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Digitalisierung in Deutschland: Warum ist der Einheitliche AnsprechPartner – EAP – so wichtig?

Digitalisierung in Deutschland: Warum ist der Einheitliche AnsprechPartner – EAP – so wichtig?

Stefan Luther, Senior Project Manager, Alos GmbH

Die Medien führen es immer wieder aus: Deutschland muss DIGITAL werden, oder: Die digitale Transformation muss zügig vorankommen. Die Bundesregierung hat hierzu zahlreiche Maßnahmen beschlossen und fast jeder Politiker hat sich entsprechend geäußert.

Ist es richtig, diese Veränderung an der Politik festzumachen?

Ich sage nein.

Wir alle müssen uns dieser neuen Herausforderung stellen.

Deutschland steht im Allgemeinen Veränderungen skeptisch gegenüber, dies ist auch nicht falsch.

Falsch wäre nur, aus welchen Zwängen heraus auch immer, an Altem festzuhalten und sich Neuem gegenüber zu verschließen.

Ich vergleiche die Digitalisierung mit einem evolutionären Wandel in unserer Arbeitswelt.

Die Digitalisierung ist nicht ein Schritt, sondern viele ineinander greifende Aktionen. Dies wird nur selten beachtet und führt oft zu Problemen, wenn nicht sogar zum Scheitern von Projekten.

Aber warum ist das so?

Bevor ich auf das Thema genauer eingehe, möchte ich einen Vergleich wagen.

Große Bauprojekte scheinen in Deutschland fast kontinuierlich zu scheitern oder sich zeitlich zu verzögern. Eine Gemeinsamkeit haben sie in jedem Fall: Sie werden erheblich teurer als die zunächst geplanten Kosten.

Die gerade aktuell eröffnete Hamburger Elbphilharmonie ist, was die Kosten angeht, um ein Vielfaches teurer geworden, als die ursprüngliche Planung dies vorsah.

Ich möchte das nicht bewerten. Was ich aber möchte, ist, darauf hinzuweisen, dass hier eine gigantische Transformation stattgefunden.

Von einem Speichergebäude ist ein Bauwerk der Superlative entstanden mit zwei Konzertsälen, einem Hotel und Appartements.

Ein solches Vorhaben war für viele Beteiligte Neuland. Wo auf der Welt haben Ingenieure, Planer, Architekten und all die vielen Fachleute und Helfer es geschafft, aus einem Industriezweckbau ein modernes Gebäude für einen gänzlich anderen Zweck zu transformieren?

Der Wechsel von bisherigen Arbeitsweisen in eine digitale Welt ist dem gleichzusetzen!

Selbstverständlich ist das produzierende Gewerbe ohne Zweifel schon sehr wertvoll. Automatismen, Roboterunterstützung und permanente Prozessoptimierung gehören hier zum Alltag und werden durch vorhandene Experten umfänglich bedient. Aber auch hier stehen mit der Industrialisierung 4.0 Veränderungen an. Mensch und Maschine sollen sich ergänzen.

Dieses Vorgehen in der Industrie ist aber nicht mit der Digitalisierung von begleitenden Prozessen, die auch die Industrie benötigt, gleichzusetzen.

Dies sind typischerweise

  • Bestellungen
  • Auftragsabwicklungen
  • Rechnungen
  • Verwaltungsabläufe (Mitarbeitereinstellungen, Urlaubsgenehmigungen, Spesenabrechnungen etc.)

Dies Liste kann man fast unendlich fortsetzen. All das, was zu einem Geschäftsbetrieb, egal in welcher Branche und in welchem Dienstleistungssektor zählt, ist in kleine Arbeitsschritte zerlegt. Diese wiederum sind zu Prozessen zusammengefasst und verteilen sich auf diverse Abteilungen und somit ganz klar auch auf Menschen, die diese Prozesse beherrschen.

Warum ist dann der Wandel zur Digitalisierung so schwierig?

Jahrelang galt die IT-Technologie als Motor für die Optimierung der Abläufe in Unternehmen. Heute sind die täglichen Arbeitsvorgänge in allen kaufmännischen Bereichen und der Verwaltung ohne IT-Unterstützung nicht mehr zu bewältigen.

  • Aber wer kennt noch die tatsächlichen durchgängigen Arbeitsvorgänge?
  • Wie erfolgt die Abwicklung eines Auftrages?
  • Welchen Weg nehmen Rechnungen im Unternehmen?

Dies sind nur einige Beispiele von enorm vielen Arbeitsschritten in einem Unternehmen. Und was auch wichtig ist: Die Größe des Unternehmens spielt hierbei sicherlich auch eine Rolle, die eigentlichen Arbeiten bleiben gleich, entscheidend ist dann: Wie viele Bereiche sind beteiligt?

Auch wenn jetzt der Fingerzeig kommt, dies alles sei dokumentiert. Ist es das wirklich? Ja, nach den Vorgaben der Finanzbehörden sollte zumindest der Rechnungsprozess gemäß der GoBD (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und Digitalisierung) beschrieben sein. Interessant ist, dass Unternehmen dies aber immer noch vernachlässigen.

Warum ist dies so und was hat es mit der digitalen Transformation zu tun?

Die Lösungen in Form von Software-Produkten für die digitale Umsetzung wird von einer fast unüberschaubaren Zahl an Anbietern auf dem Markt gebracht, der Weg dahin ist aber völlig offen.

