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Die Irrtümer der Digitalisierung

Die Irrtümer der Digitalisierung

Autor: Stefan Luther, Alos GmbH

Es gibt kaum ein Thema, das so gegenwärtig ist wie die Digitalisierung.

Im Alltag ist die Digitalisierung kaum noch wegzudenken. Es gibt Menschen, die ohne Internet oder Online-Portale auskommen. Dabei ist dies auch nicht mehr unbedingt eine Frage des Alters. Gerade auch für ältere Menschen ist dies eine Möglichkeit, mit Anderen in Kontakt zu bleiben und sich auch von zu Hause aus zu versorgen. Zugegeben, nicht jeder will sich damit im Alter auseinandersetzen. Manchmal kommt man aber nicht drum herum, diese Technologie einfach anzunehmen, z. B. wenn in ländlichen Gebieten die Bankfiliale aus Kostengründen geschlossen wird.

Und wie sieht es im Alltag im Büro, in den Produktionsstätten, beim Arzt aus?

Nachfolgend möchte ich ein paar Themen klarstellen, die seit längerem die Digitalisierung in ein falsches Licht rücken.

Mit der Digitalisierung gehen fast immer Rationalisierungen einher

Das ist falsch. Seit längerer Zeit ist ein deutlicher Wechsel vom Arbeitgebermarkt in einen Arbeitnehmermarkt zu spüren. Viele Unternehmen können freie Positionen nicht mehr besetzen, weil einfach der Arbeitsmarkt leer ist oder die Qualifizierung nicht passt. Ja, Qualifizierung ist wichtig, aber auch die Bereitschaft, neue Felder zu bearbeiten und sich zu verändern.

Der Tübinger Professor Jörg Baten (Wirtschaftshistoriker) hat jüngst die Bedeutung der Digitalisierung mit der Erfindung der Dampfmaschine verglichen. Ein sehr passender Vergleich, denn mit der Einführung der Dampfmaschine mussten die Menschen lernen, mit Maschinen zu arbeiten, es gab gleichzeitig einen enormen Bildungsschub.

Diese Entwicklung benötigen wir aktuell wieder, um im internationalen Wettbewerb mitzuhalten. Dies schafft neue Tätigkeitsfelder und führt nicht zum Abbau, wohl aber zu einer Veränderung der heutigen Arbeitswelt.

Mit der Digitalisierung geht alles schneller

Das wäre super. Leider fehlt es oft an den notwendigen Infrastrukturen oder aber auch an zahlreichen, nicht vorhandenen Schnittstellen. Dies führt dann unweigerlich zu Medienbrüchen.

Was nützt uns beispielsweise eine elektronische Archivierung von Geschäftsvorgängen, wenn ich diese im beruflichen Alltag regelmäßig zum Ändern wieder ausdrucken muss?

Digitalisierung ist mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) vollendet

Leider nicht. Hier wird die reine elektronische Archivierung mit einer Workflow-Lösung gleichgestellt.

Unternehmen müssen sich die Frage stellen: Möchte ich nur meine Aktenschränke leeren und mir die Raumkosten des physischen Archivs sparen? In dem Fall reicht ein Dokumentenmanagement-System aus.

Viele Unternehmen benötigen ein solch elektronisches Archiv aufgrund gesetzlicher Vorgaben. Für die Umsetzung der Digitalisierung würde ich vielmehr von einer elektronischen Registratur sprechen: Eine Plattform, in der sich alle aktiven und nicht aktiven Vorgänge befinden. Aktiv bedeutet, dass mit den Vorgängen gearbeitet wird, es werden also Prozesse angebunden. Dies ist dann der Weg zur Digitalisierung.

Anmerken möchte ich an dieser Stelle, dass mit Ende der Übergangsfrist zur Einführung der Datenschutz-Grundverordnung am 25.05.2018 das Löschen eine völlig neue Bedeutung bekommen wird.

