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Digitalisierung ist kein Stückwerk

Digitalisierung ist kein Stückwerk

Autor: Stefan Luther, Alos GmbH

In fast allen Fachzeitschriften der IT-Branche erscheinen Veröffentlichungen zur Digitalisierung. Das ist sicherlich interessant, da vor allem die Branche sich untereinander sehr gut kennt und gerne rechts und links beim Wettbewerber schaut, wie er denn das Thema vorantreibt.

Gleichzeitig birgt genau das einen enormen Nachteil: Man kennt sich und dies fängt bei den Beratern an, geht über die Software-Hersteller bis zu den Systemhäusern. Und ja, Deutschland hat im Vergleich zu vielen anderen Ländern eine Menge Anbieter, die um Kunden werden.

Der Wettbewerb führt dazu, dass der Produktverkauf mehr in den Vordergrund rückt als eine Gesamtlösung. Da den Kunden der Preis ebenso wichtig ist, führt auch eine wirtschaftliche Entscheidung nicht immer zu einem ganzheitlichen Konzept; eher wird ein Stück der Digitalisierung als Teil vieler Applikationen im Unternehmen eingeführt.

Mangels Kenntnis sind die Kunden zurückhaltend und, dem Verkaufserfolg geschuldet, möchte kaum ein Unternehmen die Beratung zu einer Digitalisierung in einem Guss vor dem schnellen ROI vorweg durchführen.

Vertrauen in die Kompetenz der Mitarbeiter ist hier der Schlüssel. Aber: Wie schafft man es diese Mauer zu durchbrechen?

Das Wissen ist vorhanden!

Ihre eigenen Mitarbeiter sind die besten Berater. Bedauerlicherweise ist dieses Know-how aufgrund von Matrixorganisationen, deutliche Trennung der Zuständigkeiten bis hin zu separaten Applikationen häufig in den Hintergrund gerückt.

Ja, es gibt Ausnahmen; diese tauchen dann auch gleich in den Medien auf. Dort zeigt man publikumswirksam, wie man eine Rechnung mittels App und Foto aus dem Auto heraus zur Überweisung bringt.

Sicherlich eine riesige Innovation, aber auch dies ist nur letztendlich eine gezielte Lösung, um u.a. auch neue Kunden anzusprechen. Gleichzeit werden hierbei, speziell auf dem deutschen Markt, Kunden vergessen. Denn die gezeigte Affinität zu solchen Lösungen führt zur Begeisterung bei den meist jungen Kunden.

Gleichzeitig wirft es die Frage einer ganzen Branche auf, ob der Mensch noch für diese Arbeiten benötigt wird.

Wenn dann über Lösungen diskutiert wird, sind es genau diese Menschen, die ihr Wissen nicht preisgeben, da sie um den Verlust ihrer Arbeit fürchten. Digitalisierung ist aber kein Arbeitsplatz-Killer, Digitalisierung schafft auch neue Möglichkeiten.

WAS ALSO TUN?

In einem meiner letzten Beiträge habe ich über das Thema Ängste bei den Betroffenen gesprochen. Und das sind auch wieder nicht die Menschen, die die oben genannte Fachpresse lesen, sondern die Menschen, die sich zwangsweise damit auseinandersetzen müssen.

Im Vordergrund steht also der MENSCH.

Das mag den ein oder anderen verwundern, da ich das Thema aber nicht nur in meiner Funktion oder vielleicht gerade in meiner Funktion als Projektleiter betrachte, fällt mir immer wieder auf, wie schwer Betroffene im Umgang mit solchen neuen Lösungen umgehen können. Deshalb steht für mich immer der Mensch im Vordergrund, und dann kommt die Technik.

Also Betroffene zu Beteiligten machen, sollte der Lösungsansatz für die Digitalisierung 4.0 sein.

Natürlich kann die Technik mehr: In Japan gibt es erste Versicherungskonzerne, die keine Beratung mehr von Menschen vornehmen lassen, hier beraten „Roboterlösungen“ den Kunden. Ja, die Technik ist soweit. Aber sind wir es auch?

Für Deutschland sehe ich da noch sehr viel Arbeit vor uns, denn wer will schon vom Roboter ersetzt werden? Ganz schnell befinden wir uns dann in einem gesellschaftlichen, vielleicht sogar ethischen Zwiespalt. Dies hindert uns daran, ganzheitlich zu denken.

