie­der an die Zen­tra­le über­ge­ben und der dort zustän­di­ge Kol­le­ge vom Sys­tem zur wei­te­ren Bear­bei­tung aufgefordert.

Die Geschäfts­pro­zes­se wer­den gera­de durch das Ein­bin­den ent­fern­ter Arbeits­plät­ze und mobi­ler Anwen­der in die elek­tro­ni­schen Work­flows deut­lich beschleunigt.

Haben Sie Fragen zum Produkt? Wir beraten Sie gerne bei der Hardware-Auswahl und zu den ALOS Lösungen.

ALOS bietet weltweite Wartungs- und Supportservices für die meisten Scannermarken und -typen aus einer Hand.