Methodiken: Dokumenten-Management

Abteilungen: Kundenservice

Compliances: DSGVO

Kunden-Service

Kun­den haben immer grö­ße­re Erwar­tun­gen an Lie­fer­ge­schwin­dig­keit, Pro­dukt­qua­li­tät und Aus­kunfts­be­reit­schaft. Ser­vice-Mit­ar­bei­ter sol­len Fra­gen sofort kom­pe­tent beant­wor­ten. Mit der digi­ta­len Kun­den­ak­te gestal­ten Sie Ihren Kun­den­ser­vice effi­zi­en­ter – Kun­den­bin­dung sowie ‑zufrie­den­heit steigen.

Die Vorteile der elektronischen Kundenmappe

  • Alle Kun­den­in­for­ma­tio­nen stets im Blick
  • Lücken­lo­se, sofor­ti­ge Auskunftsbereitschaft
  • Erhö­hung von Kun­den­bin­dung und ‑zufrie­den­heit
  • Moti­vier­te Mit­ar­bei­ter durch redu­zier­te Arbeitsaufwände
  • Höhe­re Wettbewerbsfähigkeit
  • Platz­erspar­nis

Ausgangssituation: Manuelle Suche nach kundenrelevanten Daten

Die Aus­kunfts­be­reit­schaft und Kom­pe­tenz des Kun­den­ser­vices hängt vom Zugriff auf rele­van­te Infor­ma­tio­nen sowie von der lücken­lo­sen Doku­men­ta­ti­on der Geschäfts­vor­gän­ge ab. Doch oft dau­ert es Tage, bis Kun­den­an­fra­gen per Post oder Mail über­haupt im Kun­den­cen­ter ein­tref­fen. Dann steht die Fra­ge fest, aber die Ant­wort dazu ist noch lan­ge nicht recherchiert.

Even­tu­ell müs­sen aus der Buch­hal­tung Akten­ord­ner oder aus dem Pro­dukt­ma­nage­ment Spe­zi­fi­ka­tio­nen ange­for­dert wer­den. Bis der Inter­es­sent oder Kun­de dann eine Ant­wort hat, kann es Tage, manch­mal Wochen dau­ern. Ähn­lich sieht es bei tele­fo­ni­schen Anfra­gen aus; statt ad hoc zu ant­wor­ten, kön­nen Mit­ar­bei­ter nur ver­su­chen, sich in müh­se­li­ger Klein­st­ar­beit schlau zu machen und dann zurückrufen.

Die elektronische Kundenakte – alles auf einen Blick

Mit der elek­tro­ni­schen Kun­den­ak­te haben Sie sofort Zugriff auf alle rele­van­ten Infor­ma­tio­nen. Um ziel­ge­nau auf ein­zel­ne Bele­ge zugrei­fen zu kön­nen, wer­den archi­vier­te Doku­men­te zum Bei­spiel auto­ma­tisch mit Kun­den­num­mer und ‑name, Betreff, Datum und Doku­ment­typ ver­schlag­wor­tet. Auf Knopf­druck kann der Kun­den­ser­vice so alle mit einer Kun­den­num­mer ver­se­he­nen Doku­men­te aufrufen.

Er sieht z. B. den gesam­ten Mail-Ver­kehr mit Anhän­gen und den Bestell­vor­gang mit sei­ner kom­plet­ten His­to­rie. Damit ist er sich sicher, dass er kein Detail in einem Vor­gang über­sieht oder ihm ein wich­ti­ges Doku­ment fehlt. Ein Ser­vice, der durch sei­ne Kom­pe­tenz und Schnel­lig­keit überzeugt.

Informationen für Kunden im Selbst-Service

Durch das Inter­net ver­wöhnt erwar­ten Kun­den, auch eigen­stän­dig auf ihre Doku­men­te wie aktu­el­le Bestell­vor­gän­ge, Bele­ge, Ser­vice- und War­tungs­be­rich­te zugrei­fen zu kön­nen. Mit dem elek­tro­ni­schen Kun­den­ar­chiv lässt sich die­ser Wunsch erfül­len. Stel­len Sie jedem Kun­den sei­ne Doku­men­te per Inter­net pass­wort­ge­schützt zur Verfügung.

Der Kun­de kann sie so eigen­stän­dig abru­fen und Ihr Kun­den­cen­ter wird zusätz­lich entlastet.

Haben Sie Fragen zum Produkt? Wir beraten Sie gerne bei der Hardware-Auswahl und zu den ALOS Lösungen.

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