Methodiken: Dokumenten-Management, Workflow-Management

Abteilungen: Vertragswesen

Vertragsmanagement

Ver­trags­ma­nage­ment umfasst die Betreu­ung der ver­trag­li­chen Ver­hand­lun­gen zwi­schen Auf­trag­ge­ber und Auf­trag­neh­mer. Die­se Ver­trags­ver­ant­wor­tung wird in der Pra­xis als das Fun­da­ment für das betriebs­wirt­schaft­li­che Han­deln eines Unter­neh­mens angesehen.

Digi­ta­le Unter­neh­men sam­meln ver­trags­re­le­van­te Doku­men­te in einem elek­tro­ni­schen Doku­men­ten-Abla­ge-Sys­tem. Dafür wer­den Doku­men­te in Papier­form zunächst gescannt (z.B. mit­tels Netz­werk-Scan­nern oder Doku­men­ten-Scan­nern), um anschlie­ßend mit Hil­fe der OCR-Tech­no­lo­gie klas­si­fi­ziert und indi­ziert zu wer­den. Anschlie­ßend kön­nen die­se elek­tro­ni­schen Akten an Mit­ar­bei­ter, Abtei­lun­gen oder Work­flows zur wei­te­ren Bear­bei­tung über­ge­ben werden.

 

Ihr Nutzen durch elektronisches Vertragsmanagement

  • Bün­de­lung und Manage­ment von Ver­trä­gen und zuge­hö­ri­gen Doku­men­ten in einer digi­ta­len Akte
  • Ein­fa­che Über­wa­chung von Lauf­zei­ten und Kün­di­gungs­fris­ten mit auto­ma­ti­schen Wiedervorlagen
  • Ver­trags­de­tails in Sekun­den fin­den, ein­se­hen und bei Bedarf weiterleiten
  • Redu­zie­rung von Risi­ken durch stra­te­gi­sches Vertragsmanagement
  • Zeit- und Kos­ten­ein­spa­run­gen, da Sie stets alle Abrech­nungs­zy­klen und Fris­ten im Blick haben

Teilgebiete des Vetragsmanagement

Ver­trä­ge effi­zi­ent bear­bei­ten, ver­sio­nie­ren und ver­wal­ten – das sind die wesent­li­chen Bestand­tei­le des auto­ma­ti­sier­ten Vertragsmanagements.

  • Ver­trags-Con­trol­ling: Risi­ko­be­wer­tung im Vertragswesen
  • Ver­trags­ver­wal­tung: Opti­mie­rung des Vertragswesens
  • Ver­trags­ar­chi­vie­rung: unver­än­der­ba­re, lang­fris­ti­ge und revi­si­ons­si­che­re Archi­vie­rung von ver­trags­re­le­van­ten Doku­men­ten in elek­tro­ni­schen Akten

Beteiligte

  • Ein­kauf: Die Mög­lich­keit zur Erstel­lung und Abwick­lung von Ver­trä­gen mit Lie­fe­ran­ten, Mak­lern und Partnern
  • Ver­trieb: Die Mög­lich­keit zur Erstel­lung und Abwick­lung von Ver­trä­gen mit Kunden
  • Rechts­ab­tei­lung: Ein­hal­tung gesetz­li­cher Vor­schrif­ten (wie z. B. Kon­TraG, Sar­ba­nes Oxley Act oder Basel II) sowie gesell­schafts­recht­li­cher Vor­schrif­ten (z. B. Ein­hal­tung von Fir­men­richt­li­ni­en) im Vertragswesen
  • Con­trol­ling: akti­ve Risi­ko­be­wer­tung in Anleh­nung an exis­tie­ren­de Vertragsverhältnisse
  • Revi­si­on: Ver­bes­se­rung der Audit-Fähig­keit über exis­tie­ren­de Ver­trä­ge, sowie Trans­pa­renz aller Vertragsprozesse
  • Geschäfts­füh­rung: Auf­bau und Opti­mie­rung des inter­nen Kon­troll­sys­tems (IKS) sowie Kos­ten­re­du­zie­run­gen auf Basis ein­ge­schränk­ter und kal­ku­lier­ba­re Vertragsrisiken

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