Methodiken: Capturing, Dokumenten-Management

Abteilungen: Poststelle

Poststelle

Durch die zen­tra­le digi­ta­le Ein­gangs­post­be­ar­bei­tung spa­ren Sie Res­sour­cen, erhö­hen Kun­den­bin­dung, ‑ser­vice sowie ‑zufrie­den­heit und ver­bes­sern Ihre Wett­be­werbs­fä­hig­keit. ALOS bie­tet Lösun­gen für die auto­ma­ti­sier­te Erfas­sung, Vali­die­rung und Ver­tei­lung von ein­ge­hen­der Geschäfts­kor­re­spon­denz in Papier- sowie elek­tro­ni­scher Form.

Die Vorteile der automatisierten Posteingangsbearbeitung

  • Platz­erspar­nis durch elek­tro­ni­sche Archi­vie­rung der Eingangspost
  • Pro­zess­be­schleu­ni­gung bei redu­zier­ter Ressourcenbindung
  • Kos­ten­er­spar­nis­se durch auto­ma­ti­sier­te Daten­ex­trak­ti­on und Validierung
  • Höhe­re Datenqualität
  • Rele­van­te Zeit­er­spar­nis­se durch auto­ma­ti­sier­te Dokumentenverteilung
  • Ver­bes­ser­te Aus­kunfts­be­reit­schaft der Fachabteilungen
  • Erhöh­te Kun­den­bin­dung und Kundenzufriedenheit

Ausgangssituation: Manuelle Posteingangsbearbeitung

In der Post­stel­le kom­men unter­schied­lichs­te Doku­men­te unsor­tiert per Post an. Die­se müs­sen in der Regel manu­ell orga­ni­siert und ein­zel­nen Fach­ab­tei­lun­gen zuge­ord­net werden.

Auch der elek­tro­ni­sche Mail-Ein­gang wächst: Ver­mehrt erhal­ten Unter­neh­men Anfra­gen per Mail oder über Online-Kon­takt­for­mu­la­re. Die­se müs­sen auf Voll­stän­dig­keit und Rele­vanz geprüft und Ver­ant­wort­li­chen in den Fach­ab­tei­lun­gen zuge­führt werden.

Scan-Lösungen

Moder­ne Hoch­leis­tungs-Doku­men­ten-Scan­ner und Scan-Stra­ßen mit Sor­tier­funk­ti­on bie­ten heut­zu­ta­ge zahl­rei­che Funk­tio­na­li­tä­ten zur auto­ma­ti­sier­ten Post­ein­gangs­be­ar­bei­tung bereits wäh­rend des Scan-Pro­zes­ses (inli­ne). Von der Umschla­ger­ken­nung und dem Aus­le­sen der Inhal­te über Imprin­ter-Funk­tio­nen bis hin zum Sor­tie­ren der digi­ta­li­sier­ten Doku­men­te in vor­de­fi­nier­te Taschen, die das Ver­nich­ten bzw. falls nötig das schnel­le Abhef­ten und Archi­vie­ren der Schrift­stü­cke nach Sach­ge­bie­ten ermöglichen.

Der Vor­teil: Muss­ten Doku­men­te frü­her lang­wie­rig sor­tiert und per Haus­post den ein­zel­nen Abtei­lun­gen geschickt wer­den, kön­nen die­se nun sofort auf benö­tig­te Infor­ma­tio­nen zugreifen.

Ausnahmebehandlung

Auf­grund auto­ma­ti­sier­ter Post­ein­gangs­ver­ar­bei­tung und schnel­le­rer Reak­tio­nen auf Pro­ble­me, Aus­nah­men oder das Feh­len von Doku­men­ten las­sen sich post­ge­steu­er­te Pro­zes­se, die frü­her Tage oder gar Wochen bean­spruch­ten, in Minu­ten abwickeln.

Digitale Mailroom-Lösungen

Auch Mails und Online-For­mu­la­re las­sen sich digi­tal mit for­mu­lar- und nicht-for­mu­lar­ba­sier­ten Aus­le­se­me­cha­nis­men in Sekun­den an jede Fach­ab­tei­lung wei­ter­ge­ben. Genau­so wer­den dezen­tral in Nie­der­las­sun­gen gescann­te oder über Inter­net­por­ta­le und Mobil­ge­rä­te ein­ge­gan­ge­ne Doku­men­te ver­ar­bei­tet. Das auto­ma­ti­sche Extra­hie­ren und Vali­die­ren von Infor­ma­tio­nen und deren Wei­ter­ga­be an die ent­spre­chen­den Work­flows opti­miert geschäfts­kri­ti­sche Prozesse.

Das Wei­ter­lei­ten von Doku­men­ten – den vor­de­fi­nier­ten Regeln ent­spre­chend – wird ratio­na­li­siert und die erfor­der­li­che Arbeit zur Kor­rek­tur nicht genau defi­nier­ba­rer Doku­men­te unter­stützt. Kri­ti­sche Anwen­dun­gen mit Kun­den­kon­takt sowie wei­te­re Abläu­fe las­sen sich genau über­wa­chen. Ihr Unter­neh­men erzielt eine schnel­le­re Infor­ma­ti­ons­ver­ar­bei­tung, stär­ke­re Kun­den­ori­en­tie­rung und die Kun­den­er­fah­rung ver­bes­sert sich.

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