Digitale Post statt Kurierchaos

Effi­zi­en­te Infor­ma­ti­ons­flüs­se sind in Ban­ken uner­läss­lich – gera­de, wenn es um sen­si­ble Doku­men­te, Kun­den­an­fra­gen oder behörd­li­che Schrei­ben geht. Die Volks­bank Raiff­ei­sen­bank Regens­burg-Schwan­dorf eG stand vor der Her­aus­for­de­rung, ihre phy­si­sche Ein­gangs­post effi­zi­ent zu digi­ta­li­sie­ren und gleich­zei­tig inter­ne Abläu­fe zu moder­ni­sie­ren. In Zusam­men­ar­beit mit ALOS wur­de eine umfas­sen­de Lösung für den digi­ta­len Post­ein­gang imple­men­tiert, die nicht nur Papier und Zeit spart, son­dern auch stra­te­gisch zur Pro­zess­op­ti­mie­rung beiträgt.

Background

Die Volks­bank Raiff­ei­sen­bank Regens­burg-Schwan­dorf eG ist mit ihren rund 230 Mit­ar­bei­ten­den ein star­ker Part­ner für Pri­vat- und Fir­men­kun­den in der Regi­on Ost­bay­ern. Die Genos­sen­schafts­bank unter­hält ein dich­tes Netz an Geschäfts­stel­len in den Land­krei­sen Regens­burg und Schwan­dorf und bie­tet neben klas­si­schen Bank­dienst­leis­tun­gen auch spe­zia­li­sier­te Lösun­gen für Ver­mö­gens­be­ra­tung, Bau­fi­nan­zie­rung und Fir­men­kun­den­ge­schäft. Neben dem Fokus auf Kun­den­nä­he spielt die inter­ne Digi­ta­li­sie­rung eine zuneh­mend wich­ti­ge Rol­le: Ziel ist es, inter­ne Pro­zes­se zu beschleu­ni­gen und Res­sour­cen effi­zi­en­ter einzusetzen.

Die Ausgangssituation

Vor der Ein­füh­rung des digi­ta­len Post­ein­gangs war die Ver­tei­lung ein­ge­hen­der Post auf­wen­dig und orts­ge­bun­den: Die Haupt­stel­le in Regens­burg und die Archiv­stel­le in Nit­ten­au lie­gen mehr als 30 Kilo­me­ter aus­ein­an­der. Doku­men­te wur­den täg­lich per Kurier trans­por­tiert, was nicht nur zeit­in­ten­siv, son­dern auch kost­spie­lig war. Beson­ders bei drin­gen­den Schrift­stü­cken – etwa Pfän­dungs­be­schlüs­sen oder Frist­sa­chen – war eine schnel­le, prä­zi­se Wei­ter­lei­tung unabdingbar.

„Die frü­he­re Arbeits­wei­se war geprägt von Medi­en­brü­chen und manu­el­ler Ver­tei­lung“, beschrei­ben Lena Drex­ler und Micha­el Mül­ler, Pro­zess- und Digi­ta­li­sie­rungs­exper­ten der Volks­bank Raiff­ei­sen­bank Regens­burg-Schwan­dorf eG, die Aus­gangs­si­tua­ti­on. Neben den Auf­wän­den war eine sol­che Vor­ge­hens­wei­se auch nicht sehr feh­ler­to­le­rant, wes­halb mehr­fa­che Über­prü­fungs­me­cha­nis­men erfor­der­lich waren, um zu ver­hin­dern, dass Pro­zes­se ins Sto­cken gera­ten. Ein ein­heit­li­ches Sys­tem zur Digi­ta­li­sie­rung und inter­nen Wei­ter­lei­tung fehl­te eben­so wie auto­ma­ti­sier­te Pro­zes­se zur Doku­men­ten­er­ken­nung und ‑zuwei­sung. Die Bank woll­te des­halb eine Lösung, die zuver­läs­sig, wirt­schaft­lich und mög­lichst auto­ma­ti­siert arbei­tet und zugleich benut­zer­freund­lich ist.

Die Lösung

Im Juli 2023 fiel der Start­schuss: Gemein­sam mit ALOS wur­de eine Lösung für den digi­ta­len Post­ein­gang kon­zi­piert. Seit­dem wird der Groß­teil der Ein­gangs­post zen­tral im Sekre­ta­ri­at der Haupt­stel­le ein­ge­scannt. Ein­zel­ne Geschäfts­stel­len digi­ta­li­sie­ren zusätz­lich auch ver­ein­zelt ein­ge­hen­de Dokumente.

