Methodiken: Dokumenten-Management, Workflow-Management

Abteilungen: Personalwesen

Compliances: DSGVO

Personalabteilung

Lebens­lauf, Ver­trag, Gehalts­ab­rech­nung, Spe­sen­be­le­ge, Urlaubs­an­trag – in der Per­so­nal­ab­tei­lung fal­len rie­si­ge Men­gen an Papier­be­le­gen an. Die Her­aus­for­de­rung: Alle Doku­men­te müs­sen schnell, ver­trau­lich und abso­lut zuver­läs­sig bear­bei­tet, archi­viert und wie­der gefun­den werden.

Ihr Nutzen durch die elektronische Personalakte

  • Daten­schutz­kon­for­mer Zugriff nur für Berechtigte
  • Mehr Rechts­si­cher­heit durch Schutz gegen Dokumentenverlust
  • Arbeits­er­leich­te­rung durch schnel­len Dokumentenabruf
  • Beschleu­nig­te Pro­zes­se durch auto­ma­ti­sche Workflows
  • Mehr Ser­vice für Mit­ar­bei­ter und Management
  • Geset­zes­kon­for­me Langzeitarchivierung
  • Redu­zier­ter Platzbedarf

Die Ausgangssituation: Akten verwalten, statt Mitarbeiter zu betreuen

In vie­len Unter­neh­men ver­brin­gen Per­so­nal-Sach­be­ar­bei­ter den Groß­teil ihrer Zeit mit Papier. Denn um Mit­ar­bei­ter opti­mal zu betreu­en, ist der Zugriff auf ihre voll­stän­di­ge Per­so­nal­ak­te zwin­gend not­wen­dig. Ver­set­zun­gen, Beför­de­run­gen oder aber auch Arbeits­rechts­strei­tig­kei­ten kön­nen sonst schnell Pro­ble­me berei­ten. Kein Wun­der, dass die digi­ta­le Per­so­nal­ab­tei­lung in spe in Zei­ten von Kos­ten­druck und Per­so­nal­ab­bau ihre papier­ge­bun­de­nen Pro­zes­se überprüft.

Die elektronische Personalakte

Das elek­tro­ni­sche Per­so­nal­ar­chiv ermög­licht das Auto­ma­ti­sie­ren vie­ler Rou­ti­ne­pro­zes­se im betrieb­li­chen Per­so­nal­we­sen. Die Arbeit wird durch den Abruf gesuch­ter Doku­men­te auf Knopf­druck effi­zi­en­ter – unab­hän­gig ob Recrui­t­ing, Betreu­ung, För­de­rung oder Gehaltsabrechnung.

Gesetzeskonforme, sicher Langzeitarchivierung

Eine wach­sen­de Zahl natio­na­ler und inter­na­tio­na­ler Geset­ze ver­langt die lang­fris­tig siche­re Auf­be­wah­rung von Per­so­nal­da­ten und ‑doku­men­ten. Doku­men­te wer­den per Netz­werk-Scan­ner oder Doku­men­ten-Scan­ner erfasst und mit­tels OCR klas­si­fi­ziert. Mit der elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ak­te lässt sich die Archi­vie­rung nach vor­ge­ge­be­nen Kri­te­ri­en auto­ma­ti­sie­ren. Berech­tig­te kön­nen über Jah­re alle Doku­men­te sofort ein­se­hen. Büro- und Lager­raum wer­den ein­ge­spart, denn in der Regel ent­fällt die Abla­ge von Schrift­stü­cken in Ord­nern und Aktenschränken.

Informationsabruf: Datenschutzkonform, sicher und effizient

Indi­vi­du­el­le Zugriffs­rech­te ermög­li­chen den Zugang auch nur zu Tei­len von Per­so­nal­do­ku­men­ten. Alle Pro­zes­se wer­den so stets daten­schutz­kon­form abge­wi­ckelt. Rou­ti­ne­pro­zes­se las­sen sich durch ein­fach bedien­ba­re, elek­tro­ni­sche Work­flows wie zur Geneh­mi­gung von Urlaubs­an­trä­gen, bezahl­tem / unbe­zahl­tem Frei­zeit­aus­gleich, Über­stun­den etc., erheb­lich beschleu­ni­gen. Dazu wer­den die Unter­la­gen auto­ma­tisch an den rich­ti­gen Ansprech­part­ner im digi­ta­len Unter­neh­men zur Frei­ga­be weitergeleitet.

Pro­to­koll­funk­tio­nen iden­ti­fi­zie­ren umge­hend Eng­päs­se im Sys­tem. Befin­den sich alle Doku­men­te im zen­tra­len elek­tro­ni­schen Per­so­nal­ar­chiv, erhal­ten Mit­ar­bei­ter all­ge­mei­ne Infor­ma­tio­nen zu ihrer Akte auf Knopfdruck.

Weitere Informationen

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