Testimonials

Helsana

Helsana

Für ein Unternehmen wie den führenden Schweizer Krankenversicherer Helsana sind neben einem attraktiven Leistungsangebot vor allem hohe Flexibilität und optimierte Geschäftsprozesse ausschlaggebend für die Wettbewerbsfähigkeit.

Friedrich Straker, Leiter Post Services, Helsana Gruppe:

"Die von Alos Solution implementierte ibml-Lösung trägt nicht nur zu Kosteneinsparungen bei, wir registrieren durch das zentralisierte ‘early scanning’ auch eine deutlich gestiegene Qualität innerhalb unserer Prozesse.“

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EWH Holding GmbH & Co KG

Tessi Solutions

Der führende Schweizer Scan-Dienstleister erweitert sein Geschäftsmodell und bietet den Kunden die Industrialisierung des Posteingangs an. Grundlage hierfür sind zwei ibml Scanner und die Expertise von Alos Solution.

Armin Süsstrunk, Director Mailroom Services, Tessi document solutions (Switzerland) GmbH:

"Mit der Expertise und Unterstützung von Alos Solution und der Scan-Lösung von ibml verarbeiten wir viel höhere Volumen in kürzerer Zeit und können deshalb auch ganz neue Dienstleistungen anbieten. Wir helfen unseren Kunden, Prozesse zu verändern, zu optimieren & mit Leistungen zu ergänzen.“

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EWH Holding GmbH & Co KG

EWH Holding GmbH & Co KG

Unter der EWH Holding als Dachgesellschaft ist die WHW Hillebrand europaweit eines der bedeutendsten Unternehmen für Korrosionsschutz auf Basis von Zink-, Zink-Legierungs- und Duplex-Verfahren sowie auf Basis von organischen Korrosionsschutzbeschichtungen.

Die digitale Transformation hält bei der EWH Holding Schritt für Schritt Einzug. Das Fundament wurde 2007 mit einem digitalen Archiv gelegt. 2016 folgte dann eine durchgängige Information Management-Lösung mit automatisierten Rechnungsfreigaben durch die Koppelung von ERP und ECM. 

Patrick Schnapp, IT-Leiter, EWH Holding GmbH & Co KG 

"Die Integration lief problemlos, unser seit 2007 bewährter IT-Integrator Alos Solution hat uns dabei kompetent unterstützt. Durch die neue Lösung machen wir jährlich 20.000 Euro Skontobeträge geltend. Die Mitarbeitermotivation ist durch die Möglichkeit, die Rechnungen im Web-Viewer direkt aus ihrer SAP-Umgebung aufzurufen, stärker gestiegen als gedacht.“

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Arbeiten im Swiss TPH

Schweizerisches Tropen- und Public Health-Institut

Das Schweizerische Tropen- und Public Health-Institut (Swiss TPH) in Basel ist weltweit tätig. Solange Rechnungen und Dokumente in Umlaufmappen kursierten, kam es bei Auslandsaufenthalten der Projektleiter öfter zu Verzögerungen, Unterlagen blieben auf dem Schreibtisch unbearbeitet liegen, Fristen wurden nicht eingehalten. Daher entschied die Verwaltung des Swiss TPH, die Arbeitsabläufe effektiver und schneller zu gestalten. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten auch von unterwegs Belege prüfen oder Rechnungen abzeichnen können. 

Stefan Mörgeli, Verwaltungsdirektor, Swiss TPH 

"Wir sind ein schnell wachsendes Institut und gezwungen, Unterlagen zügig zu bearbeiten und Belege oder Dokumente in kürzester Zeit zu finden. Mit Unterstützung der Experten von Alos Solution ist es uns gelungen, interne Dokumenten-Workflows und Prozesse wesentlich effizienter zu gestalten. Die Zeitersparnis ist enorm.“

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Rondo Food

Bei der der RONDO FOOD GmbH & Co. KG garantiert Alos Solution mit der Implementierung des Dokumenten-Management-Systems DocuWare einen reibungslosen und transparenten Workflow an allen Standorten. Prozessoptimierung und die Vision des papierlosen Büros sind das Ziel der Investition: Dokumente werden nun digital archiviert und stehen bei Bedarf sofort allen zugriffsberechtigten Mitarbeitern gleichzeitig zur Verfügung. Posteingang und Rechnungsverfolgung können so effizient an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden.

Helge Gräfen, DocuWare-Adminstratorin bei RONDO FOOD: 

"Durch den straffen Workflow lassen sich die Eingangsrechnungen innerhalb kürzester Zeit bearbeiten. Skontofristen werden gewahrt, zudem ist die Rechnungsverfolgung transparent und jederzeit auf einen Blick nachvollziehbar." 

