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e‑Akte

Durch die e‑Akte redu­ziert sich der manu­el­le Auf­wand bei der Erstel­lung, Suche und Abla­ge von Dokumenten.

Das digitale Gegenstück zur Papierakte

Ähn­lich wie bei der klas­si­schen Papier­ak­te wer­den in der elek­tro­ni­schen Akte ver­schie­de­ne Doku­men­te zu einem Vor­gang, einem Kun­den oder Lie­fe­ran­ten gesam­melt. Die Art des Doku­ments macht hier jedoch kei­nen Unter­schied: Es kön­nen sowohl Schrift­stü­cke, Bil­der, Noti­zen, Vide­os als auch Ton­auf­zeich­nun­gen abge­legt wer­den. Wenn nötig, kön­nen die­se auch mit einer digi­ta­len Signa­tur ver­se­hen werden.

Die e‑Akte sowie das dahin­ter­lie­gen­de Archiv- und/oder Doku­men­ten-Manage­ment-Sys­tem wird stets an die Bedürf­nis­se des jewei­li­gen Unter­neh­mens und der ein­zel­nen Abtei­lun­gen ange­passt. So kön­nen Doku­men­te, die bei­spiels­wei­se sen­si­ble Daten ent­hal­ten nur bestimm­ten Nut­zer­grup­pen zugäng­lich gemacht werden.

Die Vorteile der E‑Akte

  • Welt­wei­ter Zugriff auf die Akten – und das rund um die Uhr.
  • Doku­men­te kön­nen ein­fach abge­legt und auf Knopf­druck gefun­den werden.
  • Daten­schutz­kon­for­mes Arbei­ten: Akten sind vor unbe­rech­tig­tem Zugriff und Ver­lust geschützt.
  • Revis­si­ons­si­cher­heit durch Berück­sich­ti­gung von Lösch- und Aufbewahrungsfristen.
  • Erhöh­te Mit­ar­bei­ter­mo­ti­va­ti­on durch über­sicht­li­che Abla­ge­sys­te­me, kur­ze Such­zei­ten und gerin­ge­re Arbeitsbelastung.
  • Res­sour­cen-scho­nend: Die e‑Akte spart Platz, Zeit und Geld.

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