Digitaler Aktenbestand macht Genossenschaftsbank schlagkräftiger

Mit einem wich­ti­gen Digi­ta­li­sie­rungs-Schritt will sich die Raiff­ei­sen­bank Nie­de­re Alb eG noch effi­zi­en­ter auf­stel­len. Der täg­li­che Umgang mit Papier­ak­ten soll auf ein Min­dest­maß redu­ziert wer­den, statt­des­sen wird auf rein digi­ta­le Pro­zes­se gesetzt. Ein wich­ti­ger Schritt hier­bei ist die qua­li­ta­tiv hoch­wer­ti­ge Digi­ta­li­sie­rung des Bestands an archi­vier­ten Akten, ohne Mit­ar­bei­ten­de in die­se Pro­zes­se ein­zu­bin­den. Das gelang durch die Zusam­men­ar­beit mit dem Dienst­leis­ter ALOS.

Background

Die Raiff­ei­sen­bank Nie­de­re Alb eG ist eine Genos­sen­schafts­bank. Der Finanz­dienst­leis­ter ist in Lan­ge­nau (Alb-Donau-Kreis) mit zwei Filia­len in den Gemein­den Albeck und Göt­tin­gen ver­tre­ten, dar­über hin­aus in den benach­bar­ten Gemein­den Bern­stadt und Alt­heim (Alb). Lokal ver­an­kert, über­re­gio­nal ver­netzt und demo­kra­tisch orga­ni­siert spielt die Nähe zu den Kun­din­nen und Kun­den hier eine ganz wich­ti­ge Rol­le. Sie und die Ver­ant­wor­tung für die Regi­on sind wich­ti­ge Wer­te, die gelebt wer­den. Die Bank adres­siert glei­cher­ma­ßen Pri­vat- sowie Fir­men­kun­den und posi­tio­niert sich neben ihren Ban­king-Leis­tun­gen auch als Immo­bi­li­en­ex­per­te in der dyna­mi­schen Regi­on nahe der Groß­stadt Ulm.

Die Digi­ta­li­sie­rung bie­tet für Ban­ken und Finanz­dienst­leis­ter wie die Raiff­ei­sen­bank Nie­de­re Alb eG all­ge­mein ein hohes Ein­spar­po­ten­zi­al. Hier­zu zählt auch die Digi­ta­li­sie­rung von neu ein­tref­fen­den und archi­vier­ten Papier­do­ku­men­ten, denn das Arbei­ten mit digi­ta­len Doku­men­ten ermög­licht effi­zi­en­te­re Pro­zes­se. Digi­ta­le Doku­men­te von Neu- und Bestands­kun­den sowie ande­ren Geschäfts­part­nern kön­nen bes­ser über­prüft und vali­diert wer­den. Das beschleu­nigt die Kom­mu­ni­ka­ti­on. Anlie­gen von Kun­den kön­nen direkt ein­ge­ord­net und effek­ti­ver bear­bei­tet werden.

Die Ausgangssituation

Um den Umgang mit Papier­ak­ten im täg­li­chen Work­flow mas­siv zu redu­zie­ren, ent­schied sich die Raiff­ei­sen­bank Nie­de­re Alb eG dafür, ein moder­nes Doku­men­ten­ma­nage­ment-Sys­tem ein­zu­füh­ren und eine Scan­lö­sung für das tages­ak­tu­el­le Digi­ta­li­sie­ren ein­tref­fen­der Doku­men­te anzu­schaf­fen. Da im täg­li­chen Umgang mit Kun­den immer wie­der auch auf vor­han­de­ne Daten­be­stän­de zuge­grif­fen wer­den muss­te, bestand ein wei­te­rer, wich­ti­ger Schritt dar­in, den beträcht­li­chen Bestand an archi­vier­ten Akten qua­li­ta­tiv hoch­wer­tig zu digi­ta­li­sie­ren und schnell durch­such­bar zu machen. Die bewähr­te Regis­ter­struk­tur, mit der das Team dabei täg­lich arbei­tet, soll­te auch digi­tal erhal­ten bleiben.

