Die wichtigste Komponente für ein jedes Projekt à la ALOS ist das sogenannte Pflichtenheft. Ein japanisches Sprichwort besagt: „Willst Du besonders schnell sein, gehe einen Schritt zurück.“ Dies gilt auch für das Projektmanagement: Ohne einen Plan und dem Blick für das „große Ganze“ ist ein Projekt schnell zum Scheitern verurteilt.
Quelle: http://www.project-performance-index.de/
In unserer sich gefühlt immer schneller drehenden Business-Welt wird der Eindruck immer stärker, dass auch Applikationen für die Digitalisierung mit einem Touch installiert sind und sogleich die Anforderungen des Kunden richtig und vollständig erfüllen. Dass hier der Wunsch oft Vater des Gedankens ist, zeigt sich dann in der Praxis. ALOS verspricht an der Stelle allerdings keine utopischen Umsetzungszeiten, nur um den Kunden damit für sich zu gewinnen, sondern zeigt realistische Implementierungspläne mit unterschiedlichen Milestones.
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Gerade bei komplexeren Projekten gilt die alte Schule zur Umsetzung von Software-Projekten. Diese umfasst:
- Erstellung des Lastenhefts
- Konkrete Aufwandschätzung
- Erstellung eines Pflichtenheftes
- Abnahme des Pflichtenheftes
- Terminplanung
Im Lastenheft werden alle Anforderungen an das Produkt seitens des Kunden erfasst und die Lösung skizziert. Auf dieses Lastenheft arbeitet die ALOS bereits ab dem Erstgespräch des Kunden hin, nach dem die ALOS oder der Kunde, einen detaillierten Fragebogen zu Anforderungen, Zielen und bereits vorhandener (IT-)Infrastruktur beantwortet hat. So kann der Kunde auf seinem Projektweg stets nach bestem Wissen und Gewissen beraten werden..
Ist die Lösung einmal mit dem Kunden beschlossen, erfolgt die Aufwandschätzung pro Milestone. Hier gilt: die Lösung wird im Idealfall dargelegt. Verzögerungen, gerade seitens des Kunden durch Personalengpässe, IT-Probleme oder fehlende Freigaben können dabei nur bis zu einem gewissen Grad berücksichtigt werden. Natürlich versucht ALOS, diese Herausforderungen frühzeitig zu antizipieren und mit dem Kunden gemeinsam abzufangen bzw. entsprechende Szenarien zu entwickeln.
Quelle: http://www.project-performance-index.de/
Im Pflichtenheft wird die bislang skizzierte Lösung dann im Detail beschrieben. Gleichzeitig werden hier die Verantwortlichkeiten festgelegt: Wer muss wann für welche Aufgaben zur Verfügung stehen? Welche Ressourcen werden benötigt? Und nicht zuletzt: Wer trägt für welche Aufgabe die Verantwortung?
Erst wenn das Pflichtenheft seitens des Kunden abgenommen bzw. akzeptiert wurde, kann die detaillierte Terminplanung erfolgen. Auch hier werden sowohl die Vorgaben des Kunden als auch die Möglichkeiten des Lieferanten berücksichtigt.
Erst mit Abschluss der Terminplanung beginnt die Kernumsetzung des Projektes.
Der Weg dahin ist häufig mit viel Aufwand verbunden. Software-Tools helfen lediglich bei der Projektplanung, die Koordination mehrerer Beteiligte ist immer noch „Handarbeit“ und verlangt viel Abstimmungsaufwand und Fingerspitzengefühl. Daher ist eine kontinuierliche, offene Kommunikation zwischen Kunden und Lieferant unabdingbar.
Wenn man dabei auch noch Budget überwachen muss, ist man sehr schnell mit drei Werkzeugen unterwegs.
Dies sind dann eine Projektplanungstabelle, eine Zeitplanung und die Erstellung des Pflichtenheftes mit evtl. notwendigen Details dargestellt. Dieser Aufwand im Vorlauf des Projektes wird oft unterschätzt und als nicht zwingend notwendig erachtet. Allerdings ist nur auf diese Weise ein strukturiertet Ablauf gewährleistet, in dem jeder seine Aufgabe innerhalb eines festgelegten Zeitfensters kennt.
Natürlich schützt selbst der beste Projektplan nicht vor unvorhergesehen Ereignissen (Krankheit der Mitarbeiter, technische Herausforderungen durch Alt-/Fremdsysteme etc.), die zu Verzögerungen im Projekt führen können. Daher ist es wichtig, diesen Plan im Projektverlauf stets im Auge zu behalten, auf Praxistauglichkeit zu überprüfen und gegebenenfalls nachzujustieren. Denn sowohl das Ziel des Kunden als auch des Lieferanten ist es, ein erfolgreiches Kundenprojekt innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens zu implementieren. Dabei steht Qualität jedoch immer vor Geschwindigkeit.