Methodiken: Capturing, Dokumenten-Management

Abteilungen: Rechnungswesen

Rechnungswesen

Sie wol­len Ihre Buch­hal­tung auto­ma­ti­sie­ren? – Durch die digi­ta­le Ein- und Aus­gangs­rech­nungs­be­ar­bei­tung mit auto­ma­ti­sier­ten Work­flows, Frei­ga­ben, auto­ma­ti­schem Rech­nungs­ver­sand, Eska­la­ti­ons­me­cha­nis­men und Ver­tre­ter­re­ge­lun­gen wird das Rech­nungs­we­sen ent­las­tet. Auch Con­trol­ling und Bud­get­pla­nung wer­den erleich­tert. Res­sour­cen wer­den geschont und Mit­ar­bei­ter motiviert.

Ihr Nutzen

  • Beschleu­nig­te Rechnungsfreigaben
  • Sichern von Skontoerträgen
  • Trans­pa­ren­te Rechnungsprüfung
  • Ver­tre­tungs- und Eskalationsregeln
  • Geset­zes­kon­for­me Archivierung

Automatische Datenübernahmen und Freigaben

Nach dem Erfas­sen der Doku­men­te durch Scan­ner und die auto­ma­ti­sche Über­nah­me von Bestell- und Rech­nungs­kopf­da­ten (basie­rend auf OCR-Tech­no­lo­gien) ent­fal­len hän­di­sche Ein­ga­ben und Daten­ab­glei­che – die Daten­qua­li­tät ver­bes­sert sich. Für intui­ti­ves Arbei­ten sor­gen digi­ta­le Stem­pel und Kos­ten­stel­len­fel­der. Durchlauf‑, Trans­port- und Lie­ge­zei­ten von Rech­nungs­we­sen-Bele­gen ver­kür­zen sich oder ent­fal­len kom­plett – dafür sorgt der elek­tro­ni­sche Rechnungsversand.

Die Ver­ant­wort­li­chen sind immer aktu­ell mit allen Infor­ma­tio­nen versorgt.

Effektive Vertreterregelungen und vordefinierte Eskalationsstufen

Ver­tre­ter­re­ge­lun­gen grei­fen z. B., wenn ein Kos­ten­stel­len­lei­ter krank oder in Urlaub ist. Da Ver­tre­ter mit weni­gen Klicks alle zu der Rech­nung gehö­ren­den Doku­men­te im elek­tro­ni­schen Archiv recher­chie­ren kön­nen, erfolgt die Rech­nungs­frei­ga­be stets schnell und reibungslos.

Zudem las­sen sich Eska­la­ti­ons­stu­fen defi­nie­ren. Für Rech­nun­gen über 5.000 Euro z.B. wird nach der ers­ten Frei­ga­be auto­ma­tisch die Geschäfts­füh­rung per Mail mit­ein­be­zo­gen. Drei Tage unbe­ar­bei­te­te Rech­nun­gen lan­den auto­ma­ti­siert wie­der in der Buch­hal­tung, die fest­legt, wer die­se nun frei­ge­ben wird.

Schnelle Kreditoren- und entlastete Debitorenbuchhaltung

Die Kre­di­to­ren­buch­hal­tung begleicht Rech­nung frist­ge­recht. Skon­to­er­trä­ge wer­den gesi­chert und Arbeits­auf­wän­de für Frei­ga­ben, Recher­chen und Abla­gen redu­ziert – es wer­den Erspar­nis­se dank effi­zi­en­te­rer Pro­zes­se erzielt. Auch die Debi­to­ren­buch­hal­tung pro­fi­tiert. Rech­nun­gen gene­rie­ren erfolgt im Hand­um­dre­hen und die Bezah­lung kann eben­so schnell erfol­gen. Die Liqui­di­tät ver­bes­sert sich.

Controlling und Budgetplanung

Im Con­trol­ling las­sen sich Abwei­chungs­ana­ly­sen mit den Infor­ma­tio­nen aus den elek­tro­ni­schen Archi­ven exakt und zeit­nah erstel­len. Auch die Bud­get­pla­nung ver­ein­facht sich. Der sofor­ti­ge Zugriff auf Kos­ten­stel­len­aus­wer­tun­gen, Rech­nun­gen, Sta­tis­ti­ken und Berich­te macht effi­zi­en­tes Arbei­ten mög­lich. Statt Wer­te zu schät­zen, las­sen sich die­se recher­chie­ren. Ihr Unter­neh­men arbei­tet geset­zes­kon­form, wett­be­werbs­fä­hig und zukunftssicher.

Haben Sie Fragen zum Produkt? Wir beraten Sie gerne bei der Hardware-Auswahl und zu den ALOS Lösungen.

ALOS bietet weltweite Wartungs- und Supportservices für die meisten Scannermarken und -typen aus einer Hand.