Wie funktioniert eigentlich das Projektmanagement bei der ALOS?

Ein japa­ni­sches Sprich­wort besagt: „Willst Du beson­ders schnell sein, gehe einen Schritt zurück.“ Dies gilt auch für das Projektmanagement.

Die wich­tigs­te Kom­po­nen­te für ein jedes Pro­jekt à la ALOS ist das soge­nann­te Pflich­ten­heft. Ein japa­ni­sches Sprich­wort besagt: „Willst Du beson­ders schnell sein, gehe einen Schritt zurück.“ Dies gilt auch für das Pro­jekt­ma­nage­ment: Ohne einen Plan und dem Blick für das „gro­ße Gan­ze“ ist ein Pro­jekt schnell zum Schei­tern verurteilt.

Quel­le: http://www.project-performance-index.de/

In unse­rer sich gefühlt immer schnel­ler dre­hen­den Busi­ness-Welt wird der Ein­druck immer stär­ker, dass auch Appli­ka­tio­nen für die Digi­ta­li­sie­rung mit einem Touch instal­liert sind und sogleich die Anfor­de­run­gen des Kun­den rich­tig und voll­stän­dig erfül­len. Dass hier der Wunsch oft Vater des Gedan­kens ist, zeigt sich dann in der Pra­xis. ALOS ver­spricht an der Stel­le aller­dings kei­ne uto­pi­schen Umset­zungs­zei­ten, nur um den Kun­den damit für sich zu gewin­nen, son­dern zeigt rea­lis­ti­sche Imple­men­tie­rungs­plä­ne mit unter­schied­li­chen Milestones.

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Gera­de bei kom­ple­xe­ren Pro­jek­ten gilt die alte Schu­le zur Umset­zung von Soft­ware-Pro­jek­ten. Die­se umfasst:

  1. Erstel­lung des Lastenhefts
  2. Kon­kre­te Aufwandschätzung
  3. Erstel­lung eines Pflichtenheftes
  4. Abnah­me des Pflichtenheftes
  5. Ter­min­pla­nung

Im Las­ten­heft wer­den alle Anfor­de­run­gen an das Pro­dukt sei­tens des Kun­den erfasst und die Lösung skiz­ziert. Auf die­ses Las­ten­heft arbei­tet die ALOS bereits ab dem Erst­ge­spräch des Kun­den hin, nach dem die ALOS oder der Kun­de, einen detail­lier­ten Fra­ge­bo­gen zu Anfor­de­run­gen, Zie­len und bereits vor­han­de­ner (IT-)Infrastruktur beant­wor­tet hat. So kann der Kun­de auf sei­nem Pro­jekt­weg stets nach bes­tem Wis­sen und Gewis­sen bera­ten werden..

Ist die Lösung ein­mal mit dem Kun­den beschlos­sen, erfolgt die Auf­wand­schät­zung pro Mile­stone. Hier gilt: die Lösung wird im Ide­al­fall dar­ge­legt. Ver­zö­ge­run­gen, gera­de sei­tens des Kun­den durch Per­so­nal­eng­päs­se, IT-Pro­ble­me oder feh­len­de Frei­ga­ben kön­nen dabei nur bis zu einem gewis­sen Grad berück­sich­tigt wer­den. Natür­lich ver­sucht ALOS, die­se Her­aus­for­de­run­gen früh­zei­tig zu anti­zi­pie­ren und mit dem Kun­den gemein­sam abzu­fan­gen bzw. ent­spre­chen­de Sze­na­ri­en zu entwickeln.

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Im Pflich­ten­heft wird die bis­lang skiz­zier­te Lösung dann im Detail beschrie­ben. Gleich­zei­tig wer­den hier die Ver­ant­wort­lich­kei­ten fest­ge­legt: Wer muss wann für wel­che Auf­ga­ben zur Ver­fü­gung ste­hen? Wel­che Res­sour­cen wer­den benö­tigt? Und nicht zuletzt: Wer trägt für wel­che Auf­ga­be die Verantwortung?

Erst wenn das Pflich­ten­heft sei­tens des Kun­den abge­nom­men bzw. akzep­tiert wur­de, kann die detail­lier­te Ter­min­pla­nung erfol­gen. Auch hier wer­den sowohl die Vor­ga­ben des Kun­den als auch die Mög­lich­kei­ten des Lie­fe­ran­ten berücksichtigt.

Erst mit Abschluss der Ter­min­pla­nung beginnt die Kern­um­set­zung des Projektes.

Der Weg dahin ist häu­fig mit viel Auf­wand ver­bun­den. Soft­ware-Tools hel­fen ledig­lich bei der Pro­jekt­pla­nung, die Koor­di­na­ti­on meh­re­rer Betei­lig­te ist immer noch „Hand­ar­beit“ und ver­langt viel Abstim­mungs­auf­wand und Fin­ger­spit­zen­ge­fühl. Daher ist eine kon­ti­nu­ier­li­che, offe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on zwi­schen Kun­den und Lie­fe­rant unabdingbar.

Wenn man dabei auch noch Bud­get über­wa­chen muss, ist man sehr schnell mit drei Werk­zeu­gen unterwegs.

Dies sind dann eine Pro­jekt­pla­nungs­ta­bel­le, eine Zeit­pla­nung und die Erstel­lung des Pflich­ten­hef­tes mit evtl. not­wen­di­gen Details dar­ge­stellt. Die­ser Auf­wand im Vor­lauf des Pro­jek­tes wird oft unter­schätzt und als nicht zwin­gend not­wen­dig erach­tet. Aller­dings ist nur auf die­se Wei­se ein struk­tu­rier­tet Ablauf gewähr­leis­tet, in dem jeder sei­ne Auf­ga­be inner­halb eines fest­ge­leg­ten Zeit­fens­ters kennt.

Natür­lich schützt selbst der bes­te Pro­jekt­plan nicht vor unvor­her­ge­se­hen Ereig­nis­sen (Krank­heit der Mit­ar­bei­ter, tech­ni­sche Her­aus­for­de­run­gen durch Alt-/Fremd­sys­te­me etc.), die zu Ver­zö­ge­run­gen im Pro­jekt füh­ren kön­nen. Daher ist es wich­tig, die­sen Plan im Pro­jekt­ver­lauf stets im Auge zu behal­ten, auf Pra­xis­taug­lich­keit zu über­prü­fen und gege­be­nen­falls nach­zu­jus­tie­ren. Denn sowohl das Ziel des Kun­den als auch des Lie­fe­ran­ten ist es, ein erfolg­rei­ches Kun­den­pro­jekt inner­halb des ver­ein­bar­ten Zeit­rah­mens zu imple­men­tie­ren. Dabei steht Qua­li­tät jedoch immer vor Geschwindigkeit.