Dazu könnte man sehr weit ausholen, dies ist aber nicht das Ziel dieser Abhandlung. Mir ist es wichtig, dass man sich Gedanken und vielleicht ganz neue Gedanken zur Einführung von Digitalisierungslösungen im Unternehmen macht.

Zurück zu den Anfängen

Dazu gehe ich ganz bewusst einmal zu den Anfängen der IT, damals noch der elektronischen Datenverarbeitung genannt, zurück.

Ja, wir fangen ganz vorne an, bei der EVA. Jetzt fragen Sie sich, was dies mit DIGITALISIERUNG 4.0 zu tun hat. Um Digitalisierung einzuführen, muss ich verstehen, wie der Wechsel von manuellen Arbeiten vonstatten ging, wie z. B. die Bereiche EINKAUF, VERKAUF, BUCHHALTUNG durch IT-Lösungen unterstützt wurden.

Was war EVA gleich noch?

Es wurden, und das ist wichtig, zunächst DATEN verarbeitet. Seien es die Einkaufsdaten, die Verkaufsdaten oder die Daten der Buchhaltung: Sie wurden alle nach dem gleichen Prinzip behandelt. EINGABE, VERARBEITUNG, AUSGABE. Mit Informationen hatte dies noch nichts zu tun.

Später, Ende der 80er und im großem Umfang in den 90er Jahren kam die Informationstechnik. Man hatte erkannt, diese dort verarbeiteten Daten haben einen Informationsgehalt, mit dem ich mehr machen kann. Wir wissen heute, dass Daten ein großes Kapital der Firmen sind. Bei einigen Firmen sind sie sogar die Basis des unternehmerischen Handels.

Dann kamen die DMS Systeme, die Dokumenten-Management-Systeme. Man hatte erkannt, dass eine Vielzahl von Daten sich immer noch analog auf Papier durch das Unternehmen bewegte. Eine neue Programmvielfalt tat sich auf. Inzwischen haben fast alle Hersteller erkannt, ein reines Dokumenten-Management-System ist nicht der Schlüssel zur Lösung. So wurden Enterprise Content Management-Lösungen aus dem Boden gestampft. Diese ermöglichten es, zumindest innerhalb dieser Software Arbeitsschritte in Prozessen abzubilden und somit Steuerungen mit Hilfe der IT (Informationstechnik) vorzunehmen. Der Workflow in digitaler Form war geboren. All das reichte jedoch noch nicht!

Bevor ich Dokumente in digitaler Form und vor allem die darauf befindlichen Daten sinnvoll nutzen kann, muss ich diese Daten von dem Papier auslesen. Dies geschieht mit Hilfe der OCR (optical character recognition, zu Deutsch: optische Zeichenerkennung).

Jetzt entsteht langsam ein Bild: Datenextraktion, Workflow und Archivierung sind die Stichworte, die mit der Digitalisierung eingehen.

Was hat dies jetzt mit oben angesprochenen EVA zu tun? Im Kern nutzt man die EVA-Technologie natürlich auch in der Digitalisierung. Dies hat dazu geführt, dass neue Applikationen zu den zahlreich vorhandenen anderen Programmen eingeführt wurden. Oft wurde dieser Prozess durch die Platznot in den Archivräumen getrieben: Es musste also ein elektronisches Archiv her.

Bei zahlreichen Kunden erscheint dann oft, getrieben aus den Bereichen Einkauf und oder Buchhaltung, der Wunsch nach einer Anbindung der elektronischen Rechnungsverarbeitung an das Archiv.

Selbstverständlich schwankt hier die Lösungsoption von ganz klein bis ganz groß mit voll umfänglicher OCR und Bestelldatenabgleich sowie die direkte Weitergabe an die Buchhaltungs-Software.

IST DIES DIGITALISIERUNG 4.0?

Ich sage nein, dies ist eine digitale IT-Applikation. Bei einer solchen Vorgehensweise bleibt der Mehrwert auf der Strecke. Wie bei der Einführung der EDV ist es für die Digitalisierung zwingend notwendig, sich Architekten zu bedienen, die dies nicht nur aus der Sicht der IT oder aus der reinen fachlichen Sicht betrachten.

Die Komplexität ist viel höher. In der Industrie und im Produktionsbereich ist diese Erkenntnis schon lange durch Experten für Prozessautomation und -optimierung vorhanden. Die Universitäten bieten hier eine Vielzahl unterschiedlicher Studienlehrgänge an. Und auch die Lehrberufe haben in der Produktion längst die Begriffe Automation und Optimierung aufgegriffen.

