Datenschutzhinweise für Bewerber

Stand: Mai 2022

Infor­ma­tio­nen zum Daten­schutz nach Art. 13, 14 und 21 Daten­schutz-Grund­ver­ord­nung (DSGVO) über unse­re Ver­ar­bei­tung von Bewer­ber­da­ten  

ALOS GmbH
Die­sel­stra­ße 17
50859 Köln

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber, 

wir freu­en uns über Ihr Inter­es­se an unse­rem Unter­neh­men. An die­ser Stel­le infor­mie­ren wir Sie nach den Vor­ga­ben der Art. 13, 14, und 21 DSGVO über die Ver­ar­bei­tung der von Ihnen im Rah­men des Bewer­bungs- und Ein­stel­lungs­pro­zes­ses über­mit­tel­ten sowie ggf. von uns erho­be­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten und Ihre dies­be­züg­li­chen Rech­te. 

Die­se Erklä­rung erläu­tert Fol­gen­des im Detail: 

  • war­um wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ver­ar­bei­ten und auf wel­cher Rechts­grund­la­ge 
  • wel­che per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten wir verarbeiten
  • an wen wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten wei­ter­ge­ben 
  • in wel­che Län­der Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten über­mit­telt wer­den 
  • wie lan­ge wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten auf­be­wah­ren 
  • wel­che tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Maß­nah­men wir ergrif­fen haben 

    Ver­ant­wort­li­che Stel­le im Sin­ne des Daten­schutz­rechts 

    ALOS GmbH
    Die­sel­stra­ße 17
    50859 Köln
    E‑Mail: info[at]alos.de

    Kon­takt­da­ten unse­res Daten­schutz­be­auf­trag­ten 

    Daten­schutz­be­auf­trag­ter c/o 

    Kyo­ce­ra Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land GmbH
    Otto Hahn­stras­se 12
    40670 Meer­busch  

    E‑Mail: info[at]alos.de

    War­um ver­ar­bei­ten wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten und auf wel­cher Rechts­grund­la­ge? 

    A. Ver­wal­tung Ihrer Bewer­bungs­un­ter­la­gen. Wir ver­ar­bei­ten Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten, um den jeweils bes­ten Kan­di­da­ten für eine Stel­le zu ermit­teln. Soweit dies für die Ent­schei­dung über die Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses mit uns erfor­der­lich ist, ist Rechts­grund­la­ge hier­für Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO. Im Rah­men des Bewer­bungs­pro­zes­ses möch­ten wir, Ihr Ein­ver­ständ­nis vor­aus­ge­setzt, gege­be­nen­falls Refe­ren­zen über­prü­fen. Dar­über hin­aus sehen wir uns unter Umstän­den Ihre Social-Media-Pro­fi­le sowie sons­ti­ge öffent­li­che Infor­ma­tio­nen zu Ihrer Per­son an oder füh­ren, sofern es erfor­der­lich und für die Stel­le, auf die Sie sich bewor­ben haben, rele­vant ist, eine Hin­ter­grund­prü­fung durch. Rechts­grund­la­ge ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

    B. Ein­stel­lungs­ver­fah­ren. Wenn Ihre Bewer­bung erfolg­reich ist, ver­ar­bei­ten wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten, damit wir Ihnen eine Stel­le anbie­ten, Sie ein

    Arbeits­ver­hält­nis mit uns auf­neh­men und wir Sie als neu­en Mit­ar­bei­ter begrü­ßen kön­nen. Soweit dies für die Begrün­dung eines Beschäf­ti­gungs­ver­hält­nis­ses mit uns erfor­der­lich ist, ist Rechts­grund­la­ge hier­für Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO.

    C. Künf­ti­ge Stel­len­an­ge­bo­te. Wenn wir Sie ger­ne über künf­ti­ge Stel­len­an­ge­bo­te, die zu Ihrem Pro­fil pas­sen könn­ten, infor­mie­ren möch­ten, holen wir Ihre Ein­wil­li­gung ein, um Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten für maxi­mal ein Jahr zu den Unter­la­gen neh­men zu dür­fen. Sie kön­nen die­se Ein­wil­li­gung jeder­zeit widerrufen.