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Das Universitätsgebäude in Bern

Universität Bern

Im Universitätsumfeld dreht sich das Personalkarussell schneller als in vielen anderen Bereichen. Zahlreichen zeitlich begrenzten Stellen stehen wenige langfristig vergebene Anstellungen gegenüber. Eine enorme Herausforderung für die Personalverwaltung – die Universität Bern bewältigt sie mit DocuWare.

Belege, die in Zusammenhang mit der Personal- und Gehaltsadministration stehen, inklusive Bewerbungsunterlagen, Anstellungsverträge und eventuelle Austrittsdokumente, sollten im zentralen Dokumentenpool archiviert werden und auf Knopfdruck zur Verfügung stehen. Das Ziel war, die Effizienz der Verwaltungsprozesse spürbar zu steigern. Da es sich um vertrauliche Dokumente handelt, musste sichergestellt werden, dass der Zugriff ausschließlich berechtigten Mitarbeitenden der Personalabteilung möglich ist.

Barbara Engel, Leiterin Personal, Universität Bern: 

«In den letzten zehn Jahren waren rund 50.000 Mitarbeitende an unserer Uni tätig. Die enorme Zahl der Personaldokumente wäre ohne DMS nicht mehr zu bearbeiten gewesen. Auch nach dieser langen Zeit sind wir nach wie vor überzeugt, mit DocuWare die richtige Lösung gewählt zu haben.»

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TOZZO AG

Bei dem Schweizer Tief- und Straßenbau-Unternehmen TOZZO AG implementierte Alos Solution zur Effizienzsteigerung das Dokumenten-Management-System DocuWare in Kombination mit der Workflow Lösung JobRouter. Zwei Aufgaben sollten so gelöst werden: 

Intern erstellte Dokumente mussten ebenso wie die über den Posteingang ankommenden Dokumente in Relation zueinander abgelegt werden. Darüber hinaus bedurfte es einer effizienten Lösung, um die jeweiligen Arbeitsschritte zu organisieren und vor allem zu koordinieren.

Philip Rettmer, IT-Verantwortlicher bei der TOZZO AG: 

«Die zu bearbeitenden Dokumente werden automatisch dem zuständigen Mitarbeiter vorgelegt. Das gewährleistet Termintreue und Verlässlichkeit. Von der zielgenauen Bereitstellung der notwendigen Informationen profitiert nachhaltig das gesamte Unternehmen.» 

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Henkel

Bei der Henkel AG & Co KGaA unterstützt Alos Solution den internen Scan-Dienstleister sowohl bei der Digitalisierung bereits bestehender Papierdokumente als auch vom aktuellen Tagesgeschäft. Über 26.000 Personalakten wurden bereits mit Hilfe von Alos Scan automatisch erfasst, indiziert, bearbeitet und an das Folgesystem übergeben.

Michael Draspa, Leiter Informationsmanagement, Henkel AG & Co KGaA:

„Diese Gesamtlösung ist äußerst leistungsfähig und genau auf unser Aufgabenspektrum als Scan-Dienstleister abgestimmt. Zudem handelt es sich bei Alos Scan um ein hauseigenes Produkt von Alos Solution, das ständig weiterentwickelt wird.“ 

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Hoist AG

Für die Prozessoptimierung im Posteingang und bei der Archivierung von Bestandsakten sind bei der HOIST AG das Dokumenten-Management-System DocuWare sowie die Erfassungs-Software Alos Scan im Einsatz. Bis zu 50.000 Seiten werden allein am Standort Duisburg monatlich so erfasst.

Und das sagt der Projektleiter der HOIST AG: 

„Ausschlaggebend für den Einsatz von Alos Scan war sowohl die Leistungsfähigkeit der Lösung als auch die zu erzielenden Einsparungen der Kosten für externe Scan-Dienstleistungen.“ 

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Universitätsbuchhandlung Osiander

Bei Osiander, der ältesten Universitätsbuchhandlung Deutschlands, unterstützt Alos Solution mit der Implementierung eines leistungsfähigen Dokumenten-Management-Systems die elektronische Ablage der ein- und ausgehenden Rechnungen. So konnte die Voraussetzung für einen effizienten Workflow mit gesteigertem Kundenservice geschaffen werden.