Die Lösung

Im Rah­men des Digi­ta­li­sie­rungs-Pro­jekts ent­schied sich die Raiff­ei­sen­bank Nie­de­re Alb für eine Zusam­men­ar­beit mit ALOS und einem zer­ti­fi­zier­ten ALOS-Part­ner vor Ort. Über­zeu­gend war für das Bank­haus, dass ALOS neben der lang­jäh­ri­gen Exper­ti­se mit ähn­lich gela­ger­ten Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zes­sen zusa­gen konn­te, dass die Digi­ta­li­sie­rung des Akten­ar­chivs kei­ne Res­sour­cen in der Bank dau­er­haft beschäf­tigt und bindet.

ALOS bie­tet sei­ne Scan-Dienst­leis­tung ein­schließ­lich logis­ti­scher Dienst­leis­tun­gen an. Das bedeu­tet, das wäh­rend der etwa halb­jäh­ri­gen Umstel­lungs­pha­se in regel­mä­ßi­gen Abstän­den ein Teil­be­stand der Akten zum Scan­nen abtrans­por­tiert wur­de. Nach der Durch­füh­rung wur­den auf­be­wah­rungs­pflich­ti­ge Papier­ak­ten wie­der zurück­ge­bracht, wäh­rend alle ande­ren Akten nach Frei­ga­be BDSG-kon­form zer­ti­fi­ziert ver­nich­tet wur­den. Die von ALOS zuge­sag­te Rund­um-Sorg­los-Betreu­ung beinhal­tet auch eine genaue Prü­fung aller digi­ta­li­sier­ten Akten­be­stän­de ein­schließ­lich einer Stamm­da­ten­prü­fung. So kann sicher­ge­stellt wer­den, dass nicht unbe­ab­sich­tigt Doku­men­te zur Digi­ta­li­sie­rung über­se­hen wer­den. Die Kon­trol­le erfolgt in Form einer kon­ti­nu­ier­li­chen Rück­spra­che mit den jeweils zustän­di­gen Mit­ar­bei­ten­den tele­fo­nisch oder per E‑Mail, so dass kei­ne Stö­rung wäh­rend der Kun­den­be­treu­ung vorkommt.

Das Ergebnis

ALOS und der zer­ti­fi­zier­te ALOS-Part­ner vor Ort bie­ten hier eine Dienst­leis­tung, die das Bank­haus voll­um­fäng­lich über­zeugt. Die gründ­li­che Pla­nung und indi­vi­du­el­le Aus­ar­bei­tung des Digi­ta­li­sie­rungs­vor­ha­bens, die fle­xi­ble Reak­ti­on auf geän­der­te Anfor­de­run­gen beim Kun­den und die stets zeit­na­he Reak­ti­on bei Rück­fra­gen wäh­rend des Trans­for­ma­ti­ons­pro­zes­ses über­zeu­gen die Raiff­ei­sen­bank Nie­de­re Alb eG in vol­lem Umfang. Auch das stren­ge Ein­hal­ten aller gel­ten­den Daten­schutz­vor­schrif­ten ein­schließ­lich BDSG-kon­for­mer Ver­nich­tung aller ent­spre­chend frei­ge­ge­be­nen Alt-Akten, sowie der Ein­satz fort­schritt­li­cher Sicher­heits­tech­no­lo­gie stel­len die Ver­ant­wort­li­chen bei der Bank auf der Schwä­bi­schen Alb höchst zufrie­den. Das Bank-Team muss­te sich um die Digi­ta­li­sie­rung der Papier­ak­ten nicht küm­mern – alle Mit­ar­bei­ten­den kön­nen sich wei­ter­hin um die Kun­den und das lau­fen­de Tages­ge­schäft konzentrieren.

Petra Kör­men­dy, Pro­ku­ris­tin bei der Raiff­ei­sen­bank Nie­de­re Alb eG, resü­miert: »Mit der Zusam­men­ar­beit mit der Fir­ma ALOS sind wir sehr zufrie­den. Anfra­gen von unse­rer Sei­te wer­den sofort beant­wor­tet, War­te­zei­ten ken­nen wir somit gar nicht. Wei­ter­hin ist uns ALOS bei unse­ren geplan­ten Akten­lie­fe­run­gen sehr ent­ge­gen­ge­kom­men. Das Kon­zept der Fir­ma ALOS wur­de spe­zi­ell auf unser Haus abge­stimmt und wie es aus­sieht, geht es auch voll auf.