Digitalisierung ist ein Projekt

Dies trifft nur bedingt zu. Wenn im Unternehmen ein Masterplan zur Digitalisierung besteht und dieser in überschaubare Projekte aufgeteilt wird, stimme ich diesem zu.

Niemals aber kann es lauten: Unser Unternehmen ist morgen mit einem Projekt digital. Dies halte ich schlichtweg für fahrlässig. Die Veränderungen müssen von den Mitwirkenden gestaltet und gelebt werden, diese können nicht mit einem Big Bang umgesetzt werden.

Mit der Digitalisierung werden wir transparenter

Ja, Digitalisierung kann Transparenz schaffen. Was ist dabei? Wenn ich meine Arbeit ordnungsgemäß und in angemessener Zeit erledige, kann mir das recht sein. Mein Chef kann ruhig erfahren, was ich mache. Ganz im Gegenteil: Er kann eine Leistung viel besser beurteilen, als nur an dem Aktenstapel auf meinem Schreibtisch, und auch rechtzeitig eingreifen, wenn Engpässe auftreten.

Privat sind die meisten Menschen überhaupt nicht zögerlich, Transparenz zu schaffen. Wenn ich höre, was man so auf Social Media mitteilt, kann ich nur sagen: Sehr mutig, jeden Personalchef freut es.

Belege müssen immer als Original aufbewahrt werden

Das stimmt nicht. Es gibt inzwischen bei einzelnen Abläufen sogar die gesetzliche Vorgabe, nur den elektronischen Beleg aufzubewahren.

Juristisch wird dieses Thema immer wieder behandelt. Hierbei müssen wir uns aber vor Augen führen, dass der Judikative überlassen ist, einen Beleg im Original oder als elektronisches Dokument als Beweis zuzulassen.

Dies hat NICHTS mit der Digitalisierung zu tun, sondern ist der freien Beweiswürdigung geschuldet.

Selbstverständlich gibt es Unterschiede bei Urkunden, die IMMER im Original aufzubewahren sind. Dies wiederum ist auf den Urkundencharakter des Dokumentes zurückzuführen.

Die elektronische Aufbewahrung ist nur auf WORM-Medien zulässig

Eine verbreite Annahme ist, die Daten müssen auf einem WORM-Medium (write-ones-read-many/einmal beschreiben-mehrfach lesen) gespeichert werden. Dies ist kein Muss. Technisch ist dies kein Problem, da inzwischen viele Speicherhersteller auch Software-technische Lösungen anbieten. Diese ermöglichen das Sperren von Datenbereichen auf Zeit. Auch im Hinblick der DS-GVO Datenschutzgrundverordnung 2018 ist es wichtig, sich mit der Infrastruktur von Speichertechniken auseinanderzusetzen. Denn zukünftig sollte das Löschen in elektronischen Archivsystemen zum Standard gehören und nicht erst durch komplexe administrative Eingriffe ermöglicht werden.

Die Software muss zertifiziert sein

Um eines klar zu stellen, es gibt keine zertifizierte Software. Sollte Sie das hören, ist diese Aussage schlichtweg falsch. Womit die Hersteller werben, ist häufig das Zertifikat eines Wirtschaftsprüfers, dass die Software die Anforderung an eine revisionssichere Lösung erfüllt. Ein solches Zertifikat steht fast immer im Zusammenhang mit den Vorgaben der GoBD. Es gibt aber viele weitere Vorschriften, die auch dazu führen können, die gesamte Lösung einem Audit zu unterziehen. Eine solche Verfahrensprüfung schließt dann die Software mit ein. Sie beginnt aber beim Prozess der Anwendung. Die vollständige Dokumentation und auch das Zusammenspiel der Technik und der Infrastruktur werden hierbei betrachtet. Nur dann handelt es sich um ein zertifiziertes Verfahren.