Thomas Reif, Leitung Service Center/Rechnungswesen, Universitätsbuchhandlung Osiander:

„Die Konzipierung, die gemeinsam mit Alos Solution als dem Spezialisten für die Organisation papiergebundener Geschäftsprozesse erfolgte, war von Anfang an sehr konstruktiv und flexibel. Obwohl bei uns einige ‚Ecken und Kanten‘ zu berücksichtigen waren, konnten wir innerhalb kurzer Zeit mit der Installation beginnen, die dann nach nur drei Tagen abgeschlossen war. Bei der Komplexität unseres Rechnungswesens war es beruhigend, sich auf einen professionellen Partner verlassen zu können, der auch individuelle Anpassungen zulässt.“ 

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Rhein-Kreis Neuss

Um den Bürgern des Rhein-Kreis Neuss einen optimalen Bürgerservice gewährleisten zu können, setzt die öffentliche Verwaltung auf das Dokumenten-Management-System aus dem Portfolio von Alos Solution. Akten der Schwerbehindertenstelle und des Jugendamtes sowie Originalbelege werden digitalisiert und automatisch archiviert. Darüber hinaus ermöglicht der Web Client standortübergreifend eine reibungslose Kommunikation der beteiligten Fachbereiche. So konnte die Kommunalverwaltung erhebliche Kosten einsparen.

Marc Küttelwesch, Informations- und Kommunikationstechnologie, Rhein-Kreis Neuss:

„Seit dem Einsatz der leistungsstarken und flexiblen Lösung von Alos Solution konnten wir unseren Bürgerservice deutlich verbessern und gleichzeitig Kosten sparen. Die übersichtliche und transparente Arbeitsweise hat sich zudem positiv auf unsere Mitarbeiter ausgewirkt.“ 

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SHL Telemedizin

Bei der SHL Telemedizin unterstützt Alos Solution die Erfassung und Übermittlung von über 200.000 Dokumenten pro Jahr, die anschließend in eine elektronische Patientenakte übergeben werden. Die Anforderung seitens SHL Telemedizin war dabei, die Datenqualität zu verbessern, den manuellen Aufwand zu reduzieren, die Kapazität zu erhöhen und insgesamt die Kosten zu senken. Darüber hinaus sollte eine eigenständige Administration des Systems und eine offene Formulargestaltung möglich sein.

Anne Meseck, VP Operation, SHL Telemedizin: 

„Die Daten werden sehr schnell und dennoch überaus präzise erfasst. Durch den Wegfall der manuellen Erfassung konnten wir unsere Kapazität erhöhen und zugleich unsere Kosten senken.“ 

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Praunheimer Werkstätten

Alos Solution sichert mit leistungsstarker Software, wie DocuWare und Kofax VRS, sowie produktiven Scannern die Grundlage für die Scan- und Archivierungsabteilung der Praunheimer Werkstätten. Diese ermöglichen Menschen mit Behinderung ein weitgehend eigenverantwortliches und selbstbestimmtes Leben. Vor Ort erbringen die Mitarbeiter Scan- und Archivierungsservices für Banken, Versicherungen und große Organisationen. Die zu erfassenden Belege sind ganz unterschiedlicher Art: Personalakten, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerkarten, Gehaltsabrechnungen, kurz: „Buntes Beleggut“.

Berthold Rupperti, Gruppenleiter Scan- und Archivierungsabteilung, Praunheimer Werkstätten:

„Aufgrund der von Alos Solution kurzfristig realisierbaren Anpassungen an die Anforderungsprofile unserer Kunden sind wir in der Lage, praktisch jeden Auftrag in diesem Bereich annehmen zu können.“

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GHH Rand GmbH

Mit der Implementierung des Dokumenten-Management-Systems DocuWare gewährleistet Alos Solution bei der GHH Rand GmbH neben der modernen Speicherung eine effiziente Rechnungsfreigabe in der Kreditorenbuchhaltung.

Thomas Vadlja, Manager Accounting, GHH Rand GmbH:

„Der Freigabeprozess hat sich nicht selten über drei Wochen hingezogen. Jetzt dauert er nur noch 1-2 Tage. Wir haben eine Skontoausnutzung von nahezu 100%. Das sind Erlöse in Höhe von monatlich EUR 4.000 bis 5.000.“ 

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Flachglas Nord-Ost GmbH

Bei der Flachglas Nord-Ost implementierte Alos Solution ein leistungsstarkes Dokumenten-Management System in der Auftragsabwicklung und Buchhaltung. Archiviert werden mit dieser intelligenten und flexiblen Lösung alle Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Lohnbescheinigungen. Die Einsparungen durch den prozessoptimierten Workflow auf verschiedenen Ebenen machten sich nach der Implementierung schnell bemerkbar: Alle Belege vom Angebot bis zur Ausgangsrechnung stehen nun digital zur Verfügung und können auf elektronischem Wege weiterverarbeitet werden.

