Typ: Dokumenten-Management, Workflow-Management

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ALOS Mailer

Die Soft­ware­lö­sung für den auto­ma­ti­sier­ten Rechnungsversand.

Aufgabenstellung / Ausgangssituation / Problemstellung

Aus­ge­hen­de Rech­nun­gen an Kun­den müs­sen in vie­len Fäl­len ein­zeln und sehr zeit­auf­wen­dig Ansprech­part­nern, exter­nen Dienst­leis­tern oder Orga­ni­sa­tio­nen zur Rech­nungs­stel­lung wei­ter­ge­lei­tet wer­den. Durch die manu­el­le Zuord­nung kön­nen Feh­ler ent­ste­hen oder unter Umstän­den not­wen­di­ge und wich­ti­ge Pro­zes­se außer Kraft gesetzt werden.

Zudem sind die Mit­ar­bei­ter, die die Zuwei­sung vor­neh­men, über­wa­chen und ver­sen­den für ande­re wich­ti­ge Auf­ga­ben blockiert.
Die Her­aus­for­de­rung liegt daher dar­in Kun­den Aus­gangs­rech­nun­gen durch einen hohen Auto­ma­ti­sie­rungs­grad auto­ma­tisch zu zustellen.

Lösung

ALOS Mai­ler prüft auto­ma­tisch nach erfolg­ter Abla­ge einer Rech­nung im Archiv­sys­tem, ob zuge­hö­ri­ge E‑Mail Adres­sen für den Kun­den hin­ter­legt sind. Dabei wer­den bis zu zwei E‑Mail Adres­sen berück­sich­tigt. Ist die Prü­fung erfolg­reich, wird die Rech­nung auto­ma­tisch per E‑Mail an den Kun­den ver­sandt. Wird kein ent­spre­chen­der Daten­satz gefun­den, erfolgt ein auto­ma­ti­scher Aus­druck auf einem Druck­sys­tem, so dass ein manu­el­ler Ver­sand auf dem Post­weg mög­lich ist.

ALOS Mai­le“ kann 30 Tage lang ohne Risi­ko in der vor­han­de­nen Sys­tem­welt getes­tet wer­den. Ledig­lich die Instal­la­ti­ons­kos­ten sind im Fal­le der Rück­ga­be zu tra­gen. Nach dem Test kann das Paket zu einem monat­li­chen Preis ab 120,- Euro ein­ge­setzt wer­den. Die Lauf­zeit wird indi­vi­du­ell vereinbart.

Vorteile

Durch die Auto­ma­ti­sie­rung des Rech­nungs­ver­san­des las­sen sich die Kos­ten an meh­re­ren Stel­len reduzieren!

Zum einen wird die wert­vol­le Zeit der Mit­ar­bei­ter nicht mehr für den Ver­sand von Rech­nun­gen unnö­tig belas­tet und redu­ziert somit indi­rekt die Mit­ar­bei­ter­kos­ten, zum ande­ren erfolgt eine dras­ti­sche Redu­zie­rung der Por­to­kos­ten im Unter­nehmen durch den auto­ma­ti­schen Ver­sand und zu guter Letzt sinkt der Papier­verbrauch und die Druck­kos­ten, da weni­ger Rech­nun­gen gedruckt werden.

Der letz­te erwähn­te Punkt ver­bes­sert zudem die Umwelt­bi­lanz des Unter­nehmens durch die ver­rin­ger­te CO2 Emis­si­on. Ein wich­ti­ger Aspekt, um die Umwelt zu schüt­zen, der für die ALOS im Mit­tel­punkt des ver­ant­wor­tungs­vol­len unter­nehmer­ischen Han­delns und Den­kens steht.

Materialien

ALOS Mailer

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ALOS bietet weltweite Wartungs- und Supportservices für die meisten Scannermarken und -typen aus einer Hand.