    D. Recht­li­che Grün­de. Mit­un­ter müs­sen wir Ihre Daten zur Durch­set­zung oder Abwehr von Rechts­an­sprü­chen ver­wen­den oder um gel­ten­de gesetz­li­che Auf­la­gen zu erfül­len bzw. Anfra­gen von Straf­ver­fol­gungs­be­hör­den nach­zu­kom­men. Rechts­grund­la­ge ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

    Soweit wir Ihre Daten auf Grund­la­ge von unse­rem berech­tig­ten Inter­es­se ver­ar­bei­ten, haben wir eine umfas­sen­de Bewer­tung Ihrer grund­le­gen­den Rech­te und Frei­hei­ten und unse­rer berech­tig­ten Geschäfts­in­ter­es­sen vor­ge­nom­men und über­wa­chen fort­lau­fend deren Aus­ge­wo­gen­heit. Möch­ten Sie der Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten auf Basis unse­res berech­tig­ten Inter­es­ses den­noch wider­spre­chen oder möch­ten Sie eine uns erteil­te Ein­wil­li­gung mit Wir­kung für die Zukunft wider­ru­fen, lesen Sie den Abschnitt „Ihre Rech­te“ unten.

    Soweit wir Ihre Daten auf Grund­la­ge von unse­rem berech­tig­ten Inter­es­se ver­ar­bei­ten, haben wir eine umfas­sen­de Bewer­tung Ihrer grund­le­gen­den Rech­te und Frei­hei­ten und unse­rer berech­tig­ten Geschäfts­in­ter­es­sen vor­ge­nom­men und über­wa­chen fort­lau­fend deren Aus­ge­wo­gen­heit. Möch­ten Sie der Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten auf Basis unse­res berech­tig­ten Inter­es­ses den­noch wider­spre­chen oder möch­ten Sie eine uns erteil­te Ein­wil­li­gung mit Wir­kung für die Zukunft wider­ru­fen, lesen Sie den Abschnitt „Ihre Rech­te“ unten. 

    Wel­che Kate­go­rien per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten ver­ar­bei­ten wir? 

    Wir ver­ar­bei­ten nur Daten, die im Zusam­men­hang mit Ihrer Bewer­bung ste­hen. Dies kön­nen all­ge­mei­ne Daten zu Ihrer Per­son (Name, Anschrift, Kon­takt­da­ten), Anga­ben zu Ihrer beruf­li­chen Qua­li­fi­ka­ti­on und Schul­aus­bil­dung, Anga­ben zur beruf­li­chen Wei­ter­bil­dung sowie ggf. wei­te­re Daten sein, die Sie uns im Zusam­men­hang mit Ihrer Bewer­bung übermitteln.

    Quel­len der Daten 

    Neben den Daten, die Sie uns zur Ver­fü­gung gestellt haben, ver­ar­bei­ten wir gege­be­nen­falls per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zu Ihrer Per­son, die wir über fol­gen­de Quel­len erhal­ten: 

    • Infor­ma­tio­nen von Refe­ren­zen zu Cha­rak­ter und/oder Leis­tun­gen 
    • Ergeb­nis­se öffent­li­cher Stel­len von Hin­ter­grund­über­prü­fun­gen 
    • Infor­ma­tio­nen aus Eignungstests/Assessments von den aus­füh­ren­den Part­nern 
    • per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten, die auf Ihren Social Media-Kon­ten öffent­lich sind sowie ande­re öffent­lich zugäng­li­che Infor­ma­tio­nen über Sie  

    An wen geben wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten wei­ter? 

    Die Wei­ter­ga­be Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten erfolgt aus­schließ­lich an: 

    • Mit­ar­bei­ter von ALOS und der mit uns ver­bun­de­nen KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land GmbH, die direkt in Ihren Bewer­bungs­pro­zess invol­viert sind, das umfasst Mit­ar­bei­ter von HR, Per­so­nen, die Ein­stel­lungs­ge­sprä­che füh­ren, Mana­ger aus dem ein­stel­len­den Geschäftsbereich

    • Mit Ihrer Ein­wil­li­gung kön­nen wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten an unse­re Kon­zern­ge­sell­schaft wei­ter­ge­ben, wenn Ihr Bewer­ber­pro­fil zu einer dort offe­nen Stel­le passt

    • Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten wer­den in unse­rem Auf­trag auf Grund­la­ge von Auf­trags­ver­ar­bei­tungs­ver­trä­gen nach Art. 28 DSGVO ver­ar­bei­tet. Hier­bei stel­len wir sicher, dass die Ver­ar­bei­tung im Ein­klang mit den Vor­ga­ben der DSGVO erfolgt. Daten­emp­fän­ger sind in die­sem Fall Anbie­ter von Bewer­ber­ma­nage­ment­sys­te­men sowie Unter­neh­men, die für uns Assessments/Eignungstests durch­füh­ren, sofern dies Teil des Bewer­bungs­ver­fah­rens ist

    • Gege­be­nen­falls geben wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten an Ihr(e) ehe­ma­li­gen Arbeit­ge­ber als Refe­ren­zen oder ande­re Refe­ren­zen wei­ter, sofern Sie dem zuge­stimmt haben