Stefan Kitzel, Innendienstleiter, Flachglas Nord-Ost GmbH: 

„Sowohl der gesamte Vorgang als auch einzelne Belege stehen in Sekundenschnelle übersichtlich zur Verfügung. Dies macht den gesamten Auftrag transparent, die Auskunftsfähigkeit wird erhöht, vor allem aber können eventuelle Nachbestellungen problemlos zugeordnet werden.“ 

Anja Krost, Leiterin Buchhaltung, Flachglas Nord-Ost GmbH: 

„Da die zeitintensive Recherche und die darüber hinaus fehlerträchtige Wiederablage entfallen, konnten wir die Arbeitszeit eines vollbeschäftigten Mitarbeiters nunmehr für Kernaufgaben nutzen. Das wirkt sich sehr positiv auf die Motivation aus.“

 

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Mediaform Informationssysteme

Für seine modulare OCR-Lösung ScanTools nutzt die Mediaform Informationssysteme GmbH Dokumenten-Scanner von Canon für die Formulardatenerfassung und -archivierung in human- und tiermedizinischen Labors. Als zertifizierter Partner von Canon ist Alos Solution zuständig für die Wartung und Reparatur der Scanner.

Mediaform selbst zertifiziert und testet alle für das Scan-Tools-System infrage kommenden Scanner. Erfasst werden Auftragsformulare, die alle Patientendaten, zusätzliche Barcodes und die führende Nummer jedes Laborauftrags enthalten. Nach deren Auswertung werden die Labordaten automatisch mit den Formulardaten zusammengefügt - somit ist der Laborbericht fertig zum Versand an den niedergelassenen Arzt.

René Zäske, Leiter Entwicklung und Services, Mediaform Informationssysteme: 

"Damit bieten wir unseren Kunden sehr kurze Reaktionszeiten, falls einmal ein Scanner ausfallen sollte." 

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Dortmunder Systemhaus

Für das Dortmunder Systemhaus (dosys) hat Alos Solution die Erfassungs-Software Alos Scan implementiert. Hiermit wird höchstmögliche Effizienz bei der Erfassung vom Posteingang und Rechnungen, sowie der Digitalisierung und Elekronischen Archivierung von Papierakten gewährleistet. Die automatische Indizierung der Schriftstücke über den Barcode erfolgt bereits während des Scan-Vorgangs unauffällig im Hintergrund. Dadurch wird die starre Reihenfolge "Scannen-Indizieren-Exportieren" aufgelöst. Durchschnittlich werden so eine Million Seiten pro Quartal gescannt, erfasst und abgelegt.

Manfred Bals, stellvertrender Bereichsleiter, Dortmunder Systemhaus: 

"Ausschlaggebend für den Einsatz von Alos Scan war neben der Leistungsfähigkeit vor allem das Lizenzmodell. Es ist sowohl unabhängig vom Belegvolumen als auch von der Scanner-Leistungsfähigkeit. Damit bleiben wir wettbewerbsfähig gegenüber externen Scan-Dienstleistern." 

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SCHMOLZ + BICKENBACH

Bei dem Stahlhandelsunternehmen SCHMOLZ + BICKENBACH Stahlcenter AG ist Alos Solution für die Implementierung und Schnittstellenanbindung des Dokumenten-Management Systems verantwortlich. Um eine medienbruchfreie Rückverfolgung der Dokumente innerhalb der Einkaufs- und Verkaufsprozesse zu gewährleisten, wurde das ERP SAP an das DMS DocuWare angebunden. Die aus dem ERP gedruckten, respektive gescannten Dokumente werden in über 20 verschiedenen Dokumentenarten abgelegt. Jährlich werden über 500.000 Dokumente mit der Lösung verarbeitet.

Remo Meier, IT-Leiter, SCHMOLZ + BICKENBACH: 

„DocuWare ist, seit der Einführung vor ca. 10 Jahren, eine unverzichtbare Unterstützung unserer täglichen Prozesse. Durch die Anpassungsfähigkeit und die vielen Zusatzmodule können alle unsere Bedürfnisse abgedeckt werden. Alos Solution erwies sich als sehr kompetenter Partner in den Bereichen des Dokumentenmanagements.“ 

DIGMESA AG

Bei der DIGMESA AG treibt Alos Solution die digitale Erfassung und Verarbeitung von Lieferantenrechnungen voran. In der Vergangenheit gelangten diese größtenteils in Papierform ins Unternehmen und verursachten dadurch entsprechend hohen manuellen Aufwand im Handling der Papiere. Ziel des Projektes war, diesen Aufwand und die Durchlaufzeiten maßgeblich zu reduzieren. Langfristig besteht der Anspruch, die Lieferantenrechnungen nur noch elektronisch entgegenzunehmen.