Zugegeben, die Lösung kann sehr einfach sein. Durch den Einkauf eines Beraters verlagere ich die Problematik nach außen. Der Berater untersucht dann gezielt für dieses eine Projekt, z.B. die elektronische Rechnungsverarbeitung, die notwendigen Arbeitsschritte und transferiert diese von der papiergebunden Verarbeitung in eine digitale Lösung. Die Transformation ist vollbracht.

Aber was bedeutet das?

  • Die Untersuchung hat nur für ein gezieltes Projekt stattgefunden.
  • Synergien, die sich rechts und links auftun, werden nicht beachtet (hierfür bekommt kein Externer Geld, folglich wird er dies nicht aufzeigen).
  • Noch schlimmer, das Wissen um den Prozess befindet sich bei den externen Unternehmen. Auch wenn diese das Projekt mit einer Dokumentation begleiten, die Details sind in den Köpfen derjenigen die das Projekt umgesetzt haben und somit nicht bei den Mitarbeitern im Unternehmen.

Ja, der Mitarbeiter oder wie er im Zeitalter von Gendering gerne mit HR (Human Ressources – Humankapital) bezeichnet wird, wurde lange Zeit als nicht so wichtig angesehen. In den 80ern gewann die IT oder damals noch EDV einen solch hohen Stellenwert, dass der Mitarbeiter in den Hintergrund gedrängt wurde.

Diese Denke holt uns nun ein.

Das Wissen ist, wenn überhaupt, nur noch in Bruchstücken im Unternehmen vorhanden. Jeder weiß ein bisschen, aber nicht Alles. Hieraus das große Ganze zu entwickeln oder zumindest ein vollständiges Puzzle der Arbeitsschritte vorliegen zu haben, ist für die digitale Transformation von elementarer Bedeutung.

Der einheitliche Ansprechpartner (EAP)

Dies hat bereits, was mich persönlich beeindruckt, die EU 2006 erkannt, als sie die Europäischen Dienstleistungsrichtlinie publiziert hat.

Ein Ergebnis aus dem EU Programm, welches bereits im Jahr 2000 im Rahmen des Lissabons Programm verabschiedet wurde, hat zum Ziel, die Entwicklung und Förderung des Binnenmarktes in der Europäischen Gemeinschaft zu stützen. Gleichzeitig sollen bürokratische Hemmnisse abgebaut werden.

Doch was hat dies mit der digitalen Transformation zu tun?

Am Jahresende habe ich mit großem Interesse im eGovernment den Artikel des EAP gelesen. Dies hat mich dazu bewegt, einmal darüber nachzudenken, warum in Projekten zur Digitalisierung und bei der Verbreitung der Digitalisierung solche Herausforderungen zu stemmen sind.

Immer wieder erlebe ich es in Projekten, dass das dedizierte Wissen über Abläufe im Unternehmen nicht bekannt ist.

Ein absolut erklärbares Phänomen, denn durch die Aufteilung der Prozesse zwischen Mensch und IT, aber auch zwischen verschiedenen Abteilungen und Zuständigen und somit wieder zwischen diesen Menschen und wieder anderer IT, will heißen: eine diverse Anzahl an Software-Applikationen, ist schlichtweg der Überblick verloren gegangen.

Und dies gilt für kleine als auch große Unternehmen.

Oft hilft da wirklich der Blick von außen, um wieder Anregungen zu geben und Synergien einzufahren.

Genau hier möchte ich wieder den EAP ins Spiel bringen.

Allen Empfehlungen zum Trotz über Matrix-Organisation, One Face to the Customer, Effizienzsteigerungen und wie sich all diese Schlagworte nennen, ein Defizit bleibt: Kaum ein Unternehmen hat an einer Stelle gebündelt den Überblick über seine Abläufe.

Und jetzt kommt die Digitalisierung und soll genau diese Prozesse transparenter, einfacher, nachvollziehbarer und nach Möglichkeit auch kostengünstig gestalten.

Dies ist dann die Quadratur des Kreises. Ein Vorhaben, was fast immer zum Scheitern verurteilt ist.

Was kann man besser machen?

Dass es auch anders geht, erlebe ich gerade in zwei Projekten. Die Leitlinie beider Unternehmen ist: Wir wollen die Digitalisierung!

In beiden Fällen wurde damit begonnen, den bestehenden Prozess, der zum Teil elektronisch, sprich über mehrere Software-Applikationen, diverse Abteilungen und somit auch über eine Vielzahl an Mitarbeitern(innen) bewegt wird, zu untersuchen.

Hierbei hat man zunächst den Prozess aus Managementsicht skizziert. Danach wurde die Dokumentation durch die operative Ebene geprüft. Mit diesen zum Teil erheblichen Abweichungen entstand ein Fachkonzept, was nun zur Umsetzung kommt.

Begleitet wurde der Prozess durch einen zentralen Verantwortlichen für die Digitalisierung, den EAP. Er diente in beiden Projekten als Bindeglied vom Management bis zur Umsetzung in den Abteilungen und wurde extern unterstützt.

Sicherlich kein Muss für alle Projekte, aber ein positives Beispiel, das die Wichtigkeit des EINHEITLICHEN ANSPRECHPARTNERS für die Umsetzung von Projekten der Digitalisierung unterstreicht.

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