ALOS Scan – 3 Vorteile der digitalen Postverteilung
Erfolgt die Postverteilung in Ihrem Unternehmen noch manuell? In unserem Online-Seminar stellen wir Ihnen die Vorteile eines digitalisierten Posteingangs vor.
Sie sparen Zeit
Neben dem Zeitverlust durch die manuelle Postverteilung, können analoge Prozesse auch zu problematischen Verzögerungen bei der Weiterleitung wichtiger Dokumente führen.
Mit unserer hauseigenen Software ALOS Scan wird die Verteilung und Archivierung von Dokumenten in Ihrem digitalen Posteingang durch automatisierbare Workflows gesteuert. Eine eingescannte Rechnung kann somit innerhalb kürzester Zeit von den zuständigen Kolleg:innen bearbeitet werden.
Sie vermeiden Fehler
Die manuelle Bearbeitung des Posteingangs kann fehleranfällig sein. Ein Brief landet auf dem Schreibtisch der falschen Person, ein Dokument bleibt wegen Urlaubs liegen und wird nicht an die zuständige Vertretung weitergeleitet.
Auch hier hilft die Umstellung auf einen digitalen Posteingang. Dieser lässt sich mit anderen Systemen wie SAP oder Microsoft Office 365 verknüpfen. Dokumente werden direkt beim Scannen klassifiziert und ihren Projekten und Empfängern zugeordnet.
Sie arbeiten revisionssicher
Sie führen Ihre Akten in einem Papierarchiv, weil die Ablage Ihrer Dokumente gesetzlichen Vorgaben entsprechen muss? Mit der revisionssicheren Archivierung von ALOS Scan ist sichergestellt, dass die Dokumentenablage den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Nachrichten werden unveränderbar gespeichert, so dass auf frühere Versionen einer Nachricht zugegriffen werden kann und Zugriffs- und Änderungsprotokolle aufgezeichnet werden.
Sie möchten wissen, wie Sie Ihren Posteingang digitalisieren können? Wir zeigen Ihnen in unserem Webcast, wie Sie ALOS Scan schnell und einsteigerfreundlich in Ihr Unternehmen integrieren können.
Moderatoren
• Matthias Walther
• Alexander Havenstein
Die ALOS GmbH ist Teil der Kyocera Document Solutions Gruppe.