Die Vorteile der elektronischen Kundenmappe
- Alle Kundeninformationen stets im Blick
- Lückenlose, sofortige Auskunftsbereitschaft
- Erhöhung von Kundenbindung und ‑zufriedenheit
- Motivierte Mitarbeiter durch reduzierte Arbeitsaufwände
- Höhere Wettbewerbsfähigkeit
- Platzersparnis
Ausgangssituation: Manuelle Suche nach kundenrelevanten Daten
Die Auskunftsbereitschaft und Kompetenz des Kundenservices hängt vom Zugriff auf relevante Informationen sowie von der lückenlosen Dokumentation der Geschäftsvorgänge ab. Doch oft dauert es Tage, bis Kundenanfragen per Post oder Mail überhaupt im Kundencenter eintreffen. Dann steht die Frage fest, aber die Antwort dazu ist noch lange nicht recherchiert.
Eventuell müssen aus der Buchhaltung Aktenordner oder aus dem Produktmanagement Spezifikationen angefordert werden. Bis der Interessent oder Kunde dann eine Antwort hat, kann es Tage, manchmal Wochen dauern. Ähnlich sieht es bei telefonischen Anfragen aus; statt ad hoc zu antworten, können Mitarbeiter nur versuchen, sich in mühseliger Kleinstarbeit schlau zu machen und dann zurückrufen.
Die elektronische Kundenakte – alles auf einen Blick
Mit der elektronischen Kundenakte haben Sie sofort Zugriff auf alle relevanten Informationen. Um zielgenau auf einzelne Belege zugreifen zu können, werden archivierte Dokumente zum Beispiel automatisch mit Kundennummer und ‑name, Betreff, Datum und Dokumenttyp verschlagwortet. Auf Knopfdruck kann der Kundenservice so alle mit einer Kundennummer versehenen Dokumente aufrufen.
Er sieht z. B. den gesamten Mail-Verkehr mit Anhängen und den Bestellvorgang mit seiner kompletten Historie. Damit ist er sich sicher, dass er kein Detail in einem Vorgang übersieht oder ihm ein wichtiges Dokument fehlt. Ein Service, der durch seine Kompetenz und Schnelligkeit überzeugt.
Informationen für Kunden im Selbst-Service
Durch das Internet verwöhnt erwarten Kunden, auch eigenständig auf ihre Dokumente wie aktuelle Bestellvorgänge, Belege, Service- und Wartungsberichte zugreifen zu können. Mit dem elektronischen Kundenarchiv lässt sich dieser Wunsch erfüllen. Stellen Sie jedem Kunden seine Dokumente per Internet passwortgeschützt zur Verfügung.
Der Kunde kann sie so eigenständig abrufen und Ihr Kundencenter wird zusätzlich entlastet.