Bei den kaufmännischen Abläufen in Unternehmen oder auch den Abläufen bei Versicherungen, Banken und der Verwaltung kennt man solche Funktionen kaum. Ja, die ersten haben dies erkannt und die Stelle eines Digitalisierungsbeauftragten geschaffen, der sinnvoll nahe beim CEO (Geschäftsführung oder Vorstand) und nicht beim CIO (Leiter Informationstechnik) aufgehangen ist. Dies ist aber derzeit noch die Ausnahme.

DER DIGITALISIERUNGSBEAUFTRAGE

Warum kommt dieser Rolle eine solche Bedeutung zu?

Die IT ist immer die Basis für alle Applikationen. Sie ist aber nicht mehr der Motor, sondern das Rückgrat des Unternehmens. Ohne IT kommt heute kein Unternehmen mehr aus. Selbst der Ein-Mann-Betrieb muss sich für eine optimale Abwicklung eines PCs bedienen und wenn dieser nur für den Mail-Verkehr und die Rechnungserstellung zum Einsatz kommt.

Was aber lässt ein Unternehmen pulsieren? – Die Prozesse.

Wenn die Abläufe im Unternehmen optimal gestaltet sind, bringt dies ein Maximum an Synergien. Der Service ist besser, man kann Kunden schneller bedienen, die Zahlungsabwicklung ist optimal, die Zulieferung funktioniert hervorragend und das Unternehmen hat Möglichkeiten für Innovationen. Schlichtweg, man beschäftigt sich nicht mit sich selbst, sondern bedient den Markt!

Das Stückwerk

Bisher hat man nur in Abteilungen gedacht. Sicherlich kamen dabei sehr gute Lösungen in die Praxis. Der Nachteil ist jedoch, dass man häufig nicht wusste, dass die Lösung, sprich die Software, schon da war. Dies führte dann wieder bei anderen Verantwortlichen zu dem Gedanken: Wir benötigen eine Lösung. Dabei wurde aber nicht die Investitionen geschützt, sondern parallel Lösungen eingeführt, die die gleiche Funktion haben.

Ich möchte keinen ermuntern, direkt den ganz großen Wurf der Digitalisierung zu landen. Das wird kaum gelingen. Wichtig ist die Vision: Ich muss mir darüber klar werden, wo mein Unternehmen in 5 Jahren stehen will. Erst dann kann ich den Bau meines digitalen Hauses beginnen.

Interessant hierbei ist für mich, dass Viele gar nicht wissen, dass das Fundament schon längst in Form eines elektronischen Archives vorhanden ist. Und hier und da wird auch aus Dokumenten ein digitales Dokument erstellt, nicht selten nutzt man hierzu vorhandene Multifunktionsgeräte. Vielleicht war das Personal auch schon so kreativ und hat die Dateiablage zum Archiv umfunktioniert, weil man es leid war, bei jedem Vorgang die Ordner aus dem Schrank zu holen. Häufig stimmt sich auch der Einkauf mit der Buchhaltung ab, zumal wenn Beide vielleicht das gleiche Werkzeug nutzen, sprich die identische Applikation.

Dann ist der Schritt zu einer ganzheitlichen Lösung nicht mehr weit. Mit dem Einbinden der notwendigen Schnittstellen und ein paar Tagen Dienstleistungen wird hieraus die erste durchgängige Digitalisierungslösung. In einem Workflow, den keiner merkt, weil er in der bisherigen Applikation eingebunden wird, können Rechnungen abteilungsübergreifend geprüft, freigegeben und verarbeitet werden.

Eine runde Sache.

Und, haben Sie es gemerkt? Eine ganzheitliche Lösung, wie vor den Zeiten von EVA und DIGITALISIERUNG, gelingt, wenn man ganzheitlich für das Unternehmen denkt und über Abteilungen hinweg kommuniziert. Auch wenn viele denken, die IT hat nicht die Kommunikation verboten, wir haben jetzt nur mehr Möglichkeiten.

Wenn die DIGITALISIERUNG 4.0 in Ihrem Unternehmen zum Erfolg werden soll, nutzen Sie sie, um den Grundstein zu legen für neue digitale Prozesse über Abteilungsgrenzen und Applikationszuständigkeiten hinweg. Der Erfolg wird es Ihnen bestätigen!

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