Ein DMS ermöglicht das papierlose Büro

Nein! Alle Bestrebungen eine völlig papierlose Arbeitswelt einzuführen, sind fast immer gescheitert. Sicherlich kann eine digitale Lösung dazu beitragen, weitestgehend auf Papier zu verzichten. Es wird aber immer Momente geben, bei dem ich den Medienbruch vornehmen muss. Dies kann aus rechtlichen Gründen der Fall sein oder weil die Software und die damit abgedeckten Prozesse nicht vollständig implementiert sind, oder aber das Unternehmen aus Sicherheitsgründen nach außen nicht online geht und dafür immer noch den Papierweg wählt. Die Gründe sind vielseitig. Es wird die Möglichkeit geschaffen, in Teilen auf das Papier zu verzichten. Eine gänzlich papierlose Arbeitswelt wird es in naher Zukunft nicht geben.

Elektronische Signaturen sind zwingend notwendig

Nein, dies ist nicht der Fall. Eine digitale Signatur dient lediglich dazu nachzuweisen, wer das Dokument signiert hat und dass es anschließend unverändert aufbewahrt wurde. Eine solche Lösung ist teuer und nur in wenigen Bereichen in Deutschland ein Muss. Um im europäischen Miteinander zukünftig die Echtheit von behördlichen Dokumenten nachzuweisen wurde eIDAS – Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste – eingeführt. Hierbei handelt es sich um eine Server-basierte Signatur um z.B. die Echtheit einer deutschen Studienbescheinigung bei einer europäischen Universität nachzuweisen. Es bleibt aber abzuwarten, wie weit die Akzeptanz in Europa erfolgt. Richtig ist, dass es Länder gibt, bei denen ich bei der elektronischen Rechnungserstellung eine Signatur erstellen muss. Dies ist z.B. in Italien der Fall. Generell gilt aber auch hier: Die elektronische Signatur macht die Lösung nicht besser, sie erleichtert den Nachweis der Unveränderbarkeit des elektronischen Dokumentes.

Die IT ist für die Digitalisierung zuständig

Falsch! Die Digitalisierung sollte ein gemeinsames Unternehmensziel sein. Die IT-Abteilungen sind aufgrund der Infrastrukturen immer beteiligt, die Verantwortung sollte aber in den jeweiligen Abteilungen liegen. Wenn das Unternehmen generell auf die Digitalisierung setzt, dann empfehle ich die Ausarbeitung eines Masterplanes. Die Veränderungen können sehr komplex werden und die saubere Verzahnung der einzelnen Abteilungen ist ein Muss für ein positives Gesamtergebnis. Bei großen Organisationen kann es sinnvoll sein, auch einen externen Berater einzubinden. Meine Erfahrungen sind hier sehr positiv, da man als Mediator auch abteilungsübergreifend zum Erfolg des Projektes beitragen kann

Digitalisierung ist ein Prozess

Dem muss ich widersprechen. Die Digitalisierung ist ein Werkzeug zur Veränderung von Arbeitsabläufen.

Hierbei ist für mich elementar, dass die Arbeitsabläufe immer von Menschen gestaltet wurden. Menschen, die oft sehr viel Erfahrung mitbringen und gerade die kleinste operative Einheit ist hierbei zu beteiligen. Deshalb warne ich davor, Digitalisierung ausschließlich von oben herab einzuführen. Sehr häufig sind die Arbeitsschritte nicht mehr im Detail so, wie es das Management sie einmal vorgeben hat oder wie sie in den Arbeitsanweisungen stehen. Durch kreative Arbeitsweisen haben sich die Vorgehensweisen vielleicht verändert. Dies gilt es zu beachten.

Die Digitalisierung soll das Arbeiten einfacher, schneller, transparenter machen. Dies gelingt aber nur, wenn man offen für Neues ist und vor allem die Betroffenen zu Beteiligten macht.

Daher einfach mal machen, es wird schon gut gehen!

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