Vertragsmanagement

Vertragsmanagement umfasst die Betreuung der vertraglichen Verhandlungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Diese Vertragsverantwortung wird in der Praxis als das Fundament für das betriebswirtschaftliche Handeln eines Unternehmens angesehen.

 

 

Digitale Unternehmen sammeln vertragsrelevante Dokumente in einem elektronischen Dokumenten-Ablage-System. Dafür werden Dokumente in Papierform zunächst gescannt (z.B. mittels Netzwerk-Scannern oder Dokumenten-Scannern), um anschließend mit Hilfe der OCR-Technologie klassifiziert und indiziert zu werden. Anschließend können diese elektronischen Akten an Mitarbeiter, Abteilungen oder Workflows zur weiteren Bearbeitung übergeben werden.

 

Ihr Nutzen durch elektronisches Vertragsmanagement

  • Bündelung und Management von Verträgen und zugehörigen Dokumenten in einer digitalen Akte
  • Einfache Überwachung von Laufzeiten und Kündigungsfristen mit automatischen Wiedervorlagen
  • Vertragsdetails in Sekunden finden, einsehen und bei Bedarf weiterleiten
  • Reduzierung von Risiken durch strategisches Vertragsmanagement
  • Zeit- und Kosteneinsparungen, da Sie stets alle Abrechnungszyklen und Fristen im Blick haben

 

 

 

 

Teilgebiete des Vertragsmanagements

Verträge effizient bearbeiten, versionieren und verwalten - das sind die wesentlichen Bestandteile des automatisierten Vertragsmanagements.

  • Vertrags-Controlling: Risikobewertung im Vertragswesen

  • Vertragsverwaltung: Optimierung des Vertragswesens

  • Vertragsarchivierung: unveränderbare, langfristige und revisionssichere Archivierung von vertragsrelevanten Dokumenten in elektronischen Akten

 

Beteiligte

  • Einkauf: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Lieferanten, Maklern und Partnern

  • Vertrieb: Die Möglichkeit zur Erstellung und Abwicklung von Verträgen mit Kunden 

  • Rechtsabteilung: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (wie z. B. KonTraG, Sarbanes Oxley Act oder Basel II) sowie gesellschaftsrechtlicher Vorschriften (z. B. Einhaltung von Firmenrichtlinien) im Vertragswesen 

  • Controlling: aktive Risikobewertung in Anlehnung an existierende Vertragsverhältnisse 

  • Revision: Verbesserung der Audit-Fähigkeit über existierende Verträge, sowie Transparenz aller Vertragsprozesse 

  • Geschäftsführung: Aufbau und Optimierung des internen Kontrollsystems (IKS) sowie Kostenreduzierungen auf Basis eingeschränkter und kalkulierbare Vertragsrisiken

Exemplarischer Vertragsprozess im Workflow

 

Weitere Informationen

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