Die Digi­ta­li­sie­rung erfolgt mit der bewähr­ten Scan-Work­flow-Lösung ALOS Scan die bereits vor dem Pro­jekt­start im Haus im Ein­satz war. Über intel­li­gen­te Klas­si­fi­zie­rungs­me­cha­nis­men erkennt das Sys­tem Doku­men­ten­ty­pen auto­ma­tisch, ord­net sie vor­de­fi­nier­ten Kate­go­rien zu und lei­tet sie an die zustän­di­gen Fach­ab­tei­lun­gen oder die Kun­den­be­ra­tung wei­ter. Im Fall einer unkla­ren Klas­si­fi­zie­rung erfolgt eine manu­el­le Prü­fung und Ver­tei­lung in der Archiv­stel­le. Tech­nisch gese­hen ist die Lösung mit dem inter­nen Archiv­sys­tem der Bank ver­bun­den. Rele­van­te Doku­men­te wer­den nach Bear­bei­tung revi­si­ons­si­cher archi­viert. Die gesam­te Lösung arbei­tet dabei mit mini­ma­lem manu­el­lem Auf­wand. „Das war für uns ein wesent­li­ches Kri­te­ri­um für die Ent­schei­dung zuguns­ten von ALOS“, sagt Lena Drexler.

Das Ergebnis

Die Ein­füh­rung der digi­ta­len Post­ver­tei­lung hat die inter­nen Pro­zes­se der Bank spür­bar ver­bes­sert. Kurier­fahr­ten zwi­schen den Stand­or­ten ent­fal­len weit­ge­hend, was nicht nur Zeit spart, son­dern auch die inter­nen Kos­ten deut­lich redu­ziert. Eben­so konn­te der Ver­brauch an Papier durch den voll­stän­dig digi­ta­len Work­flow gesenkt wer­den – ein Schritt, der auch zur Nach­hal­tig­keits­stra­te­gie der Bank passt.

„Mit­ar­bei­ten­de pro­fi­tie­ren von einer ein­heit­li­chen, schnel­le­ren Ver­tei­lung von Doku­men­ten“, so Drex­ler. Statt Papier­ak­ten durch das Haus zu tra­gen, erhal­ten sie rele­van­te Infor­ma­tio­nen direkt digi­tal in ihrem Fach­be­reich. Das erhöht die Reak­ti­ons­ge­schwin­dig­keit und ver­bes­sert die Bear­bei­tungs­qua­li­tät. Das ist ins­be­son­de­re bei zeit­kri­ti­schen Fäl­len von Vorteil.

Die anfäng­li­che Her­aus­for­de­rung bestand vor allem in der Fein­jus­tie­rung der OCR-Erken­nung und der Schu­lung der Mit­ar­bei­ten­den im kor­rek­ten Umgang mit der Scan­tech­nik. Denn Doku­men­te soll­ten ja pro­blem­los durch­such­bar sein und gesamt oder teil­wei­se digi­tal wei­ter ver­ar­beit­bar. Die Ein­füh­rung spe­zi­fi­scher Trenn­me­cha­nis­men im Scan­vor­gang war eben­so not­wen­dig wie das Ein­üben stan­dar­di­sier­ter Arbeits­wei­sen. Doch durch die enge Betreu­ung des Pro­jekts – intern durch das Orga-/Pro­zess­ma­nage­ment und extern durch einen ALOS-Exper­ten – konn­te die Lösung rei­bungs­los inte­griert wer­den. Die Über­gangs­pha­se von papier­nem Work­flow hin zum digi­ta­len Doku­men­ten­ma­nage­ment soll­te so rei­bungs­los wie nur eben mög­lich gestal­tet wer­den. Dazu wur­de ein Eröff­nungs­work­shop auf­ge­setzt, sodass alle Mit­ar­bei­ten­den früh ein­ge­bun­den wer­den konnten.

Fazit

Mit dem digi­ta­len Post­ein­gang hat die Volks­bank Raiff­ei­sen­bank Regens­burg-Schwan­dorf eG einen bedeu­ten­den Schritt in Rich­tung Digi­ta­li­sie­rung und Beschleu­ni­gung ihrer inter­nen Abläu­fe gemacht. Die Lösung ver­eint tech­ni­sche Zuver­läs­sig­keit mit ein­fa­cher Bedie­nung und lie­fert mess­ba­re Vor­tei­le im täg­li­chen Geschäft. Die Akzep­tanz durch die Mit­ar­bei­ten­den ist hoch – auch, weil der prak­ti­sche Nut­zen schnell sicht­bar wurde.

Für die Bank ist die ALOS-Lösung ein wich­ti­ger Schritt, bil­det sich doch ein sta­bi­les Fun­da­ment für künf­ti­ge Digi­ta­li­sie­rungs­schrit­te. Durch den modu­la­ren Auf­bau der ALOS-Sys­te­me sind Erwei­te­run­gen jeder­zeit mög­lich. Für die Volks­bank steht fest: Die Ent­schei­dung für ALOS war ein Gewinn an Effi­zi­enz, Qua­li­tät und Zukunftssicherheit.

„Dass wir heu­te den Groß­teil der Ein­gangs­post digi­tal ver­tei­len kön­nen – ohne Umwe­ge und mit mini­ma­lem Auf­wand – war für uns ein ech­ter Quan­ten­sprung.“
Lena Drex­ler, Pro­zess- und Digi­ta­li­sie­rungs­exper­tin der Volks­bank Raiff­ei­sen­bank Regens­burg-Schwan­dorf eG