    • Wenn Ihre Bewer­bung bei uns erfolg­reich war, geben wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten auch an poten­zi­el­le inter­ne Kun­den und IT-Mit­ar­bei­ter von ALOS und der KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons Deutsch­land GmbH wei­ter, um Ihren Arbeits­be­ginn vorzubereiten

    • Wenn Ihre Bewer­bung bei uns erfolg­reich war, geben wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten an öffent­li­che Stel­len wei­ter, die den Hin­ter­grund eines Bewer­bers prüfen

    • Wenn wir auf­grund von Geset­zen, Vor­schrif­ten oder Gerichts­be­schluss zur Offen­le­gung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ermäch­tigt oder ver­pflich­tet sind, geben wir die­se im Ein­klang mit dem jewei­li­gen Gesetz, der jewei­li­gen Vor­schrift bzw. dem jewei­li­gen Gerichts­be­schluss weiter.

    Wo wer­den Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ver­ar­bei­tet 

    Die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten erfolgt aus­schließ­lich inner­halb der EU und dem Euro­päi­schen Wirt­schafts­raum.  

    Wie lan­ge bewah­ren wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten auf? 

    Ver­wal­tung Ihrer Bewer­bungs­un­ter­la­gen. Wir spei­chern Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten solan­ge dies für die Ent­schei­dung über Ihre Bewer­bung erfor­der­lich ist. Wir löschen Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten bzw. Bewer­bungs­un­ter­la­gen nach maxi­mal 6 Mona­ten nach Abschluss des Bewer­bungs­ver­fah­rens (zB. Nach Bekannt­ga­be der Absa­ge­ent­schei­dung), sofern nicht eine län­ge­re Spei­che­rung recht­lich erfor­der­lich oder zuläs­sig ist. 

    Wir spei­chern Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten dar­über hin­aus nur, soweit dies gesetz­lich oder im kon­kre­ten Fall zur Gel­tend­ma­chung, Aus­übung oder Ver­tei­di­gung von Rech­ten für die Dau­er eines Rechts­streits erfor­der­lich ist. 

    Ein­stel­lungs­ver­fah­ren. Habe sie sich erfolg­reich bewor­ben und wur­den ein­ge­stellt, spei­chern wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten soweit erfor­der­lich und zuläs­sig in unse­ren Per­so­nal­ak­ten. Die­se wer­den in Über­ein­stim­mung mit den Auf­be­wah­rungs­fris­ten in unse­rer Daten­schutz­richt­li­nie auf­be­wahrt. 

    Künf­ti­ge Stel­len­an­ge­bo­te. Wenn Sie einer Auf­be­wah­rung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten für künf­ti­ge Stel­len­an­ge­bo­te zustim­men, neh­men wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten für maxi­mal ein Jahr nach Abschluss des Bewer­bungs­ver­fah­rens zu den Unter­la­gen. 

    Ihre Rechte 

    Wir möch­ten Sie über Ihre gesetz­li­chen Rech­te als von einer Daten­ver­ar­bei­tung betrof­fe­nen Per­son infor­mie­ren. 

    Recht auf Aus­kunft nach Art. 15 DSGVO Sie haben das Recht dar­über infor­miert zu wer­den, ob wir Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ver­ar­bei­ten und in wel­chem Umfang. 

    Recht auf Berich­ti­gung nach Art. 16 DSGVO Sie haben das Recht, die unver­züg­li­che Berich­ti­gung oder Ergän­zung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von uns zu ver­lan­gen, sofern die ver­ar­bei­te­ten per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten, die Sie betref­fen, unrich­tig oder unvoll­stän­dig sind. Wenn Sie bei uns ein Kon­to ein­ge­rich­tet haben, dann haben Sie die Mög­lich­keit, Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten selbst zu berich­ti­gen oder zu ergän­zen.  

    Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO Sie haben das Recht, die unver­züg­li­che Löschung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von uns zu ver­lan­gen. Die­ses Recht ist auf bestimm­te Grün­de begrenzt, bei­spiels­wei­se wenn Sie Ihre Ein­wil­li­gung zur Ver­ar­bei­tung wider­ru­fen oder ihr wider­spre­chen und unser berech­tig­tes Inter­es­se an der Ver­ar­bei­tung nicht über­wiegt. Wenn Sie bei uns ein Benut­zer­kon­to haben, kön­nen Sie die­ses in der Regel selbst löschen. Dabei wer­den Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten voll­stän­dig und dau­er­haft gelöscht. 

    Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung nach Art. 18 DSGVO Sie haben das Recht, von uns die Ein­schrän­kung der Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten aus bestimm­ten Grün­den zu ver­lan­gen. Dies sind: (1) die von Ihnen gefor­der­te Über­prü­fung der Rich­tig­keit Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten dau­ert Ihnen zu lan­ge; (2) anstel­le der Löschung unrecht­mä­ßig ver­ar­bei­te­ter Daten for­dern Sie deren ein­ge­schränk­te Ver­ar­bei­tung; (3) Sie benö­ti­gen per­so­nen­be­zo­ge­ne Daten für Gerichts­ver­fah­ren oder (4) wir über­prü­fen, ob unser recht­mä­ßi­ges Inter­es­se an der Ver­ar­bei­tung Ihren Wider­spruch über­wiegt. 

    Recht auf Mit­tei­lung nach Art. 19 DSGVO Wir sind ver­pflich­tet, allen Emp­fän­gern, denen Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten offen­ge­legt wur­den, mit­zu­tei­len, wenn Sie Ihr Recht auf Berich­ti­gung, Löschung oder Ein­schrän­kung gegen­über uns gel­tend gemacht haben. 

    Daten­über­trag­bar­keit nach Art. 20 DSGVO Sie haben das Recht, Ihre uns über­las­se­nen per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten von uns in einem struk­tu­rier­ten, gän­gi­gen und maschi­nen­les­ba­ren For­mat anzu­for­dern, um sie an ande­re Dienst­leis­ter wei­ter­zu­ge­ben.  

    Recht auf Beschwer­de nach Art. 77 DSGVO Sie haben das Recht, bei einer Daten­schutz­auf­sichts­be­hör­de Beschwer­de gegen die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten bei uns ein­zu­le­gen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten nicht recht­mä­ßig erfolgt.  

    Wider­rufs­recht nach Art. 7 DSGVO Sofern die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten auf Grund­la­ge Ihrer Ein­wil­li­gung erfolgt, haben Sie das Recht, die­se Ein­wil­li­gung jeder­zeit für die Zukunft zu wider­ru­fen. Dazu kön­nen Sie eine ent­spre­chen­de E‑Mail an unse­ren Daten­schutz­be­auf­trag­ten (sie­he oben) sen­den. Wir löschen Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten dann dau­er­haft aus unse­rer Daten­bank, sofern nicht gesetz­li­che Vor­ga­ben entgegenstehen.

    Wider­spruchs­recht nach Art. 21 DSGVO Soweit die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten zur Wah­rung berech­tig­ter Inter­es­sen erfolgt, haben Sie das Recht, der Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten durch uns jeder­zeit aus Grün­den, die sich aus Ihrer beson­de­ren Situa­ti­on erge­ben, zu wider­spre­chen. Auf­grund Ihres Wider­spruchs stel­len wir die Ver­ar­bei­tung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten ein, es sei denn, wir kön­nen zwin­gen­de berech­tig­te Grün­de gel­tend machen, die Ihre Inter­es­sen, Rech­te und Frei­hei­ten über­wie­gen, oder wir benö­ti­gen Ihre per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten für Gerichtsverfahren.

    Wir bei KYOCERA Docu­ment Solu­ti­ons ver­fü­gen über ein Netz­werk von Daten­schutz­fach­kräf­ten ein­schließ­lich Daten­schutz­be­auf­trag­te, die Ihnen bei Fra­gen gern wei­ter­hel­fen. Wenn Sie eines Ihrer Rech­te aus­üben möch­ten oder eine Fra­ge zu die­ser Daten­schutz­er­klä­rung haben, set­zen Sie sich per E‑Mail mit uns in Ver­bin­dung oder schi­cken Sie uns einen Brief. 

    Erfor­der­lich­keit der Bereit­stel­lung per­so­nen­be­zo­ge­ner Daten 

    Die Bereit­stel­lung Ihrer per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten im Rah­men des Bewer­bungs­pro­zes­ses ist weder gesetz­lich noch ver­trag­lich vor­ge­schrie­ben. Sie sind somit nicht ver­pflich­tet, Anga­ben zu Ihrer Per­son zu machen.  

    Bit­te beach­ten Sie jedoch, dass Ihrer die Bewer­bung betref­fen­den per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten für unse­re Ent­schei­dung über die Ein­stel­lung bei uns erfor­der­lich sind. Wir emp­feh­len Ihnen, im Rah­men Ihrer Bewer­bung nur sol­che per­so­nen­be­zo­ge­nen Daten anzu­ge­ben, die zur Durch­füh­rung der Bewer­bung erfor­der­lich sind.  

    Ände­run­gen an die­sem Doku­ment 

    Soll­te sich unse­re Hin­wei­se zum Daten­schutz ändern, ver­öf­fent­li­chen wir dies auf unse­rer Web­site unter Anga­be des Ände­rungs­da­tums.