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Virtuelle Messe – unsere Premiere ist geschafft!

Virtuelle Messe – unsere Premiere ist geschafft!

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Autorin: Elisa Jannasch, Alos GmbH

Und die gute Nachricht gleich vorweg: Es wird nicht bei der Premiere bleiben – Folgeveranstaltungen sind bereits angedacht.

In dem letzten Beitrag habe ich die Frage thematisiert: Wie wird eine solche Messe angenommen? Ist unsere Zielgruppe überhaupt schon bereit für eine virtuelle Messe? – Diese Frage lässt sich auch jetzt nicht eindeutig beantworten. Klar ist nur, dass tatsächlich mehr Aufklärungsarbeit als bei einer herkömmlichen Messe betrieben werden muss. Und manchmal gehört dazu auch eine kleine Bedienungsanleitung. Doch die natürliche Neugier des Menschen gewinnt die Oberhand und wir konnten sowohl Kunden als auch Interessenten zur Registrierung bewegen.

Auch wenn die Kosten auf den ersten Blick niedriger zu sein scheinen, spielen die verdeckten Kosten – also die Arbeitszeiten – hier eine wesentlich höhere Rolle. Allein Erklärungen und Schulungen haben hier einen großen Zeitfaktor ausgemacht, der bei einer herkömmlichen Konferenz nicht angefallen wäre. Das eigene Erlernen eines neuen Systems kommt hinzu.

Grundsätzlich spielt es eine große Rolle, für welche Art Messesystem man sich entscheidet. Der Markt bietet etliche Full-Service-Lösungen an, die zum einen die technische Plattform, zum anderen auch die Umsetzung der inhaltlichen Vorstellungen bieten. Diese Lösungen bewegen sich im unteren 5-stelligen Euro-Bereich. Anbieter Rein technische Lösungen können für Pilotprojekte, so wie unsere Messe eines war, die bessere Wahl sein, da sie deutlich kostengünstiger sind. Nachteil: Hier sind eigene Ressourcen gefragt, der Arbeitsaufwand ist für die Gestaltung und Ausstattung der Stände, das Anlegen der Vorträge etc. doch sehr hoch. Budget und vorhandene Ressourcen spielen bei der Entscheidung also die ausschlaggebenden Rollen.

Würden wir eine solche Messe noch einmal machen? – Ja, auf jeden Fall.

  • Wir konnten unsere Besucherzahlen im Vergleich zu einer herkömmlichen Messe um den Faktor 4 steigern. Zudem decken wir einen wesentlich größeren Postleitzahlen-Bereich ab, als würde die Veranstaltung an einem einzigen Ort stattfinden. So haben sich unsere Teilnehmer über gesamt Deutschland und die Schweiz erstreckt.
  • Die Messe hat geholfen, unsere Awareness deutlich zu steigern. Die Impressionen und Klicks der verschiedenen Online-Kampagnen waren hoch und unser Vertrieb wurde aktiv auf diese Veranstaltung angesprochen.
  • Ein bekanntes Problem vieler Unternehmen: Wie erreiche ich neue, mir gänzlich unbekannte Interessenten? Mit einer analogen Veranstaltung war uns dies in der letzten Zeit nicht mehr gelungen, mit dieser digitalen Messe jedoch. Ein Drittel der Registrierten waren neue Prospects.
  • Der Arbeitsaufwand wird bei der nächsten Veranstaltung deutlich geringer ausfallen. Wir haben viel gelernt, die Systeme entwickeln sich weiter und wir haben bereits viel Vorarbeit geleistet (z. B. Stand-Design), die recycelt werden kann.

Als kleines Fazit hier einige „Lessons learned“:

  1. Bewerbung der Veranstaltung:
    Auch bei einer digitalen Veranstaltung sollte die Bewerbung ca. 6 Wochen vorher beginnen. Die wichtigsten Medien hierbei sind soziale Netzwerke wie XING. Hier eingesetztes Budget macht sich bezahlt!
    Und auch die Netzwerke der Kollegen und Partner nutzen, denn Reichweite ist hier tatsächlich Alles.
  2. Technische Umsetzung:
    Vor der Messe selbst sollte das System auf Herz und Nieren getestet werden. Schulungen mit allen Beteiligten sind unerlässlich. Und ja, es gibt dumme Fragen – aber auch die müssen ausgeräumt werden, soll die Messe reibungslos funktionieren.
    Und aus eigener bitterer Erfahrung: Die Personen, die die Messe administrieren, sollten sich am besten auf verschiedene Standorte verteilen und sich nicht alle von einem Netzwerk abhängig machen. Denn in unserem Fall ist ausgerechnet an diesem Tag das Firmennetz ausgefallen, weswegen Home Office die einzig valide Lösung war.
  3. Arbeitsaufwand:
    Der sollte in keinem Fall unterschätzt werden. Wir haben uns für ein reines Technik-Angebot entschieden und haben daher die Ausstattung und den Aufbau der Messe aus eigener Kraft geleistet. Auch aufgrund der Konstellation, dass wir etliche Mitaussteller hatten, war der Arbeitsaufwand sehr hoch. Inklusive Nachbereitung würde ich etwa 110 Arbeitsstunden schätzen, ohne die Zuarbeit der Partner und die Vorbereitung der Präsentationen einzurechnen.
  4. Agenda:
    Die Erfahrung zeigt: Eine durchgängige Moderation des Tages ist wichtig, um die Teilnehmer „bei der Stange“ zu halten und einen roten Faden durch die Veranstaltung zu ziehen. Und wichtig: Planen Sie Pausen zwischen den einzelnen Vorträgen ein, um den Sprecher Zeit zum Testen und den Zuhörer die Zeit zum Einwählen zu geben.
  5. Personalisieren:
    Man sollte sich selbst „ein Gesicht geben“. Denn ein persönlicher Eindruck senkt die Hemmschwelle zur Kontaktaufnahme und sorgt für mehr Sympathie. Eine Möglichkeit ist z.B., dass man den Avataren das Gesicht eines reellen Mitarbeiters aufsetzt (siehe oben in der Bildergalerie am Stand von ibml). Sprecher sollten mit Photo vorgestellt werden. Eventuell ist es sogar machbar, am Stand auch eine kurze Video-Begrüßungssequenz aufzunehmen und einzustellen.

Wenn auch Sie eine virtuelle Messe planen oder sich zu diesem Thema austauschen möchten, kontaktieren Sie mich gern!

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