Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen nach der DS-GVO

Die neue EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) tritt zum 25. Mai 2018 in Kraft – und bringt neue Regeln zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten und Dokumenttypen mit sich. Das Recht auf Vergessenwerden ist eines der zentralen Rechte der DSGVO. Grundsätzlich gilt: Geschäftsunterlagen müssen in der Regel sechs oder zehn Jahre aufbewahrt werden. In Ausnahmefällen können es auch 30 Jahre oder mehr sein.

Aber wann sind Ausnahmen gerechtfertigt? Woran bemessen sich die Fristen?

Wie kann sichergestellt werden, dass ein Unternehmen Auskunft über die zu einer Person gespeicherten Daten und Dokumente geben kann?

 

 

Unsere Lösung

Die DSGVO sieht eine Unterteilung nach Dokumententypen vor, die allesamt bereits klassifiziert sind – und denen gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen zugeordnet sind.

Alos Solution bietet darauf basierend eine Lösung an: Dokumente im Dokumenten-Management-System (DMS) werden entsprechend dieser Liste einem Dokumententyp zugeordnet. Sobald die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist kurz vor ihrem Ablaufdatum steht, wird das Dokument einer im System definierten Person zur Prüfung und ggf. Löschung vorgelegt.

 

Ihre Vorteile

  • Rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente
  • Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen
  • Vermeidung von Dokumenten-Massen, die gar nicht länger vorgehalten werden müssen

 

Sie brauchen noch Unterstützung, um für die DSGVO angemessen vorbereitet zu sein? – Wir haben die Lösung für Ihre Dokumentenverwaltung. Rechtskonform. Bedienerfreundlich.

 

Sehen Sie zu dem Thema auch unseren Webcast:

Wie lange ist lang genug: Aufbewahrungsfristen nach der DS-GVO und deren Umsetzung

→ Zum Webcast!

 

Ihre Anfrage

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserer Lösung zur Einhaltung der Aufbewahrungsfristen.

Bitte füllen Sie für Ihr Angebot einfach nachfolgendes Formular aus und wir melden uns anschließend bei Ihnen.

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Bitte rechnen Sie 5 plus 9.

 

 

Informationen zum Datenschutz

1. Nutzung persönlicher Daten
Persönliche Daten werden nur erhoben oder verarbeitet, wenn Sie diese Angaben freiwillig, z.B. im Rahmen einer Anfrage mitteilen. Sofern keine erforderlichen Gründe im Zusammenhang mit einer Geschäftsabwicklung bestehen, können Sie jederzeit die zuvor erteilte Genehmigung Ihrer persönlichen Datenspeicherung mit sofortiger Wirkung schriftlich (z.B. per E-Mail oder per Fax) widerrufen. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, eine Weitergabe ist aufgrund gesetzlicher Vorschriften erforderlich.

2. Auskunft, Änderung und Löschung Ihrer Daten
Gemäß geltendem Recht können Sie jederzeit bei uns schriftlich nachfragen, ob und welche personenbezogenen Daten bei uns über Sie gespeichert sind. Eine entsprechende Mitteilung hierzu erhalten Sie umgehend.

3. Sicherheit Ihrer Daten
Ihre uns zur Verfügung gestellten persönlichen Daten werden durch Ergreifung aller technischen sowie organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen so gesichert, dass sie für den Zugriff unberechtigter Dritter unzugänglich sind. Bei Versendung von sehr sensiblen Daten oder Informationen ist es empfehlenswert, den Postweg zu nutzen, da eine vollständige Datensicherheit per E-Mail nicht gewährleistet werden kann.