Die Vorteile der automatisierten Posteingangsbearbeitung
- Platzersparnis durch elektronische Archivierung der Eingangspost
- Prozessbeschleunigung bei reduzierter Ressourcenbindung
- Kostenersparnisse durch automatisierte Datenextraktion und Validierung
- Höhere Datenqualität
- Relevante Zeitersparnisse durch automatisierte Dokumentenverteilung
- Verbesserte Auskunftsbereitschaft der Fachabteilungen
- Erhöhte Kundenbindung und Kundenzufriedenheit
Ausgangssituation: Manuelle Posteingangsbearbeitung
In der Poststelle kommen unterschiedlichste Dokumente unsortiert per Post an. Diese müssen in der Regel manuell organisiert und einzelnen Fachabteilungen zugeordnet werden.
Auch der elektronische Mail-Eingang wächst: Vermehrt erhalten Unternehmen Anfragen per Mail oder über Online-Kontaktformulare. Diese müssen auf Vollständigkeit und Relevanz geprüft und Verantwortlichen in den Fachabteilungen zugeführt werden.
Scan-Lösungen
Moderne Hochleistungs-Dokumenten-Scanner und Scan-Straßen mit Sortierfunktion bieten heutzutage zahlreiche Funktionalitäten zur automatisierten Posteingangsbearbeitung bereits während des Scan-Prozesses (inline). Von der Umschlagerkennung und dem Auslesen der Inhalte über Imprinter-Funktionen bis hin zum Sortieren der digitalisierten Dokumente in vordefinierte Taschen, die das Vernichten bzw. falls nötig das schnelle Abheften und Archivieren der Schriftstücke nach Sachgebieten ermöglichen.
Der Vorteil: Mussten Dokumente früher langwierig sortiert und per Hauspost den einzelnen Abteilungen geschickt werden, können diese nun sofort auf benötigte Informationen zugreifen.
Ausnahmebehandlung
Aufgrund automatisierter Posteingangsverarbeitung und schnellerer Reaktionen auf Probleme, Ausnahmen oder das Fehlen von Dokumenten lassen sich postgesteuerte Prozesse, die früher Tage oder gar Wochen beanspruchten, in Minuten abwickeln.
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Digitale Mailroom-Lösungen
Auch Mails und Online-Formulare lassen sich digital mit formular- und nicht-formularbasierten Auslesemechanismen in Sekunden an jede Fachabteilung weitergeben. Genauso werden dezentral in Niederlassungen gescannte oder über Internetportale und Mobilgeräte eingegangene Dokumente verarbeitet. Das automatische Extrahieren und Validieren von Informationen und deren Weitergabe an die entsprechenden Workflows optimiert geschäftskritische Prozesse.
Das Weiterleiten von Dokumenten – den vordefinierten Regeln entsprechend – wird rationalisiert und die erforderliche Arbeit zur Korrektur nicht genau definierbarer Dokumente unterstützt. Kritische Anwendungen mit Kundenkontakt sowie weitere Abläufe lassen sich genau überwachen. Ihr Unternehmen erzielt eine schnellere Informationsverarbeitung, stärkere Kundenorientierung und die Kundenerfahrung verbessert sich.